Как отсортировать список в Microsoft Excel

3 части:Сортировка по алфавиту или возрастанию/убываниюСортировка с множеством критериевСортировка по цвету ячейки или шрифта

Excel является редактором таблиц, но как вы можете управлять и упорядочивать данные в соответствии с вашим потребностям? Инструмент «Сортировка» позволяет быстро сортировать данные (в столбцах) различных форматов. Используйте этот инструмент для организации данных и упрощения их понимания и использования.

Шаги

Часть 1 из 3: Сортировка по алфавиту или возрастанию/убыванию

1. 1 Выделите данные. Либо выделите данные в столбце, либо щелкните по одной ячейке в столбце, чтобы Excel автоматически выбрал данные.
   • Все выбранные данные в колонке должны быть одного формата (только текст, или только числа, или только даты и так далее).
2. 2 На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите на кнопку «Я↓А» или «А↓Я».
3. 3 Отсортируйте выделенные данные, нажав на соответствующую кнопку. Для сортировки данных по возрастанию (или по алфавиту, начиная с буквы А), нажмите «А↓Я»; для сортировки данных по убыванию (или по алфавиту, начиная с буквы Я), нажмите «Я↓А».
   • Если рядом с выделенным столбцом есть еще один столбец с данными, вам будет предложено включить эти данные в сортировку.
4. 4 Если при попытке отсортировать данные вы получили сообщение об ошибке, то это, скорее всего, связано с форматом данных.
   • Если вы сортируете числа, убедитесь, что данные во всех ячейках имеют числовой формат. Иногда числа импортируются как текст (из некоторых программ бухгалтерского учета).
   • Если вы сортируете текстовые данные, ошибки могут возникать из-за пробелов или плохого форматирования.
   • Если вы сортируете даты или время, проблемы, как правило, возникают из-за форматирования ваших данных. Для того чтобы Excel успешно сортировал даты, убедитесь, что все данные представлены в формате даты.

Часть 2 из 3: Сортировка с множеством критериев

1. 1 Выделите данные. Например, у вас есть таблица со списком имен клиентов, а также городов, в которых они находятся. Вы хотите сначала отсортировать города по алфавиту, а затем отсортировать по алфавиту клиентов в каждом городе.
2. 2 На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Сортировка». Откроется окно, в котором вы можете задать параметры сортировки.
   • Если ваши столбцы имеют заголовки, например, «Город» и «Имя», поставьте флажок у опции «Мои данные содержат заголовки».
3. 3 Создайте первое правило. Нажмите «Сортировать по», чтобы выбрать столбец с данными. В нашем примере выберите столбец с названиями городов.
   • В меню «Сортировка» выберите «Значения».
   • В меню «Порядок» выберите либо «от А до Я», либо «от Я до А» (в зависимости от того, как вы хотите отсортировать данные).
4. 4 Создайте второе правило. Для этого нажмите «Добавить уровень». Выберите второй столбец с данными (в нашем примере столбец с именами клиентов), а затем выберите порядок сортировки (для удобства выберите тот же порядок, что и для первого правила).
5. 5 Нажмите OK. Ваши данные будут отсортированы в соответствии с вашими правилами. Города и имена клиентов в каждом городе отсортируются в алфавитном порядке.
   • Этот пример рассматривал данные в двух столбцах. Но вы можете работать со множеством столбцов.[1]

Часть 3 из 3: Сортировка по цвету ячейки или шрифта

1. 1 Выделите данные. Либо выделите данные в столбце, либо щелкните по одной ячейке в столбце, чтобы Excel автоматически выбрал данные.
2. 2 На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» нажмите «Сортировка». Откроется окно, в котором вы можете задать параметры сортировки. Если рядом с выделенным столбцом есть еще один столбец с данными, вам будет предложено включить эти данные в сортировку.
3. 3 В меню «Сортировка» выберите «Цвет ячейки» или «Цвет шрифта».
4. 4 В меню «Порядок» выберите цвет и его положение («Сверху» или «Снизу»). Вы можете выбрать только те цвета, которые присутствуют в столбце.
   • При сортировке по цвету нет порядка сортировки по умолчанию. Вам нужно будет определить порядок самостоятельно.
5. 5 Сортировка по другому цвету. Для этого вам нужно будет добавить новое правило для каждого цвета в столбце. Нажмите кнопку «Добавить уровень», чтобы добавить еще одно правило для сортировки, и выберите требуемый цвет и порядок сортировки.
   • Убедитесь, что порядок сортировки в разных правилах одинаковый. Например, если вы сортируете данные сверху вниз, убедитесь, что в каждом правиле в меню «Порядок» выбрана опция «Сверху».
6. 6 Нажмите OK. Данные в столбце будут отсортированы по цвету так, как вы задали.

Советы

• Попробуйте различные варианты сортировки; благодаря этому можно подчеркнуть разные аспекты информации.
• Если в вашей таблице есть итоговые значения, средние значения и прочие аналогичные значения, будьте осторожны, чтобы они не попали в сортируемые данные.

Предупреждения

• Будьте крайне внимательны, чтобы выбрать все столбцы, нуждающиеся в сортировке.