Как структурировать ваши личные документы

Наличие структурированной системы для всей важной информации о вас и вашей семье сделает жизнь намного проще. Вы сможете заполнять заявления, отслеживать поступления и иметь при себе все необходимые данные в любое время. Больше не придется бесконечно искать потерянные куски информации.

Шаги

1. 1 Для начала определитесь, какой тип файловой системы документации имеет для вас смысл. Вот некоторые моменты для рассмотрения:
   • Объем пространства, имеющегося у вас в наличии
   • Количество информации, которую нужно сложить
   • Вес шкафа или секции
2. 2 Соберите все ваши документы в одном месте. Вытащите их из ящика с ненужным хламом, вашего чулана, обувных коробок, где бы бумаги ни были запрятаны.
3. 3 Отсортируйте ваши документы по классификациям. Разложите схожие позиции друг с другом. Вот распространенные категории и идеи о том, как должны располагаться бумаги:
   • Персональные данные (включая членов семьи)
     • Карта социального страхования и/или номер
     • Заверенная копия свидетельства о рождении
     • Копия удостоверения или паспорта
     • Отпечатки пальцев или комплект ДНК для детей
     • Медицинская информация по каждому человеку
   • Записи по иммунизации
     • Страховые карты и данные
     • Документация о любого рода нетрудоспособности
     • Имя, номер телефона доктора и контактные данные экстренной помощи
     • Список всех видов аллергий и медицинских осложнений для каждого человека
   • Школьная информация
     • Регистрационные данные
     • Стенограммы
     • Копии дипломов
     • Любая информация по финансовой помощи
   • Налоги – Такая информация должна храниться в течение 7 лет
     • Все формы W-2
     • Копии предыдущих налоговых деклараций
     • Все подтверждающие документы – выписки по процентам и прибыли, ипотечная отчетность и т. д.
   • Информация об автомобиле
     • Копия и оригинал прав
     • Договор страхования и полис
     • Копия регистрации
     • Запасной ключ
   • Договор ипотеки или аренды
   • Кредитная карта или данные по займу
   • Оплаченные счета
   • Гарантийная информация и документы – отличной идеей является перевязывание или скрепление скобами гарантийных поступлений
   • Руководства по эксплуатации
   • Любые другие полезные категории
4. 4 Прикрепите ярлыки на каждую укомплектованную папку и поместите в вашу картотеку.

Советы

• Подумайте о сохранении важных документов в пожаробезопасном месте.
• Делайте время от времени короткие перерывы при работе, когда чувствуете себя разбитым.
• Получите копию медицинской документации от вашего доктора.
• Не бойтесь реорганизовать всю файловую систему.
• Подшивайте документы одним и тем же способом каждый раз.
• Делайте заметки по любой пропущенной информации и работайте над ее получением.
• Создайте новые категории, если вы в них нуждаетесь.
• Складывайте вещи обратно на свои места после использования.

Предупреждения

• Не ленитесь откладывать документы.