Как управлять вашей электронной почтой профессионально

Вот 10 шагов, чтобы убедиться, что вы находитесь в выигрышном положении, когда дело доходит до электронной почты.

Шаги

1. 1 Придерживайтесь этикета электронной почты. Рассмотрим старую пословицу: "Ласковый теленок двух маток сосет". Нет смысла в разговоре о вопросе этикета. Мы все знаем, что должны быть вежливыми. Но вот несколько пунктов для рассмотрения:
   • Не пишите, когда злитесь, - подождите 24 часа и успокойтесь. Будьте разумны.
   • Попросите кого-нибудь еще отредактировать текст вашей электронной почты.
   • Не используйте сарказмов. Вы можете думать, что умны, но получатель отклонит письмо.
   • Не пишите все БОЛЬШИМИ БУКВАМИ! Такая электронная почта - эквивалентна пронзительному крику, и ваш получатель не будет признателен вам за это.
   • Полегче с восклицательными знаками тоже. Чрезмерное использование "притупляет" их эффективность.
   • Используйте четким и ясным поле Subject. Это поможет людям решить, следует ли читать электронную почту сейчас или позже. Мы все – занятые люди. Получатель вашего письма оценит ваше глубокомыслие.
   • Будьте кратки. Если ваш адрес электронной почты длиной более чем два абзаца, возможно, вы должны использовать номер телефона.
   • Измените текст в поле Subject, если изменяете заголовок темы.
   • Если с получателем не было ранее согласовано, не отправляйте стихи, шутки, предупреждения о вирусах и другие вещи. Вы просто тратите драгоценное время и трафик.
2. 2 Не думайте, что вы анонимны. Если вы отправляете неприятные послания, можете подумать, что никто не сможет выяснить, что электронная почта пришла от вас. В конце концов, вы создали фальшивый веб-адрес. Подумайте еще раз. Электронная почта содержит невидимую информацию об отправителе. Эта информация находится в заголовке. Все основные программы электронной почты могут отображать информацию заголовка. Вот как:
   • В Microsoft Outlook дважды щелкните по электронной почте. Затем нажмите View > Options. В Microsoft Outlook Express щелкните по электронной почте. Затем нажмите File > Properties и выберите закладку Details.
   • В Eudora дважды щелкните по сообщению. Затем нажмите кнопку Blah Blah.
   • В Netscape нажмите сообщение, чтобы открыть его. Затем нажмите View > Message Source для отображения заголовка.
   • Выявление информации отправителя находится в разделах, которые начинаются с "Received:". Там могут быть некоторые из них, в зависимости от количества компьютеров, через которые электронная почта прошла. Компьютер-отправитель находится внизу "Received:". Этот раздел будут иметь номер Интернет-протокола (IP), например 124.213.45.11. Это можно проследить на ряде веб-сайтов.
3. 3 Избегайте отправки электронной почты неправильному адресату. Сегодняшние программы электронной почты легко отправляют электронные письма. Это означает, что когда вы начинаете набирать адрес получателя, которому вы ранее отправляли сообщения, поле "Кому:" может быть уже заполнено. Будьте осторожны. Всегда дважды проверяйте необходимого получателя. Кроме того, если вы пишете что-то неприятное о Джо Смит, у вас на уме будет имя Джо. Не посылайте письмо ему.
4. 4 Не используйте один адрес электронной почты для всего подряд. Имейте несколько адресов электронной почты - для частного использования, общественного пользования, для интернет-рассылок и для покупок в Интернете. Большинство провайдеров даст вам полдюжины учетных записей электронной почты Вы также можете использовать адреса в Интернете для личных аккаунтов. Оба Gmail и Yahoo! - хороши. Вы можете связаться с этими аккаунтами из любой точки мира, если у вас есть доступ к Интернету.
5. 5 Не забудьте проверить все ваши учетные записи электронной почты. Проверка всех этих аккаунтов может быть рутиной, особенно из дома. Чтобы сократить время, вы можете использовать программу ePrompter (www.eprompter.com), которая может проверить 16 различных защищенных паролем учетных записей. Лучшая из всех – ePrompter, бесплатная. Есть и другие программы, которые будут делать это за отдельную плату, в том числе Active Email Monitor (www.emailmon.com).
6. 6 Не нажимайте кнопку "Send" слишком быстро. Перечитайте каждое электронное письмо, прежде чем отправите его! Даже если вы не ищете работу, вам нужно быть внимательным. Люди будут судить о вас подсознательно по ошибкам. Никто из нас не совершенен. Но вы можете подловить 99% этих проблем, перечитывая текст. И не надейтесь на проверку орфографии. Она будет ловить опечатки. Но если вы используете "four" вместо "for," или "your" вместо "you're", она вам не подскажет. Он также, вероятно, не поймает недостающие слова в предложении, которые вы случайно не включили. Так, найдите минутку и перечитайте текст. Не выглядите неучем.
7. 7 Установите таймер. Вы можете сделать это в Outlook, добавив норму, которая задерживает отправку, предпочтительно на 1-5 минут, в течение которых электронное письмо будет в вашей папке Исходящие и может быть удалено. Это предохранит вас от нажатия не на ту кнопку и случайной отправки наполовину готового письма, а также предоставляя вам одну минуту, чтобы собрать свой текст и удалить этот унылый перечень вульгарных оскорблений, которые вы набрали в вашей ярости, прежде чем направить это боссу.
8. 8 Помните о вложениях. Так как мы все делаем это иногда, это не должно быть огромным делом. Однако если вы последовательно делаете эту ошибку, человек (возможно, важные люди) может подумать, что с вами что-то не в порядке. Они могут даже колебаться - вести бизнес с вами в будущем или нет. Когда вы готовы отправить электронную почту, подумайте: "О чем я забыл?"
9. 9 Используйте свое собственное доменное имя. Сделайте так, чтобы ваша компания принимала важный вид. Если вы используете веб-аккаунт или имя поставщика услуг Интернета для вашего бизнеса, вы не будете выглядеть профессионально.
10. 10 Предполагая, что кто-то еще не присвоил это имя, вы можете указать вашу компанию в доменном имени.

Советы

• Если вы задаете более одного вопроса, нумеруйте каждый вопрос. Это четко определяет ответ, который вы ищете, от каждого вопроса. Например:
  
  
• 1. Когда бы вы хотели закончить это?
• 3. Как вы думаете, что улучшит планировку?
• 2. Сколько вам нужно?
• Если ваше электронное письмо включает в себя призыв к действию, предусмотрите крайний срок. Например: "Пожалуйста, ответьте в понедельник, 2 июня 4:00 вечера". Выделяйте дату жирным шрифтом – это также помогает. Дело в том, что вы позволяете читателю сразу поймать наиболее важную информацию и избежать двусмысленности.