Как упорядочить квитанции

Зачастую квитанции представляют собой узкие листочки бумаги различных форм и размеров, которые неудобно хранить в упорядоченном виде. Многие люди имеют кучи квитанций и не имеют представления о том, как их упорядочить.

Шаги

1. 1 Составьте списки категорий и подкатегорий для квитанций в блокноте. Варианты категорий можно взять из таких программ, как Quicken и MSMoney.
2. 2 Купите недорогие файловые папки для каждой категории. Подпишите ярлык папки названием основной категории, а на лицевой обложке папки напишите список подкатегорий квитанций, которые будут в ней храниться. Рассортируйте папки в алфавитном порядке по названиям категорий.
3. 3 Начните прямо сверху вашей стопки квитанций и рассортируйте все квитанции по категориям.
4. 4 Сортируя квитанции, в первую очередь обращайте внимание на ее дату и откладывайте в сторону квитанции за прошлые года. Для этих квитанций отведите отдельную папку.
5. 5 Определите наиболее подходящую для квитанции категорию или подкатегорию и положите ее в соответствующую папку.
6. 6 Если вы обнаружите квитанции, которые нужно отнести к новой категории, оформите для нее новую папку. Если появятся новые подкатегории, добавьте их в список подкатегорий папки.
7. 7 Очень маленькие или неразборчиво написанные квитанции прикрепите степлером или клеем к чистому листу бумаги и запишите на нем важные данные из квитанции: дата, категория, назначение платежа, плательщик, льготный статус, компенсации, и т.д.

Советы

• Храните папки с квитанциями в подходящем ящике, который будет удобно хранить и легко достать для работы с квитанциями или добавления новых.
• Сохраняйте чеки от товаров длительного пользования, таких как телевизор или компьютер, чтобы знать, когда они были куплены или на случай перепродажи.
• Складывайте квитанции в каждой папке в хронологическом порядке – начиная с января и заканчивая декабрем. Так вам будет легко найти нужные квитанции.
• Квитанции можно организовать и в цифровом формате разными способами. Их можно отсканировать и сохранить на вашем домашнем компьютере. Создайте в компьютере несколько папок, как описано выше для бумажных квитанций. Также можно хранить квитанции в сети. Вебсайты, подобные Shoeboxed.com специально разработаны для организации и хранения квитанций и создания статистических отчетов по ним.
• В конце каждого учетного года упакуйте все папки в большой конверт или заверните в лист бумаги подходящего размера. Напишите на упаковке год разборчивым почерком. Для квитанций следующего года создайте новые папки.

Предупреждения

• Если вы станете сохранять абсолютно все ваши квитанции и чеки, у вас может скопиться изрядная куча бумаги. Сохраняйте только те квитанции, которые могут вам понадобиться для проверки и учета или других целей. Квитанции и чеки на личные расходы и покупки, которые вы не планируете возвращать в магазин, сразу выбрасывайте.

Что вам понадобится

• Блокнот
• Пишущая ручка
• Папки для файлов
• Степлер и скобки к нему
• Чистая бумага
• Корзина для мусора
• При необходимости, уничтожитель документов