Как организовать и провести семейную встречу

С появлением компьютеров и сетевых технологий стало намного легче исследовать генеалогическое древо. Узнав о родственниках, многие люди с удовольствием организовывают большие семейные встречи. Но с чего начать, если организация такой встречи будет возложена на вас? Что и когда нужно сделать? Стоит ли нанимать организатора семейных встреч, организовывать семейный комитет по планированию мероприятия или взвалить все обязанности на свои плечи?

Шаги

1. 1 Спросите у других членов семьи, кто из них готов помочь в выборе места и времени, а также планировании и проведении мероприятий? Запустите информацию – пусть всем будет известно, что вы планируете провести встречу всех родственников. Напоминайте о событии почаще, причем первую информацию о мероприятии стоит распространить за 1-2 года до события. Это позволит всем участникам запланировать отпуск или скорректировать свой график соответственным образом.
2. 2 Если вы сформировали организационный комитет, назначьте конкретные обязанности для каждого члена. Задания могут быть, например, изготовление футболок и сувениров, организация исторического тура, планирование развлекательной программы, фотосъемка и т.д.
3. 3 Подготовьте для каждого члена комитета четкие инструкции, как выполнять его/ее обязанности. Создайте график напоминаний/выполнения задач. Можете воспользоваться компьютерными программами для планирования разных событий. В них включены разные полезные функции, включая планировщик событий и функциональные описания разных мероприятий. Можете создать свои собственные материалы, используя базы данных и бесплатные шаблоны для них.
4. 4 Составьте график предстоящей встречи за 1-2 месяца до ее проведения, и выполняйте все запланированные действия. Оставайтесь на связи, используя все доступные средства коммуникации.
5. 5 Пусть каждый из организаторов несет ответственность за возложенные на него/нее обязанности.
6. 6 Обдумайте основные пункты программы. Например, вы можете наградить самых старших членов семьи, выдающихся родственников, рассказать о тех, кто выполняет сложные задания и т.д. Поддерживайте и ободряйте друг друга!
   • Организуйте легкие напитки и закуски на время встречи.
   • Рассказывайте истории и анекдоты, но избегайте сплетен и распространения слухов. Сохраняйте дружественную и позитивную атмосферу.
   • Наполнитесь любовью, чтобы дарить ее окружающим, включая тех, с кем вы обычно ссоритесь!

Советы

• Существует много полезных онлайн-приложений, которые пригодятся в подготовке и организации семейной встречи. Воспользуйтесь такими инструментами, как планировщик событий, служба напоминания, календарные таблицы, списки распределения обязанностей, формулировка обязанностей членов оргкомитета, перечень необходимых вещей, планировщики меню.
• На организации встречи всегда можно сэкономить. Найдите бесплатные информационные материалы и сувениры в местной торгово-промышленной палате, локальных музеях и туристических центрах. Поищите бесплатные или дешевые залы собраний (например, в местном университете). Сэкономьте на пригласительных, воспользовавшись бесплатным интернет-сервисом eCards.
• Какая же семейная встреча обойдется без изготовления семейного фотоальбома?
• Выпуск компакт-диска с буклетом, фото- и видеоматериалами поможет сохранить лучшие воспоминания о встрече.
• Подумайте об организации мини-встречи для представителей разных семей, чтобы создать оргкомитет встречи всего рода. Комитет может организовывать ежегодные или регулярные встречи – все зависит от того, сколько времени и усилий вы готовы вложить.

Предупреждения

• Не останавливайте свой выбор на каких-либо услугах только из-за того, что они дешевые или расположены поблизости. Воспользуйтесь рекомендациями людей, которые не заинтересованы в получении личной выгоды.
• Делегируйте полномочия, руководствуясь умениями и компетентностью людей.
• Не откладывайте на потом.