Как перейти на безбумажное делопризводство

Являетесь ли вы корпорацией среднего размера, которая пытается беречь окружающую среду, или недавно основанным бизнесом, погрязшим в бумажной работе, преимущества перехода на безбумажное делопроизводство велики. Вот руководство, как переключиться на это как можно безболезненнее.

Шаги

1. 1 Инвестируйте с систему управления документами. Система управления документами (DMS) ― ядро любого безбумажного проекта. Вы должны установить руководящие принципы, где будут храниться электронные документы, кто и откуда будет иметь к ним доступ, как они будут защищены, и когда они могут быть безопасно архивированы или удалены. Для отдела кадров, юридического и финансового департаментов также есть законодательные акты, которые они должны соблюдать. Вы можете создать подобную систему сами, или можете купить программное обеспечение по системе управления документами (обычно это часть программного решения по безбумажному делопроизводству), чтобы настроить удобный для вас поток документов.
2. 2 Смените свои привычки отправления документов на печать. Ваши сотрудники не должны распечатывать все свои электронные данные. Поощряйте позицию отказа от необходимости вращаться вокруг принтера, даже если для этого вам придется убрать несколько принтеров, а к оставшимся затруднить доступ. Вам не потребуется много усилий для того, чтобы убедить сотрудников дважды подумать, прежде чем отправлять документ на печать. Установка программного обеспечения по управлению печатью (опять же, часть хорошего программного решения по безбумажному делопроизводству) может помочь перенаправлять документы на самый рентабельный принтер на этаже или в отделе, экономя по несколько центов на каждой распечатанной странице.
   • Также вам стоить установить параметры принтера на двустороннюю печать, что позволит использовать лист с обоих сторон. Более того, установите PDF printer на каждый компьютер, позволив пользователям "печатать” что-угодно через PDF-файл, который везде распознается и который легко перенести на любой компьютер.
3. 3 Переключитесь на электронные документы. Предоставьте вашим сотрудникам возможность легко сканировать бумажные документы, чтобы они могли отправлять их по электронной почте, а не делать несколько твердых копий и разносить вручную. Важные документы, которые нужно заархивировать, вначале отсканируйте в профессиональном режиме, а затем отправьте их на CD или DVD диск для хранения. Также, внедрите электронную доставку факсов на электронную почту ответственных сотрудников вместо распечатки их на факсовом аппарате.
   • Если ваши работники работают с множеством документов, вы можете снизить потребность в распечатке, предоставив им второй монитор. Возможность сличить документы на экранах уменьшит излишнюю распечатку.

Список программ по системе управления документами

• Ricoh Document Management System
• autom-8
• DOCS Open
• Docushare
• AutoEDMS
• Content Central
• Hitachi Enterprise
• Domino.doc
• Panagon
• MatrixDMS