Как писать убедительные письма

3 методика:Знать цель письмаОписать суть ситуацииВсе должно быть официально

Представьте себе, что у вас возникла проблема с банком, страховой компанией, государственным органом, работодателем или даже со школой. Вам необходимо убедить кого-либо сделать что-то или помочь вам с чем-либо. Как написать убедительное письмо, которое сработает? Вот несколько ключевых советов.

Шаги

Метод 1 из 3: Знать цель письма

1. 1 Нужно знать цель письма. Знаете ли вы наверняка что вы хотите или что вам нужно? Чего вы пытаетесь добиться? Что должна сделать эта компания? Цель письма должна быть представлена в первых двух предложениях.
2. 2 Нужно знать, кто будет читать ваше письмо. Постарайтесь найти точный контакт, кому вы будете адресовать свое письмо. Кто этот человек и способен ли он помочь вам в вашем вопросе? Передаст ли он ваше письмо другому сотруднику? Как обратиться к нему в этом случае? Занимает ли он высокую должность или является простым исполнителем? Обращайтесь с ним, согласно занимаемой должности.

Метод 2 из 3: Описать суть ситуации

1. 1 Ваше письмо должно быть кратким и вежливым. Очень занятые люди редко читают письмо, если оно длиннее одной страницы (а порой и половины) или если оно грубое. Опишите свою нужду уже в первых двух предложениях.
2. 2 В самом начале опишите свои основные доводы. Они должны быть логичны, резонны, практичны и основаны на фактах и т.д. Не основывайте свою жалобу на эмоциях, вере или личных притязаниях.
   • Заявите о своем мнении, при этом пишите так, чтобы человек прочел его до конца.
   • Будьте профессиональны. Опишите свою ситуацию просто и ясно. Не нужно давать слишком много деталей, просто укажите все ключевые моменты.
3. 3 Опишите детали дела в середине письма, изложите факты, текущую ситуацию, прошлые попытки и другую основную информацию. Ваше письмо не должно быть слишком длинным, чтобы не утомить читающего, переходите к делу быстро и четко.
   • Предоставьте причины с кратким объяснением и фактами.
4. 4 Завершите письмо. В конце заново изложите свою просьбу или мнение. Дайте знать, что будете ждать результата и свяжетесь с ними по телефону, электронной почте или лично.
   • В конце письма желательно написать очень сильное предложение, чтобы убедить читающего быть на вашей стороне или хотя бы увидеть ситуацию с вашей стороны.
   • Предложите свои методы решения проблемы или помощь. Пойдите на компромисс, согласитесь на нечто среднее. Объясните, что вы уже сделали или готовы сделать в данной ситуации.

Метод 3 из 3: Все должно быть официально

1. 1 Проверьте ошибки. Если нужно, пусть кто-то проверит ваше правописание, или же воспользуйтесь электронным проверяющим устройством.
2. 2 Используйте правильный формат делового письма. Посмотрите образцы в Интернете. Это не электронное письмо. Здесь нужен заголовок, приветствие ("Дорогой...") и завершение ("С уважением, ...").
3. 3 Поставьте свою подпись. Это делает письмо подлинным и личным.
4. 4 Убедитесь, что отправляете свое письмо правильному адресату. Можно предварительно позвонить в контору и найти человека, которому будете адресовать письмо.
5. 5 Поставьте на копию письма других важных людей, если нужно. Это означает, что потребуется распечатать и отослать несколько писем, все с оригинальной подписью.
6. 6 Оставьте одну копию для себя. Записывайте все свои продвижения по этому вопросу, пока он не будет решен.

Советы

• Поищите в Интернете образцы хороших деловых писем, а также убедительных писем. Не копируйте их, но в целом придерживайтесь такого же стиля.
• Старайтесь придерживаться темы письма. Не нужно добавлять различные детали, которые не касаются самого дела. Вместо этого, изложите факты просто и ясно. Факты помогут вам в описании проблемы.
• Пишите на ясном классическом языке. Это не электронное письмо, Твиттер или сообщение с сотового телефона. Ваше письмо сразу же проигнорируют, если оно будет написано с грамматическими ошибками.
• Используйте выделение пунктов в середине письма звездочкой, только если все шаги и действия можно четко разбить по пунктам.
• Выделяя пункты, помните о том, в какую компанию вы пишете. Некоммерческие организации и крупные холдинги мыслят по-разному.