Как подготовить предложение руководству

1 методика:Составление своего предложения руководству

Причины подготовки предложения руководству разнообразны. Целью может стать оптимизация процессов, введение новых мер по обеспечению безопасности, увеличение прибыли или экономия материальных средств. Изложение предложения в письменной форме требуют определенной подготовки, то есть сбора информации, ее организации, консультаций с компетентными лицами. Ниже приведены советы по составлению предложения руководству.

Шаги

Составление своего предложения руководству

1. 1 Оцените текущую ситуацию, проблемы, вопросы, требующие решения. Это могут быть не рациональные, завышенные расходы, длительный производственный процесс, кадровая текучка, недовольство клиентов.
2. 2 Объясните руководству суть вашего предложения. Это может быть, например, исключение нецелесообразных звеньев из производственного процесса, создание нового продукта или введение дополнительных мер по обеспечению безопасности.
   • Изложите пути выполнения предложенных вами преобразований. К примеру, для повышения уровня информационной безопасности в организации необходимо внедрение обязательной внутренней программы сертификации и проведение курса обучения персонала информационной безопасности.
   • Определите конкретные шаги по воплощению вашего плана в жизнь. Перечислите шаги в порядке их очередности. Например, руководство должно понять суть нового процесса, закупить новое оборудование, нанять персонал, обладающий требуемой квалификацией.
   • Приложите к предложению список необходимого оборудования, перечислите ресурсы и материалы, которые понадобятся для реализации вашего плана. Возможно, потребуется приобрести новое программное обеспечение, пересмотреть программу подготовки специалистов или модернизировать техническое оснащение.
3. 3 Укажите конкретные преимущества от реализации вашего предложения. Вашей целью может стать повышение уровня эффективности, снижение производственных расходов, увеличение объема продаж или достижение удовлетворенности сотрудников.
   • Для начала продемонстрируйте руководству потенциальную выгоду. Основываясь на своих знаниях о мощности вашей организации и ее целей, подчеркните возможные выгоды от реализации вашего предложения и сыграйте на интересах руководства. Например, если результатом вашего нововведения станет увеличение прибыли компании или удовлетворение интересов сотрудников, ваша организация будет заинтересована в воплощении вашей идеи в кратчайшие сроки.
   • Подайте информацию о выгодах в цифрах. Если вашей целью является экономия средств компании, то покажите сумму сохраненных денег за определенный отрезок времени. Если вы хотели бы ускорить производственный процесс, то посчитайте количество сэкономленного времени.
   • Будьте реалистичны и прагматичны при описании потенциальных выгод. Анонсирование слишком амбициозных финансовых перспектив или обещание невероятной экономии средств лишит ваше предложение кредита доверия.
4. 4 Подумайте, какие у руководства могут возникнуть возражения в связи с вашим предложением и подготовьтесь к аргументированному переубеждению. К примеру, если ваша компания уже имеет негативный опыт создания нового продукта, то вам предстоит объяснить руководству, почему ваша товарная идея будет иметь спрос.
   • Включите в свое предложение статистические данные и необходимую для подкрепления ваших аргументов, документацию. Проведите маркетинговые исследования, а также анализ практических примеров.
5. 5 Попросите коллег, которым можно доверить просмотр вашего предложения. Подберите сотрудников из соответствующих отделов и экспертов, знакомых с тонкостями процесса или мер, которые вы хотите ввести и попросите их выразить свое мнение о вашем предложении.
6. 6 Отредактируйте свое предложение и включите в него только самое важное. Избегайте словоблудия и отступления от темы предложения, так как это лишь запутает читающего.
7. 7 Проверьте ваш документ. Предложение, написанное без ошибок, легче читается, и позволяет сфокусироваться на описанной в нем идее.