Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря—референта

Если вам предстоит собеседование на должность секретаря-референта, то вам будет полезно узнать, что существует целый ряд методов подготовки, следуя которым, вы сможете добиться успеха на собеседовании и обеспечить себе максимальные шансы на получение работы. Не существует «правильного» способа подготовки к собеседованию, но есть стратегии, которые могут позволить вам повысить свои навыки прохождения интервью.

Шаги

1. 1 Узнайте больше о должностных обязанностях секретаря-референта. В этот список входят, как правило, организация встреч для руководителя, поддержание бумажной и электронной систем регистрации документов, ведение записей, использование баз данных для внесения и формирования информационных отчетов, работа с многоканальным телефоном (переадресация звонков), а также подготовка некоторых документов, таких как докладные записки и исходящие письма (бумажные и электронные).
2. 2 Соберите информацию о компании. При подготовке к любому собеседованию, необходимо собрать максимум информации об организации, в которую вы хотите устроиться на работу. Так, вы покажете работодателю, что заинтересованы в получении именно этой должности, а не находитесь отчаянном поиске любой работы.
3. 3 Ознакомьтесь с вакансией. У каждого работодателя свои требования к уровню профессионализма, квалификации будущего сотрудника, а также свое понимание его функциональных обязанностей. Важной частью подготовки к собеседованию является изучение особенностей той вакансии, на которую вы подали резюме. Если для одного работодателя приоритетом является своевременность и пунктуальность, то для другого важна гибкость и креативное мышление.
4. 4 Будьте готовы рассказать о прошлой работе, вашем опыте, профессиональных навыках, а также о ваших сильных и слабых сторонах. Приготовьте краткое, лаконичное объяснение, относящееся к конкретной должности в рамках этого собеседования.
5. 5 Просмотрите свое резюме. Вы должны быть готовы отвечать на вопросы по нему. К тому же, следует убедиться в том, что в нем отражена актуальная информация, подтверждающая ваши навыки работы секретарем-референтом.
6. 6 Попрактикуйтесь в скоропечатании. Очень часто при выборе секретаря-референта, на собеседованиях проводится тестирование по ручному введению данных на время (скорость печати). Это значит, что часть времени, отведенного на подготовку к предстоящему собеседованию вы должны уделить практике скоропечатания и развитию навыков работы с десятичной клавиатурой.
7. 7 Сформулируйте ответы на стандартные вопросы, которые обычно задают на собеседованиях, когда выбирают секретаря-референта. Будьте готовы продемонстрировать свои знания в следующих областях:
   • Вы должны суметь объяснить, как организовывается рабочий день руководителя, указать какие для этого используются методы, как устанавливаются напоминания и решаются конфликты планирования.
   • Обязанности секретаря-референта часто включают в себя работу с клиентами. Референт принимает звонки, встречает клиентов и заказчиков и является связующим звеном между руководителем и его бизнес партнерами.
   • Будучи секретарем-референтом, вы можете иметь доступ к конфиденциальной информации. Будьте готовы объяснить на собеседовании, что вы планируете предпринимать для защиты закрытых сведений и как работать с ними.
   • Способность выполнять несколько задач одновременно – это обязательное требование к секретарю-референту, так что приготовьтесь привести примеры того, как вы выполняете несколько действий в одно и то же время. Сфокусируйтесь на тайм-менеджменте (управлении временем), организации и делегировании задач (когда это допустимо).
   • Вам придется работать с разнообразными компьютерными программами и офисным оборудованием. В рамках вашей подготовки к собеседованию перечислите свои навыки в данных областях.
8. 8 Отрепетируйте ответы на вопросы. Вам не следует заучивать все ответы наизусть , но вы наверняка будете чувствовать себя комфортнее, если сможете отвечать на поставленные вопросы быстро и четко.
9. 9 Продумайте свой внешний вид. Секретари-референты работают почти на всех предприятиях, во всех сферах деятельности, поэтому важно одеться согласно регламенту, установленному в той бизнес среде, в которую вы хотите попасть. Позвоните администратору и поинтересуйтесь имеющимися стандартами внешнего вида, и, отталкиваясь от этой информации, но с небольшим отступлением, подберите себе костюм для собеседования. К примеру, если дресс-код данной компании требует ношения деловой одежды, то попробуйте разнообразить стандартный офисный образ ярким блейзером.

Советы

• Как только вы почувствуете себя уверенней, попросите друга сыграть роль работодателя, чтобы воспроизвести все интервью полностью. Так вы сможете подготовиться и к возможному тестированию. Если вы не можете привлечь стороннюю помощь, попрактикуйтесь перед зеркалом.
• Начните подготовку к собеседованию заблаговременно, чтобы к назначенному дню вы были во всеоружии.
• В течение 48 часов после собеседования, пошлите лицу, проводящему его благодарственное письмо. Используйте эту возможность также для выражения заинтересованности в данной работе, напомните о своих умениях, востребованных в работе секретаря-референта. Все это можно упомянуть в следующем контексте: « Спасибо за уделенное время. Я искренне заинтересован в получении этой работы и уверен, что мои организаторские способности и опыт работы в сфере делопроизводства сделают меня достойным членом вашей команды».