Как организовать конференцию

Вам дали монументальную задачу – организовать конференцию, что повлечет за собой огромный список дел. Есть место проведения конференции, список гостей, материалы, технологии и даже прохладительные напитки, о которых стоит подумать и спланировать. Если вы начинаете жалеть об этой новой обретенной уверенности в вас вашего босса, осуществить это, притормозите, переведите дух и знайте, что у вас есть все навыки, чтобы выяснить, как организовать конференцию.

Шаги

1. 1 Запишите свои цели и повестку дня. Вам нужно будет четко определить, что вы надеетесь достичь с этой конференцией, потому что это будет определять остальную часть ваших решений. Знайте, что вы хотите донести и кому, прежде чем начать любую другую деятельность в организации конференции, чтобы облегчит дальнейший стресс.
2. 2 Развивайте свой бюджет. Нечего делать, пока вы не определите, сколько денег вам придется потратить в целом, а затем разбить эту сумму по назначениям, таких как место проведения конференции, материалы и гонорары лекторов. Придерживайтесь вашего бюджета, и если вы передали обязанности, убедитесь, что ваши помощники также придерживаются их денежных лимитов.
3. 3 Выберите место проведения конференции. Когда ищите место, учитывайте количество участников, удобство расположения, парковку и близость к общественному транспорту, аэропорту и отелю. Ваша цель поиска места для проведения конференции заключается в том, чтобы сделать эту конференции как можно проще для ее участников.
4. 4 Определите меню. Когда вы организовываете конференцию, вы должны помнить, что участники не захотят сидеть весь день без хорошей еды, и многие не знают, что доступно в близлежащей местности. Подумайте, будете ли вы нанимать выездное обслуживание, чтобы сделать завтрак, обед и закуски или администрация места проведения конференции, которое вы выбрали, обеспечит питание участников.
5. 5 Заручитесь поддержкой персонала места проведения конференции. Если вы выбрали место, которое известно в проведениях конференций, то используйте этот бесценный ресурс. Это то, что персонал делает каждый день, и должен быть в состоянии ответить на любые вопросы или проблему и предоставить консультации при необходимости.
6. 6 Настаивайте на репетиции. После того как вы завершили все дела по подготовке к вашей конференции, не оставляйте ничего на волю случая, оставаясь с остальными участниками, если конференция должна скоро начаться. Появитесь в месте проведения конференции и встречи с персоналом накануне, чтобы быть уверенным, что все на месте и позаботиться о любых последних деталях.

Советы

• Заранее попросите колонки, если будет нужно какое-либо дополнительное оборудование для их выступлений, например, подиум, телевизор, большие экраны или компьютеры.
• Узнайте, есть ли у любого из ваших участников конференции особые требования к питанию при подготовке меню.
• Как вы сравниваете ценообразование на площадках, также спросить о цене на продукты питания, воду, напитки, и т.д. Они могут быть очень дорогими.
• Рассмотрите цель конференции при оборудовании комнаты: предоставьте зал для сидящей аудитории или с сидениями и столами для заметок.