Как подготовиться к совещанию

1 методика:Подготовка к совещанию

Для того, чтобы совещание прошло успешно, очень важно тщательно к нему подготовиться. Совещания играют большую роль в большинстве профессиональных отраслей. Следуйте этим шагам, чтобы следующее совещание прошло с успехом.

Шаги

Подготовка к совещанию

1. 1 Знание того, как подготовиться к совещанию очень важно для всех работников и особенно для любого менеджера или управляющего. Не менее важно и знание того, когда проводить совещание not to have a meeting.
2. 2 Определите, какой вид совещания вы будете проводить:
   • Информационный
   • Творческий
   • Для принятия решения
   • Мотивационный
3. 3 Распределите роли и назначьте участников. Роли могут быть следующими:
   • Руководитесь
   • Помощник/организатор
   • Секретарь (ведение записей)
   • Хронометражист (следит за временем)
   • Участники
4. 4 Подготовьте уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения совещания. Отправьте уведомления заранее всем участникам.
5. 5 Выделите немного времени на обсуждение предыдущей встречи (если такая была). Так, участники могут уточнить непонятные моменты или выразить несогласие.
6. 6 Разложите на местах необходимые вещи. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком. Поставьте графин с водой в центре слова и расставьте бокалы.
7. 7 Призовите всех к порядку. Это момент, когда председатель призывает всех прекратить разговоры и объявляет начало совещания. Определите цели. Повестка дня – это список тем, которые касаются предмета и время, которое отведено на каждую из них. Например: "1. Оценить выполнение предыдущих целей (15 минут), 2. Обсуждение дальнейших целей по порядку (20 минут), 3. Выбор 5 основных целей (10 минут).
8. 8 Перед началом встречи передайте по кругу специальную книгу учета или просто листок бумаги, чтобы присутствующие вписали свои имена. Эти имена будут расписаны по минутам.
9. 9 Попросите секретаря записать основные моменты совещания, чтобы позднее их осветить.
10. 10 В конце совещания спросите, если у кого-то есть вопросы по другим темам. Назначьте дату следующего совещания и объявите окончание.

Советы

• Председателя зачастую назначают на Ежегодном Общем Собрании. Председатель управляет совещанием, следит за порядком и за тем, чтобы все придерживались повестке дня.
• Если председателя не выбирали, найдите желающего исполнить эту роль.
• Даже если совещание неформальное, все же следует заранее разослать людям уведомления о дате и времени проведения. Например, можно всем отослать электронные сообщения.
• То же самое касается секретаря, который ведет записи.
• Эти инструкции касаются и официальных совещаний.
  • Повестка дня укладывает совещание в определенные рамки и не позволяет людям обсуждать один предмет слишком долго.
• Очень важно следить за временем, чтобы в будущем не возникало споров.

Предупреждения

• Председатель должен быть уважаемым и справедливым человеком, чтобы грамотно вести совещание.