Как задокументировать результаты работы сотрудника

Если вы являетесь руководителем, документация – один из инструментов коммуникации, который вы можете использовать, чтобы зафиксировать факты и снять неопределенности. Точное документирование эффективности работы, низкой или высокой, а также, если необходимо, дисциплинарных курсов, важно для долгосрочного взаимодействия с сотрудником.

Шаги

1. 1 Фиксируйте результаты работы сотрудников в момент, когда события происходят, а не неделями или месяцами позже. Чтобы документы служили своей цели, они должны отражать полный и точный отчет того, что сотрудники обсуждали и какие события происходили в определенную дату.
2. 2 Отложите на время. Выгоды от документации намного превосходят время и усилия, затраченные на разговоры об эффективности с вашими работниками. Запишите, какие темы обсуждались, кто присутствовал, какие вопросы возникали и какие выводы и соглашения были сделаны, так вы сделаете документальную запись, к которой возвратитесь в будущем. Собирая хорошо задокументированные материалы на сотрудника, вы предотвратите непонимание с обеих сторон и даст возможность законной защиты вас и вашего сотрудника в случае судебного процесса.
3. 3 Опишите основные моменты разговора. Резюмируйте основные пункты обсуждения (т.е. кто ответственный за ту или иную задачу, дедлайны), предупреждения для сотрудника, специальные показатели эффективности, которые вы вместе будете анализировать, а также подробно расписанные обязательства для всех сторон.
4. 4 Придерживайтесь фактов. Не путайте протокол совещания с сотрудниками с личным журналом, где вы выражаете свое мнение и делитесь эмоциями. Документы могут стать публичной записью в суде, поэтому делайте ясные и профессиональные записи. Документируйте в беспристрастном тоне, так, как если бы вы были сторонним наблюдателем, излагающим события с безопасной дистанции. Сфокусируйтесь на качестве работы, поведении, присутствии и доступности. Не переходите на личность работника.
5. 5 Включите в документацию образцы для придания отчету целостности. Они будут различными, в зависимости от ситуации. Примеры включают в себя следующее: жалобы от покупателей как свидетельство низкого качества обслуживания со стороны сотрудника; отчеты о времени прихода сотрудника на работу как доказательство хронических опозданий работника; копии анализа продуктивности сотрудника, подготовленного консультантом.
6. 6 Фиксируйте дисциплинарные совещания с сотрудниками, делая записи, которые резюмируют три пункта разговора.

1. Допустимый стандарт выполнения работы – или минимальные ожидания – насколько это применимо к обсуждаемому вопросу.
2. Степень достижения цели работником, указанной выше. Определите нарушения и/или дисциплинарные действия в результате нарушений.
3. Точка зрения сотрудника, ответ или мнение по данной проблеме. Дайте развернутый отчет по его или ее точке зрения, даже если вы не согласны или сомневайтесь в их обоснованности.

7 Попросите сотрудника рассмотреть и подписать ваш протокол. В то время, как некоторые работники могут отказаться это сделать, такое предложение демонстрирует вашу честность. Если сотрудники отказываются подписать бумаги, объясните им, что их подпись свидетельствует о том, что вы говорили с ними об этом, а не о том, что они согласны с тем, что написано. Если они не соглашаются, предложите им внести поправки.

Советы

• Сотрудники – и их адвокаты – постоянно оспаривают то, что вы можете считать неопровержимым фактом. Именно поэтому так важно подкрепить документацию файлом с данными и свидетельствами. Подумайте о том, чтобы включить детализированные отчеты очевидцев, фото, копии писем электронной почты с датами получения или другие образцы, которые подтвердят однозначность фактов.
• Выделите 10 минут в день для фиксации собственных обсуждений с сотрудниками. Лучшее время для этого – последние 10 минут перед тем, как покинуть офис; таким образом, все события дня еще свежи в голове. После того, как вы задокументируете материалы на сотрудников, создайте традицию закрывать свои файлы как финальное действие рабочего дня.
• Фиксируйте все события. Записывайте не только промахи нерадивых сотрудников. Создайте файл для каждого работника, записывая факты – хорошие и плохие – касающиеся каждого участника вашей команды. Фиксация позитивных моментов работы характеризует вас как честного руководителя. Если вы сводите документацию только к записями о неуспешных сотрудниках, вы можете попасть в шаткую ситуацию, если адвокат противоположной стороны утверждает, что вы делали все, чтобы акцентировать внимание на конкретном сотруднике с самого начала, в то время как игнорировали либо защищали остальных.
• Следуйте схеме на рисунке или в PDF-файлах, дополняющих статью.