Как отформатировать электронное письмо

E-mail является одной из наиболее часто используемых форм общения, наряду с текстовыми сообщениями, телефонными звонками и приложениями для обмена мгновенными сообщениями. Общение с помощью электронной почты настолько распространено, что многие люди забыли, как правильно создавать его. Хорошо созданное электронное письмо отражает профессионализм и искренность сообщения, которое оно передает. Так что точно необходимо знать, как форматировать сообщение электронной почты.

Шаги

1. 1 Напишите тему своего электронного письма. Строка с заголовком (темой) сообщения электронной почты служит кратким резюме того, о чем будет сообщение. Строка с заголовком должна быть четкой и лаконичной, чтобы предоставить получателю идею о теме электронного письма в нескольких простых словах.
   • Например, если пишете кому-то о бизнесе, то не усложняйте строку темы слишком многими деталями (как, например "Мне нравится автомобиль, на которым вы ездите. Мне нравится его синий цвет, и колеса - великолепны").
   • Четко выскажите свой мотив непосредственно в строке темы сообщения. Например: "Заинтересованный покупатель вашего голубого Sedan”.
2. 2 Включите соответствующее приветствие. Не начинайте письмо сразу с того, о чем вы должны рассказать. Включите общие приветствия, как "Привет” или "Добрый день”. Вы не хотели бы, чтобы появился случайный человек и стал сразу говорить с вами, даже не поздоровавшись, не так ли? То же самое касается и писем.
   • Чтобы сделать приветствие более личным, в свое приветствие включите фамилию адресата.
3. 3 Напишите текст сообщения. В зависимости от вида сообщения, которое вы пишете, и того, кому его отправляете, можно написать его так, как нужно вам.
   • Если пишете близкому человеку, то могли бы создать содержание письма личным; но если пишете деловое письмо, то должны создавать письмо настолько профессиональным, насколько можете.
   • Кроме того, необходимо помнить о формате сообщения. Не используйте трудно читаемые стили шрифтов, размеры, форматы и избегайте использования прописных букв. Заглавные буквы в цифровом мире напоминают крик.
4. 4 Включите заключительное слово. Не просто заканчивайте свое электронное письмо, где оканчивается сообщение. Напишите заключительные слова, как "Искренне,”, "С уважением” или все, что, по вашему мнению, подойдет лучше к электронному письму, которое вы пишете.
   • Заключительное слово должно обязательно хорошо подходить под содержание электронного письма. Почему? Потому что, если пишете бизнес-сообщение, то не должны указывать "С любовью, ваш” в качестве заключительного слова в письме; это было бы неуместно.
5. 5 Добавьте подпись. Хотя адрес электронной почты уже включает в себя ваше имя в каждом электронном письме, все же рекомендуется включать подпись вместе с каждым сообщением, которое сочиняете. Подписями могут быть простой текст или, если хотите быть креативным, фотографии (как логотипы, фирменные знаки и т.п.).
   • Используйте опцию Signature (Подпись), которую все веб-почты или клиентское приложение электронной почты имеют, для создания собственной подписи.

Советы

• Помимо форматирования сообщений электронной почты, вы также должны правильно использовать указанные адреса электронной почты. Отправлять сообщения другу детства, используя адрес "galactic_hero123@email.com” - это хорошо, но это не такая уж хорошая идея, если отправляете деловые электронные письма своему боссу.
• Используйте правила Интернет-этикета при создании писем. Не отсылайте спам-сообщения и сообщения неизвестным контактам.
• Всегда дважды проверяйте электронные сообщения перед их отправкой, чтобы избежать отправки нескольких сообщений одному получателю. Ваши сообщения могут быть помечены как SPAM (спам), если будете так поступать.