Как вести учет дебиторской задолженности

В бизнесе выделяют два основных направления, которые должен вести бухгалтер - это дебиторская задолженность и кредиторская задолженность. Это два направления, названия которых, говорят сами за себя. Если первое отвечает за получение денежных средств от реализации товаров и услуг, то второе отвечает за оплату за товары и услуги, необходимых для бизнеса. Эта статья научит вас, как вести учет дебиторской задолженности, предполагая, что клиент уже получил товары или услуги и счет также отправлен для оплаты.

Шаги

1. 1 Создайте отдельный счет для каждого клиента в своей учетной системе. Вы можете использовать эксель (Microsoft Excel) для ведения небольшого учета. Однако, если у вас большой объем операций, лучше использовать специальные бухгалтерские программы, такие как 1С, QuickBooks.
   • У вас должна быть информация о компании: название, контактное лицо, адрес, номер телефона и факс.
   • Внесите информацию в электронную систему, присвоив им номер счета или идентификационный код.
   • Когда вы будете реализовывать товары или услуги этому клиенту, вносите информацию в его счет.
   • Ведите учет в электронном виде, а также сохраняйте копии в бумажном виде, если того требует политика учета.
2. 2 Создайте в бухгалтерской программе отчет лиц с просроченной задолженностью более 30 дней для ежемесячного учета. Убедитесь, что ваши счета составлены профессионально, в них должен быть логотип и название вашей компании, а также адрес и номер телефона и факс.
   • Используйте счет дебиторской задолженности только для тех клиентов, у которых есть задолженность перед вами. Вышлите этим клиентам список транзакций. В этом документе также должны быть указаны дата покупки, сумма долга, расходы связанные с доставкой и дополнительными услугами.
   • В каждом счете на оплату должен быть указан штраф, применяемый в случае несвоевременной оплаты. Такие условия стоит оговаривать с клиентом.
   • Счета оплаченные после оговоренного срока оплаты, должны также включаться в отчет. Составьте список, в котором укажите дату покупки и срок просроченной оплаты (например, 30, 60, 90 и 120 дней или больше).
3. 3 Вносите информацию об оплате по мере поступления денежных средств от клиента, закрывая его задолженность перед вашей компанией.
4. 4 Обратитесь в агентство по сбору платежей, если у вас есть просроченная задолженность с большим сроком. Таким образом, вы уменьшите безнадежные долги и увеличите свои активы в обороте.

Советы

• Многие бухгалтерские программы имеют формы для создания необходимых отчетов. Однако, вы можете также найти формы в Интернете. Сайт SampleWords.com на английском языке имеет множество форм, которые можно скачать бесплатно.

Предупреждения

• В ваших интересах хранить сканы заказов, товаросопроводительные документы, а также другие документы в отдельных электронных папках, если вы не считаете нужным хранить бумажном виде. Лучше иметь очень много документов, чем недостаточно, если придется доказывать задолженность клиента.