Как защитить печать документов с помощью пароля

4 части:Установите настройки печатиНастройте задание для печатиПечать документаПолучение копий документа

Приходилось ли вам распечатывать что-то в офисе внутри локальной сети или на принтере с общим доступом, бегая с этажа на этаж, чтобы добраться до принтера во время печати? Возможно, вы не хотите, чтобы другие люди могли увидеть, что вы печатаете, потому что это конфиденциальные данные или личная информация. Для того, чтобы защитить свои документы во многих офисах устанавливают принтеры, поддерживающие технологию хранения документов. Файлы будут доступны для печати в хранилище до тех пор, пока вы их не распечатаете непосредственно с принтера. К тому же они могут быть защищены паролем, а значит, только вы сможете разблокировать их для печати.

Шаги

Часть 1 из 4: Установите настройки печати

1. 1 ткройте документ, который собираетесь распечатать. Запустите документ на своем компьютере с рабочего стола. Это может быть как документ Word – формата, так и таблица, PDF — файл или фотография. Одним словом, все доступные для печати расширения.
2. 2 Вызовите меню Параметров печати. Выберите вкладку «Печать» в меню Файл, и у вас откроется окно печати.
3. 3 Выберите принтер. Из выпадающего списка в меню выбора принтера выделите принтер, который хотите использовать.
4. 4 Откройте свойства принтера. Кнопка находится рядом с названием принтера. Щелкните по ней, чтобы открыть вкладку со свойствами. После чего появится окно со свойствами документа.

Часть 2 из 4: Настройте задание для печати

1. 1 Зайдите в панель хранилища файлов. В окне свойства файлов выберите Панель Хранилища файлов, щелкнув по нему. Именно здесь вы и будете задавать параметры для своих документов.
   • Стоит заметить, что дополнительное меню настроек или свойств есть только в принтерах, которые поддерживают хранилище файлов.
2. 2 Выберите «Режим Хранение файлов». Затем нажмите на кнопку «Сохраненные документы». Таким образом вы переключите принтер с режима автоматической распечатки в режим хранения документов.
3. 3 Установите PIN- код. Поставьте галочку напротив «PIN код для печати», чтобы сделать так, чтобы для получения доступа к файлу и его печати необходимо было ввести PIN код на принтере. В нижней ячейке введите четырехзначный цифровой PIN код. Его вы и будете использовать во время печати.
   • Вы можете изменять его каждый раз, когда отправляете документ на печать.
4. 4 Настройте уведомления, которые касаются документов. Поставьте галочку напротив «Показывать ID Документа во время печати», чтобы видеть, какой именно документ вы отправили на печать.
5. 5 Укажите имя пользователя. В этом разделе вы должны ввести свое имя пользователя или уникальный ID. Имя пользователя будет использоваться принтером для идентификации и сбора всех документов, которые вы отправили.
   • В некоторых принтерах доступна опция пакетной печати от имени одного пользователя.
6. 6 Укажите название документа. Определите, как файл будет называться. Вы можете вручную устанавливать и изменять имя документа, нажимая на кнопку «Пользовательские настройки» и указывая название файл, или же поставить галочку напротив «Автоматические настройки» и тогда название документу будет присваиваться автоматически по умолчанию.
7. 7 Сохраните файл, который хотите распечатать. Нажмите ОК в нижней части окна, чтобы сохранить все изменения и закрыть окно.

Часть 3 из 4: Печать документа

1. 1 Распечатайте файл. Окно печати появится после того, как вы выставите настройки печати и отправите файл на печать. Нажмите кнопку ОК внизу экрана, чтобы отправить файл в память принтера.
2. 2 Просмотрите параметры печати. После того, как вы отправите документ на принтер, появится уведомление о подтверждении. В окне распознавания документа отобразится имя принтера, IP — адрес, ваше имя пользователя и название документа. Нажмите ОК для того, чтобы закрыть диалоговое окно.
3. 3 Что же произойдет далее? Ваш документ будет отправлен на принтер и сохранен в его памяти. Но ничего не будет распечатано до тех пор, пока вы не получите доступ к панели управления принтером и не разблокируете печать. В зависимости от настроек принтера, ваш документ может стираться через время или же храниться до тех пор, пока вы не удалите его, введя PIN код.

Часть 4 из 4: Получение копий документа

1. 1 Подойдите к принтеру. Когда вам необходимо распечатать свои документы, подойдите к общему принтеру. Не нужно бежать сломя голову по этажам. Ваши документы надежно хранятся в памяти принтера и заблокированы вашим PIN – кодом.
2. 2 Откройте документ. В панели управления принтера найдите меню «Получить копии». Покажется список сохраненных документов. Листайте его с помощью стрелочек, пока не найдете свое имя пользователя. Число рядом с именем будет обозначать количество документов, которые вы будете печатать.
3. 3 Просмотрите задания для печати. После того, как вы найдете свое имя пользователя, выберите его. Все задания для печати сделанные от вашего имени будут отображены вместе с именами файлов. Используйте кнопки со стрелками для прокрутки списка.
4. 4 Выберите задание для печати. Как только вы увидите в списке нужное действие, выберите его. Вам будет предложено выбрать «Распечатать» или «Удалить» документ. Выберите «Печать».
5. 5 Введите PIN. Вам будет предложено ввести свой PIN код. Это четырехзначный электронный код, установленный вами ранее. Введите код с помощью кнопок со стрелками.
6. 6 Укажите число копий. После того, как вы ввели PIN код, вам будет предложено ввести число копий документа, который вы хотите распечатать.
7. 7 Распечатайте документы. Нажмите зеленую кнопку на принтере(цвет может отличаться), чтобы запустить процесс печати. Он начнется немедленно, если принтер находится в рабочем состоянии, у него заправлен чернилами картридж и в лотке лежит бумага.
8. 8 Соберите распечатанные экземпляры, но не отходите от принтера. Перед тем, как уходить, убедитесь, что все документы, которые вы отправили на печать, готовы и сложены в правильном порядке.