Как отказать в просьбе о рекомендательном письме

2 части:Понимание некоторые основных правил написания рекомендательных писемОтказ в просьбе о рекомендательном письме

В идеале, когда кто-то просит вас написать рекомендательное письмо, вы должны почувствовать себя польщенным (ой), и отнестись к написанию рекомендательного письма с энтузиазмом. Однако в реальности вас могут иногда попросить написать рекомендательное письмо человеку, которого вам не хочется рекомендовать. Возможно, вы не знаете этого человека достаточно хорошо или, возможно, вы не думаете, что он или она заслуживает хорошего рекомендательного письма. Какими бы ни были причины для вашего нежелания давать рекомендательное письмо, есть способы отказать в просьбе вежливо и профессионально.

Шаги

Часть 1 из 2: Понимание некоторые основных правил написания рекомендательных писем

1. 1 Знайте, что рекомендательные письма всегда должны быть положительными. Цель рекомендательного письма - предоставить позитивную информацию о человеке, и указать, почему вы верите, что он или она будет ценным приобретением для компании. Если кто-то просит вас написать рекомендательное письмо, то такой человек ожидает, что вы напишете хорошее рекомендательное письмо. Если вы чувствуете, что не можете сделать это, то будет лучше отказать в просьбе о рекомендательном письме, чем писать потенциально вредное письмо.
   • Обычно это правило распространяется на все рекомендательные письма. Не соглашайтесь писать рекомендательное письмо, если вам хочется написать что-то в стиле: «Игорь всегда прилагает много усилий для достижения результата, но обычно он не оправдывает ожидания при решении проблем, возникающих у клиентов». Вместо этого рекомендации должны звучать полностью положительно: «Игорь преданный работник, который ставит потребности своих клиентов на первое место при решении технических проблем, возникающих у них».
2. 2 Помните, что рекомендации всегда должны быть честными. Не лгите. Вы подпишете это рекомендательное письмо, поэтому не кривите душой, чтобы написать положительное рекомендательное письмо. Если вам нужно будет солгать о ваших отношениях с человеком, вашей оценке его или ее квалификации или еще о чем-то другом, чтобы написать хорошее рекомендательное письмо, то лучше не писать такое письмо совсем.
3. 3 Поймите, что абсолютно нормально сказать: «Нет». Отказывать в просьбе о рекомендательном письме может быть тяжело и неудобно, особенно если вы видитесь или общаетесь с таким человеком часто. Однако ваше согласие поставит вас обоих в еще более неудобное положение в будущем. Защищайте свои принципы, и уважайте человека, отказав ему вежливо и честно.
   • Признайте, что если вы откажете кому-то, то такой человек может пытаться убедить вас изменить свое решение. Спланируйте заранее, как вы будете справляться с такой возможностью. Если человек будет настаивать и продолжает просить, стойте на своем. Не позволяйте чувству вины или социальному давлению изменить ваше решение.

Часть 2 из 2: Отказ в просьбе о рекомендательном письме

1. 1 Будьте честным (ой). Ложь может решить проблемы временно, но, скорее всего, она догонит вас в будущем, и в конечном итоге, она не поможет ни вам, ни человеку, попросившему рекомендации. Вам не нужно быть прямым до грубости, нет никакой необходимости говорить: «Ни за что, вы ужасный работник, и мы все ненавидим вас». Но вам не нужно придумывать оправдания, чтобы отказать человеку.
2. 2 Объясните вежливо ваши причины. Часть честности – объяснение причин, даже если это заставляет вас чувствовать себя неловко и неприятно. Как можно вежливее расскажите человеку о ваших причинах для отказа.
   • Если вы отказываете в просьбе, потому что не знаете человека достаточно хорошо – это достаточно простая ситуация, которую можно решить дружелюбно и правдиво. Просто скажите что-то вроде: «Так как мы не работали вместе много, я боюсь, что не смогу написать достаточно полные рекомендации для вас».
   • Если вы отказываете в просьбе, потому что качество работы сотрудника не заслуживает рекомендаций, то тут будет сложнее. К сожалению, вам все равно нужно быть честным (ой): «Мне кажется, я не смогу дать вам хорошие рекомендации».
3. 3 Подумайте в возможности предложить другого человека, который сможет написать рекомендательное письмо. Если вам удобно сделать это, то вы можете предложить, чтобы ваш сотрудник, попросил (а) кого-либо еще написать рекомендательное письмо. Лучше всего это делать, если вы отказываете в просьбе, потому что вы не знаете человека достаточно хорошо. Вы можете просто сказать: «А почему бы вам не просить Юлию? Она проработала с вами гораздо дольше меня». Если вы не можете написать рекомендательное письмо в связи с ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей, вы также можете подумать о предложении альтернативы. Откажите в просьбе и добавьте: «Возможно, вы можете попросить Николая или Ирину».
4. 4 Помните о вежливости. Всегда можно быть и вежливым (ой), и честным (ой). Подбирайте ваши слова тщательно (вместо «да ни за что!» скажите: «Я не могу этого сделать»), и не отклоняйтесь от темы. Имейте в виду, что человек просит вас о рекомендациях, потому что он или она думает, что вы напишите хорошее рекомендательное письмо. Ваш отказ может причинить боль и разочаровать. Вежливость и доброжелательность могут смягчить удар.
5. 5 Поддерживайте беседу приятной, но короткой. Возможно, вы сможете объяснить причины отказа одним или двумя предложениями, вам не нужно долго объяснять причины или читать человеку нотации. Просто скажите: «Нет», кратко назовите причины и возможно предложите кого-то другого.
6. 6 Боритесь с желанием постоянно извиняться. Люди, как правило, чрезмерно извиняются, когда чувствуют себя неловко. Принести свои извинения один или два раза - приемлемо, но постоянное повторение извинений не поможет человеку. Это только сделает ситуацию еще более неудобной. Помните, вы не делаете ничего плохого.
7. 7 Придерживайтесь своего решения. Когда вы отказали кому-то в рекомендательном письме, не передумайте, только потому что человек сильно просит, ругается или другим способом пытается изменить ваше решение. Если вы сдадитесь, то это поставит вас в неприятную ситуацию, ведь вы напишите кому-то рекомендательное письмо, поступившись своими принципами. Оставайтесь сильным (ой)!

Советы

• При отказе в просьбе о рекомендации кому-то, обе стороны могут расстраиваться, смущаться и чувствовать себя в неудобном положении. Постарайтесь не чувствовать себя виноватым (ой). Помните, что лучше отказать человеку, чем написать не самые удачные рекомендации.