Как управлять несколькими проектами

Менеджеры, руководители, координаторы программ, руководители проектов, руководители строительных работ и лидеры команд во всем мире должны уметь управлять несколькими проектами. Навыку управления несколькими проектами (когда необходимо уметь переключать внимание с одного проекта на другой и хорошо справляться с остальными задачами) вполне можно научиться. Не имеет значения, управляете ли вы 3-мя или 13-ю проектами, ваша способность работать в многозадачном режиме имеет решающее значение для достижения целей и задач проекта, соблюдения сроков выполнения, а также для умения вносить свой вклад в успех каждого из проектов.

Шаги

1. 1 Проводите встречи с клиентами и другими заинтересованными людьми для того, чтобы определить объем работ, который предполагается выполнить в рамках каждого нового проекта.
   • Перечислите цели проекта и любые предполагаемые дополнительные аспекты.
   • Обсудите каждый шаг, включенный в объем работ.
   • Во время встречи задавайте вопросы или озвучивайте проблемы с которыми вы можете столкнуться во время реализации проекте.
2. 2 Определите, когда вы можете начать работу над реализацией каждого из проектов. Запланируйте встречу в день начала работы для того, чтобы ответить на любые дополнительные вопросы, которые могут возникнуть у клиента. Также удостоверьтесь в том, что назначен адекватный срок исполнения. Важно сделать все возможное для того, чтобы провести встречу в обе эти даты.
3. 3 Составьте смету и договор с перечнем объема работ по каждому проекту.
   • Отправьте смету и договор клиенту для утверждения. Если существует нечто, что клиент не понимает или с чем он не согласен, то он обратит на это ваше внимание во время дальнейшего обсуждения, прежде чем одобрит работу.
   • Сделайте необходимые изменения в этих документах и повторно отправьте на утверждение клиентом.
   • Проследите за тем, чтобы клиент согласился со всеми датами и подписал договор об утверждении проекта еще до начала каких-либо работ.
4. 4 Определите приоритеты своих проектов. Вы должны знать о том, какие проекты являются наиболее важными. Вы наверняка захотите назначить более высокие приоритеты проектам с более ранними сроками выполнения.
   • В процессе работы следите за сроками выполнения. Важно следить за каждым проектом и проводить встречи по окончании важных этапов реализации.
5. 5 Отслеживайте развитие нескольких проектов с помощью электронных таблиц или другого типа программного обеспечения, которое предназначено для управления проектами. Введите информацию о важных датах, этапах, материалах, подрядчиках, членах команды и о любых других ресурсах, которые необходимы для реализации проектов.
6. 6 Распределите ресурсы между несколькими проектами соответствующим образом. Оборудование не должны простаивать в течение нескольких дней, прежде чем оно понадобится, члены команды не должны дожидаться, пока другие завершат определенную работу, прежде чем приступить к собственной работе.
   • Чередуйте членов команды, подрядчиков и использование других ресурсов (например, оборудования) для того, чтобы обеспечить удовлетворение всех потребностей каждого проекта.
7. 7 Делегируйте работу членам своей команды. Когда вы демонстрируете уверенность в своей команде, то ее моральный дух всегда повышается.
   • Подготавливайте технических лидеров, а также лидеров групп для того, чтобы повысить эффективность, облегчить свою нагрузку и высвободить часть своего времени для решения более важных задач.
8. 8 Ежедневно отслеживайте процесс реализации проектов. Если у вас есть проекты с более долгими сроками, то их можно проверять один раз в неделю. Главное – убедитесь в том, что вы не отстаете от плана.
   • Следите за тем, что бы все проекты продвигались в соответствии с планом. Это особенно важно при работе с несколькими проектами. Отставание от плана даже одного проекта может привести к задержкам на нескольких проектах.
9. 9 Периодически встречайтесь со своими клиентами и информируйте их о ходе выполнения работ. Вы можете делать это во время личной встречи, посредством письменных отчетов или по телефону. Выберите тот способ, который лучше всего подходит для конкретного клиента.
   • Пересмотрите и проанализируйте проект. Пусть клиент знает о том, что вы уже успели завершить, о наличии или отсутствии проблем, а также о том какие дальнейшие шаги вы собираетесь предпринять.
   • Будьте готовы к любым вопросам или проблемам, которые может обозначить клиент.

Советы

• Управление несколькими проектами автоматически увеличивает производительность вашей команды в целом.
• Упростите себе задачу управления несколькими проектами с помощью применения программного обеспечения. Рассмотрите возможность применения программных решений от Microsoft: Project или Excel.

Предупреждения

• Если вы подозреваете, что может возникнуть задержка или понимаете, что вы не в состоянии закончить работу в срок, то как можно быстрее сообщите об этом клиенту.