Как позволить себе аутсорсинг в малом бизнесе

2 методика:планирование доступного аутсорсинганачальный этап доступного аутсорсинга

Аутсорсинг является одним из методов ведения бизнеса, при котором вы нанимаете внешних подрядчиков для оказания помощи с обязанностями или проектом. Подрядчики не считаются нанятыми сотрудниками; они или независимые фрилансеры, или другая коммерческая организация, с которыми за отдельную плату был заключен контракт на поставку продукции в определенный промежуток времени. Аутсорсинг не особо практикуется для компаний с ограниченным бюджетом. Он, как правило, необходим для компаний малого бизнеса, чтобы по необходимости заключать договора с поставщиками, потому как небольшой штат сотрудников, вероятно, не в состоянии выполнять все функции, необходимые для успешного бизнеса. Малые предприятия часто передают стороннему исполнителю управление ИКТ, ведение бухгалтерии, оптимизацию в поисковых системах, СММ-маркетинг, графический дизайн и многое другое. Аутсорсинг, вместо найма новых сотрудников, часто высвобождает постоянные расходы и превращает их в переменные издержки. Чаще всего в долгосрочной перспективе это может сэкономить для компании деньги. Эта статья расскажет вам о том, как предприятия малого бизнеса могут быть в состоянии использовать аутсорсинг.

Шаги

Метод 1 из 2: планирование доступного аутсорсинга

1. 1 Проанализируйте свою основную миссию. Она должна быть определена в вашем бизнес-плане. Убедитесь, что ваши нынешние сотрудники охватывают стратегические части плана вашей компании, а затем вы можете передать стороннему исполнителю выполнение тех функций, которые не занимают самые важные позиции в ежедневном управлении бизнесом.
   • Аутсорсинг требует времени для реализации, а иногда ему требуется определенная подготовка, поэтому весьма важно, чтобы вы не передали важные функции вашей организации не сотрудникам, а людям с меньшей подотчетностью. После того, как вы позаботились об основной миссии вашего бизнеса, переключайтесь на аутсорсинг для повышения функциональности и эффективности вашего бизнеса.
2. 2 Проанализируйте способности ваших сотрудников, прежде чем строить планы об использовании аутсорсинга. Созовите собрание или составьте характеристики, по которым вы узнаете, имеют ли ваши сотрудники другие навыки, которые до этого момента не использовалиь. Например, тот, кого вы наняли в качестве продавца-консультанта, может проявить хорошие способности в СММ-маркетинге, так вы сможете поручить ему эту работу на один дополнительный час в день.
   • Выверка способностей своих сотрудников может дать три скрытых преимущества. Вы получите лучшее представление о потенциале вашей компании, что позволяет заметно увеличить свои возможности без найма дополнительных сотрудников. Вы можете определить любые слабые стороны своих работников, а также уволить тех сотрудников, которые не выполняют своей работы. Также сотрудники могут быть сами заинтересованы в разнообразии своих обязанностей. Новые задачи дадут им дополнительный опыт, более достойное место в компании, а также это позволит им сменить свои обязанности.
3. 3 Встретьтесь с высшим руководством, чтобы определить приоритеты и выработать стратегию по проектам, которые могут быть переданы внешним исполнителям. Расставьте эти проекты по приоритетам, согласно их стоимости и срокам. Распределите новые проекты среди нынешних сотрудников, если вы определили их новые навыки и у них есть время на выполнение данных проектов.
   • Общепринятыми направлениями аутсорсинга, которые используют малые предприятия, являются обслуживание клиентов/справочная служба, управление ИКТ, онлайн/печатный маркетинг, графический дизайн, связи с общественностью/репутационный менеджмент, управление базами данных, брокеры, бухгалтеры, хостинг веб-сайтов, юридические услуги и удаленные помощники.
4. 4 Определите количество часов, которые вы и ваши сотрудники тратят на проекты, которые могут быть переданы на внешний подряд. Рассчитайте согласно почасовой заработной плате деньги, потраченные на выполнение проектов, которые можно передать на аутсорсинг. Отделите количество времени и денег, направленных на проект, чтобы определить, на какие нужды компании можно лучше потратить выделенные средства и время.
   • Это «потерянные» часы, которые редко высчитывают. Определите ценность вашего времени и времени ваших сотрудников. Выполнение часами работы, в которой вы не являетесь специалистом, каждую неделю может стоить вам сотни или тысячи долларов. Если ваше время может быть лучше потрачено на увеличение продаж, подписание деловых контрактов или что-то еще, тогда вы можете определить направления, где вы с помощью аутсорсинга сможете сэкономить деньги.
5. 5 Создайте статью расходов на аутсорсинг. Это могут быть деньги, которые не используются в текущих проектах, оставшиеся от других проектов деньги и/или общая сумма денег, которую можно сэкономить, если вы и ваш штат сотрудников, будучи свободными, будут помогать клиентам или активно увеличивать продажи или услуги.

