Как вести учет запасов для бизнеса

Успешный бизнес немыслим без достоверного учета запасов, и подчас эта задача становится настоящим вызовом. Нужно сделать так, чтобы товар не заканчивался (к неудовольствию покупателей), и чтобы склады не были заполнены излишками. Для бизнеса нужна золотая середина, чтобы можно было эффективно учитывать продукцию и знать, когда и сколько товаров заказывать, чтобы товар не залеживался и не заканчивался. Можно сказать, что достоверный учет является одной из основ успешного бизнеса.

Шаги

1. 1 Обдумайте, какой из методов учета лучше подойдет для вашего бизнеса. Для контроля запасов можно использовать один из стандартных вариантов или разработать собственную складскую программу, адаптированную под особенности вашего предприятия.
   • Визуальный осмотр. Это наиболее простой метод, позволяющий определить количество товара в ходе визуального осмотра и приблизительной оценки, на основании которой вы сможете решить, нужно ли пополнять запасы. Для небольшого бизнеса ведение строгой документации необязательно, особенно если вы торгуете единичными изделиями роскоши или товарами, которые продаются очень редко, поэтому отсутствует необходимость в больших запасах.
   • Записная книжка для учета. Это простой метод контроля, когда каждый день вы физически пересчитываете небольшое количество товара в отдельном складе/позициях, записывая данные в небольшую записную книгу. В конце недели (или другого периода) подводятся итоги по общим запасам.
   • Учет по ведомостям. Эта схема предусматривает внесение записей о каждом перемещении и продаже товара. Храните ведомость на настенной доске учета товаров непосредственно на складе, и проверяйте данные ведомостей каждый раз, когда нужно сделать заказ.
   • Контроль по корешкам. Можете использовать отрывные корешки на ценнике каждого изделия, отрывая их при непосредственной продаже или выдаче товара при предварительном заказе. Данный метод хорошо работает в компаниях, которые используют торговлю по накладным. Заполняя накладную, менеджер вносит данные покупателя, название товара, его стоимость и количество проданных изделий.
2. 2 Контроль продаж. Когда ваш бизнес вырастет и возникнет потребность в более сложной системе учета запасов, перейдите на метод непосредственного учета в точках продаж. Контроль продаж означает, что на кассе или других точках продаж используется система подсчета проданных товаров, позволяющая создавать регулярные (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) отчеты, а также готовить данные о продажах за заданный период времени.
3. 3 Крупные компании могут использовать аутсорсинг, заказывая услуги по учету и логистике у внешней компании. Этот способ хорошо подойдет для оптовых продавцов. Аутсорсинговая компания будет вести учет ваших запасов, выписывать заказы на их пополнение и даже избавляться от ненужных товаров, возвращая их поставщику на основании условий договора, заключенного с вашей компанией.
4. 4 Держите небольшой «подстраховочный» запас, который позволит избежать нехватки товара в неожиданных ситуациях. Например, ваша компания реализует сезонные товары. Перед зимой нужно пополнить запасы определенных позиций, чтобы удовлетворить повышенный спрос при ухудшении погодных условий. Подстраховочный запас товаров станет буфером против нехватки товаров в период между заказом у поставщика и реальным поступлением товара на склад.
5. 5 Анализируйте данные учета. Вы можете узнать, сколько средств расходуется ежегодно на поставку и хранение каждой товарной позиции. Это поможет определить размер идеального заказа и граничные зоны, когда нужно делать новый заказ, пока товары не кончились полностью. Эта информация также пригодится при расчетах для уплаты налогов, а также для создания годового бюджета деятельности предприятия.