Как стать персональным ассистентом

В этой статье собраны навыки и умения, которые необходимо развивать, чтобы стать хорошим персональным ассистентом (ПА). Используйте материал статьи, чтобы обнаружить области, над которыми следует поработать. Персональный ассистент получает хорошую зарплату, но для того, чтобы стать лучшим, нужно развить в себе определенные навыки и качества. Его визитная карточка – это профессионализм и умение сохранять конфиденциальность информации. Ведущие кадровые агентства, отбирающие персональных ассистентов, выдвигают к ним такие требования, как организованность, квалифицированность, высокий уровень мотивации и знание информационных технологий.

Шаги

1. 1 Развивайте полезные навыки межличностного общения – хороший персональный ассистент невозмутим при давлении на него. Он сохраняет спокойствие и быстро принимает решения. Умение слаженно работать с другими, зачастую сложными личностями – обязательное качество, так как лучшие ПА и их начальники работают в очень напряженной атмосфере.
2. 2 Развивайте уверенные коммуникационные навыки. С этого начинается общение с заказчиками и клиентами, поэтому ПА должен обладать такими навыками на высоком, профессиональном уровне. Умение влиять на людей также неотъемлемо, так как персональный ассистент ведет переговоры о сроках и ресурсах. Важно знать письменный этикет, так как ПА приходится вести корреспонденцию начальника, или писать отчеты.
3. 3 Пополняйте знания в сфере информационных технологий – Хороший персональный ассистент должен знать следующие программы: Microsoft Word (Продвинутый уровень); Microsoft Excel (Средний уровень); Microsoft PowerPoint (Продвинутый уровень); знание почтовых клиентов, таких как Microsoft Outlook, Lotus Notes, или Eudora. Будет плюсом умение ориентироваться в базах данных вроде Microsoft Access, иметь хотя бы начальные знания о Microsoft Project.
4. 4 Улучшите навыки пользования сетью Интернет. ПА также должен быть продвинутым интернет-пользователем, так как ему может понадобиться искать информацию, или выполнять другие задания, требующие умения ориентироваться в интернет-среде. Несомненный плюс – знание тонкостей электронной торговли. Понимание интернет-маркетинга и механизма работы поискового двигателя делает ПА более ценным сотрудником, прекрасно справляющимся со своими обязанностями.
5. 5 Интересуйтесь офисной оргтехникой. В современном мире технологий совершенно очевидно, что персональный ассистент разбирается во всех новых разработках. ПА должен идти в ногу с современными техническими новшествами, если понадобится починить принтер, или настроить смартфон начальника. Хороший ПА порекомендует необходимые изменения офисной оргтехники, чтобы повысить производительность труда. Они исследуют, каким образом влияют новые технологии на прибыль и эффективность деятельности компании.
6. 6 Развивайте необходимые навыки для: проверки электронной почты босса и ведения его корреспонденции; организации рабочего процесса таким образом, чтобы он приносил пользу начальнику; ведения электронного ежедневника начальника; умения выполнять поручения; приготовления документов для совещаний; назначения, организации работы и протоколирования совещаний; организации и ведения мероприятий; составления сложных планов командировок; подготовки комплексных маршрутов; ведения бюджета; посещения встреч/совещаний как представитель начальника; ведения интернет-поиска; составления презентаций; ведения переписки, составления отчетов, информационных бюллетеней и сводных итогов; обновления веб-сайтов; сохранения эффективного способа организации рабочего пространства; быстрого и точного печатания документов; закупки офисной оргтехники и канцелярии; ведения проектов; и руководства персоналом.