Как вежливо говорить по телефону

Может показаться, что телефонный разговор не требует особых усилий, но следует учитывать тот факт, что практика телефонного этикета является более сложным заданием.

Шаги

1. 1 Поднимите трубку и скажите "Алло". Если этот номер не ваш собственный, скажите "Алло, это дом (фамилия). Могу я спросить, кто звонит?". Некоторые люди считают, что дружеского "Алло" вполне достаточно, а другие думают, что нужно назвать адрес. Подумайте, какой вариант подходит вам.
2. 2 Постарайтесь не задерживать человека в режиме ожидания. Если случилось так, что вы не смогли найти нужного абоненту человека за 30-60 секунд, спокойно и вежливо извинитесь: "Извините, Джон сейчас не может подойти. Что ему передать? Джон перезвонит вам."
3. 3 Если нужный абоненту человек недоступен, скажите об этом. Лучше всего сказать так: "Он не может сейчас подойти к телефону. Может быть, мне что-то передать?"
4. 4 Когда вы совершаете исходящий звонок, укажите свое имя, если трубку взял не тот человек, который вам нужен. "”Это Джейн (укажите характер отношений с нужным абонентом: друг, одногруппник), могу ли я поговорить с Джоном?" Говорите спокойным и вежливым тоном.
5. 5 Представьтесь следующим образом: "Добрый день, меня зовут Джейн. Джон дал мне ваш номер телефона… Я звоню по такому поводу… ". Так нужно говорить в том случае, если ваш собеседник не знает вас.
6. 6 Всегда заканчивайте разговор словами "Спасибо, до свидания."

Советы

• Лучше спрашивать "Чем я могу вам помочь?", чем употреблять фразу "Могу я вам помочь?". Как правило, на второй вопрос можно ответить уверенным "Да", после которого возникает неловкая пауза. После этого все равно придется переспрашивать как вы можете помочь человеку.
• Когда вы принимаете сообщение от собеседника, убедитесь в том, что вы правильно записали его имя и фамилию. Запишите номер телефона, а затем попросите собеседника повторить его, чтобы убедиться в правильности. Можно попросить повторить информацию, но не более двух раз. Вы демонстрируете свою внимательность и заинтересованность в том, чтобы у абонента не возникло путаницы. Ваш собеседник оценит ваши старания.
• Держите под рукой ручку, чтобы делать записи. Крайне невежливо просить абонента подождать, пока вы ищите письменные принадлежности по всему дому. Это очень важно, когда вы принимаете деловой звонок. Вы же не хотите, чтобы вас считали неорганизованным и легкомысленным человеком.
• Улыбка делает тон вашего голоса более дружелюбным, даже если речь идет о деловом разговоре.
• Если вы звоните по делам, укажите название компании, даже если вы попали на постороннего человека. К примеру, лучше сказать "Алло, вас беспокоит Джош из компании Ло Ассосиэйтс ". Если вы просто скажете "Это Джош", человек может не понять, с кем он говорит.
• Не думайте, что у всех есть определитель номера, или ваш друг узнает вас по голосу. По телефону голос может искажаться.
• Если вы на рабочем месте, крайне важно говорить название организации. После этого выразите готовность помочь. Пример: "Добрый день, офис Джона Мэйера. Чем я могу быть полезен? "
• Если вы совершаете телефонный звонок, лучше всего сразу же назвать цель своего звонка. Укажите имя человека, которому вы звоните. "Это Джон Смит. Мне нужен Рой Джонс. Он на месте?"
• Подумайте, что можно сказать в сложившейся ситуации. Очевиден тот факт, что вежливость превыше всего. Представьте, что вы за обеденным столом.

Предупреждения

• Если у вас проблемы со связью, и вы не можете четко расслышать слов говорящего, сообщите об этой проблеме. Если вы говорите громче обычного, примите во внимание тот факт, что вы не должны кричать.
• Когда вы говорите человеку, что не слышите его, не кричите. Может быть, ваш собеседник слышит вас нормально.