Метод 2 из 2: начальный этап доступного аутсорсинга

1. 1 Сначала возьмитесь за аутсорсинг одного проекта. Важно сразу не начинать все проекты, так как это может быть для компании суматошно, а также, вместе с тем вам придется оплатить все свои переменные издержки. Назначение одного человека ответственным за аутсорсинговый проект, а также неспешное выполнение работы окончится меньшим количеством ошибок и риска.
2. 2 Обозначьте почасовые или общие за проект издержки согласно вашему бюджету. Человек, возглавляющий проект, должен быть заинтересован в уменьшении издержек при выборе внешнего подрядчика. Отделите часть общего бюджета для обучения персонала и на материалы, если вдруг понадобится.
3. 3 Найдите подрядчиков для своего проекта. На сегодняшний день на рынке труда существует возрастающее число внешних подрядчиков и фрилансеров, так что закон спроса и предложения играет на руку малым компаниям. Многие люди работают из дома, у них меньшие издержки, и поэтому они могут попросить за свои услуги вполне приемлемые цены.
   • Опубликуйте объявление в интернете. Используйте «Craigslist», «Angie's List», «Simply Hired», «Indeed» или другие веб-сайты для публикации своего предложения работы. Вы получите много откликов, так что рассчитайте время подачи заявок от 2-х недель до 1-го месяца. Вместо того, чтобы писать в разделе зарплаты «зависит от опыта (ЗОО)», попросите подрядчиков выдвинуть свои предложения по оплате. Выберите человека с опытом, запросы по зарплате которого, вписываются в ваш бюджет.
   • Попросите рекомендации у других компаний. Многие малые предприятия уже давно используют аутсорсинг. Если вам приглянулся чей-либо маркетинг, образец графического дизайна или другая отрасль их бизнеса, спросите, используют ли они помощь внешнего подрядчика. Рекомендации являются лучшим способом быстро найти опытных людей. Вы можете обратиться к подрядчику напрямую, узнать его расценки или предложить работу.
   • Поищите услуги в сети. Простой поиск в интернете даст десятки, если не сотни предложений. Спросите тарифы оплаты, демо версии работ и узнайте о возможности поговорить с людьми, которые в настоящее время пользуются их услугами. Если вы уже передали на аутсорсинг то, что вы планируете использовать в течение всего года, например управление ИКТ, веб-хостинг или обслуживание клиентов, убедитесь, что предоставляется гарантия качества, так что вы сможете расторгнуть договор, если вы будете чем-то недовольны.
4. 4 Следите за производительностью и скрытыми затратами. Попросите вашего руководителя проекта регулярно сообщать вам о процессе работы по электронной почте, Skype, телефону и/или лично при встрече. В большинстве случаев они будут рады работать с вами и скорректировать свои графики, если возникнут проблемы.
   • Выступайте за своевременное выполнение условий контракта. Если подрядчик выполняет для вас работу в виде разработки веб-сайта, пресс-релиза или торговой марки, убедитесь, что вы придерживаетесь графика. Разрешение подрядчику работать без ограничения по времени выльется вам в дорогостоящую ошибку.
5. 5 Убедитесь, что обучение входит в окончательный пакет услуг, если это возможно. Это часто случается с веб-сайтом или ИКТ. Убедитесь, что несколько человек в компании знают, как использовать информацию или продукт, которые были предоставлены, так что вы не зависите от одного человека или фрилансера, если вдруг возникнет проблема.
6. 6 Оцените успешность проекта. Запускайте следующий внештатный проект после завершения первого. Если у вас этот процесс уже готов к действию, вы можете спланировать внештатные проекты на ежегодной основе, если, конечно, ваш бизнес может позволить себе это.

Предупреждения

• Не стоит контролировать каждый шаг внештатного проекта. Хотя важно быть уверенным в том, что проект не обходится вам слишком дорого, контракт будет продвигаться быстрее, если подрядчик будет общаться и узнавать детали от одного человека. Сверх или запутанное общение добавит дополнительные издержки к стоимости и времени в осуществление проекта.

Что вам понадобится

• Бюджет для аутсорсинга
• Штатный руководитель проекта
• Реклама или рекомендации из сети
• Обучение
• Гарантия качества для долгосрочных проектов
• Внешние подрядчики