Как управлять почтой с помощью правил Microsoft Outlook

Звучит просто, но так ли это? Правильно ли вы все делаете? Вашему вниманию предлагается информация о том, как управлять электронной почтой, используя папки в Microsoft Outlook, ведь не всегда до конца понятно, как же это делать.

Шаги

1. 1 Определите группы людей, от которых вы регулярно получаете электронные письма.
2. 2 С помощью опций Почта, Действия, Правила и оповещения создайте правила для каждой группы лиц, от которых вы регулярно получаете электронные письма, и настройте Microsoft Outlook так, чтобы эти письма перемещались в определенные папки в разделе Входящие.
3. 3 Определитесь, хотите ли вы A) получать оповещение, когда вы получили письмо от кого-либо или от группы лиц и/или B) сразу отмечать их как прочитанные. Просмотрите другие варианты действий с письмами, чтобы определить, могут ли какие-либо опции помочь вам в дальнейшем.
4. 4 Создайте правила для определенного собеседника или группы собеседников, которым вы регулярно отправляете письма и настройте Microsoft Outlook так, чтобы каждое отправленное письмо копировалось в определенную папку в разделе Отправленные.
5. 5 Установите приоритеты и решите, когда вы хотите остановить исполнение правил. Это очень важно, когда вы работаете с правилами, относящимися к «отправленным» письмам – иначе вы будете хранить множество копий одного и того же письма.
6. 6 Назначьте одно правило отправки, после всех правил отправки, которое будет гласить «Окончить обработку». Это правило будет перехватывать все сообщения, не скопированные в определенные папки в разделе Отправленные.
7. 7 Установите, что делать с отправленными письмами, которые скопированы в папку Отправленные, но не могут быть отнесены ни к одной подпапке. Количество таких писем в папке Отправленные поможет вам определить время, когда необходимо создать дополнительные категории отправленных писем.
8. 8 Установите, что делать с входящими письмами, которые скопированы в папку Входящие, но не могут быть отнесены ни к одной подпапке. Количество таких писем в папке Входящие поможет вам определить время, когда необходимо создать дополнительные категории входящих писем.

Советы

• Для созданных вами папок в разделе Отправленные, настройте внешний вид (правый щелчок мышкой на панель вид/сортировка, Изменить текущее представление, Поля), чтобы изменить поля «От» и «Получено» на «Кому» и «Отправлено».
• Например, рекламные сообщения можно просмотреть как только они были получены и удалить, когда они устарели. Банковские сообщения и квитанции можно сохранить на более долгий срок.
• Основная задача обучения управлением письмами с помощью Microsoft Outlook — научиться создавать категории электронных писем и расставлять приоритеты, управлять папками с письмами подобно саду, чистить их и избавляться от лишних писем – таким образов вы извлечете выгоду из полученной вами информации.
• Как только категории «Отправленные» и «Входящие» настроены, легче будет узнать «происхождение» письма и создавать новые ветви сортировки писем.
• Вы можете добавить новые полезные поля к виду папки. Поле «Размер» позволит вам увидеть размер письма и сортировать письма в зависимости от размера. Вы можете разгрузить папки с письмами и управлять ими вне Microsoft Outlook (сохранить важные сообщения за пределами Microsoft Outlook , например, на локальном диске компьютера).
• Измените свойства папок с «Общее количество писем» на «Общее количество непрочитанных писем», чтобы увидеть количество полученных новых сообщений.
• Нужна помощь в обработке спама в Outlook? Spambayes. Это быстро. Это просто. Это бесплатно.

Предупреждения

• Когда количество писем в папке достигает определенного числа (50? 100? 200?), настает время задуматься о сортировке, удалении или создании дополнительных подпапок.
• Вы можете поэкспериментировать с вашей домашней версией Outlook, создавая правила, категории и подпапки, перед тем как производить эти действия на рабочем компьютере (и наоборот, в зависимости от того, какой почтовый клиент важнее).