Как организовать систему хранения документов

Существует несколько способов создания картотеки. Выбор зависит от ваших нужд и предпочитаемого метода поиска.

Шаги

1. 1 Рассмотрите преимущества алфавитной системы хранения. Алфавитная система отлично работает, если вы сортируете имена людей, авторов, названия фильмов и книг и т.д. Если вы используете простые для поиска имена документов, алфавитная система будет для вас, пожалуй, самой удобной и простой в использовании.
2. 2 Используйте разделение по темам. Если вы учитесь или работаете с определенным набором предметов, разделение по темам может быть весьма удобно для поиска информации. Например, если вы изучаете право, ваши документы могут быть разделены по названиям предметов: конституционной право, административное право, международное право и т.д.
3. 3 Разделяйте предметы по частоте использования. Это хорошо работает с бумагами, которые вы используете постоянно. Эта система хорошо работает в сочетании с другой, например, алфавитной. Размещайте наиболее часто используемую информацию компактно в том месте, откуда ее будет просто и быстро достать, например, в передней части ящика для бумаг.
4. 4 Попробуйте числовую систему. Такая система хорошо подходит для работы с числами или датами. Например, если вы работаете со счетами, чеками, событиями, числовая система поможет извлекать информацию очень быстро. В рамках нее можно делать отдельное разделение по месяцам и годам. Для людей, использующих числа в качестве способа идентификации документа, например, работающих с медицинскими бумагами, правовыми документами, судебными протоколами и т.д. числовая система будет очень практичным методом поиска информации в картотеке.
5. 5 Используйте цвета. Такой креативный подход будет полезен людям с хорошей визуальной памятью. Использование цветового кода может помочь при создании перекрестных ссылок на разные проекты.

Советы

• Данные принципы полезны в том числе и для компьютерных систем хранения данных.
• Используйте указатели для данных, расположенных не по алфавиту. Указатели должны быть организованы в алфавитном порядке, чтобы данные можно было быстро найти. Указатель стоит помещать в передней части хранилища документов.
• Начните с перебирания и сортировки ваших бумаг, в процессе чего следует отмечать бумаги для последующей категоризации.
• Также следует иметь отдельное место для документов, которые не входят ни в одну из имеющихся категорий.

Что вам понадобится

• Картотечные таблицы
• Папки для документов
• Ящики для хранения папок