Как оценить усовершенствование рабочих процессов

Компании и организации в каждой индустрии стремятся усовершенствовать рабочие процессы и процедуры. Управление рабочими процессами важно для эффективности организации, обслуживания потребителей, увеличения прибыли, удовлетворенности клиентов и эмоционального состояния работников. Хотя поставить цели и задачи усовершенствования рабочих процессов легко, измерить эффективность процессов и их усовершенствование в течение определенного периода времени порою может быть сложнее. Измеряйте усовершенствование рабочих процессов путем сравнений, доказательств, моделей и других статистических и субъективных показателей.

Шаги

1. 1 Создайте определения и стандарты. Цели и задачи усовершенствования рабочих процессов должны быть определены до того, как станет возможным измерение улучшений. Запишите, чего вы ожидаете от усовершенствования процесса, и сообщите эти стандарты всем, кто вовлечен в данный процесс.
2. 2 Оцените воздействие усовершенствования процесса. Определите, какие последствия вызваны изменением процедур, и являются ли эти изменения позитивными или негативными. Обратите внимание, какой эффект на конечные результаты произвело улучшение процесса либо отсутствие улучшений. Достигните консенсуса в идентификации полученных эффектов.
3. 3 Сравните воздействие на заранее обговоренные стандарты или определения успеха. Определите, в чем именно процесс достиг или не достиг заранее установленных стандартов, и постарайтесь количественно выразить величину возврата на инвестиции в усовершенствование. Отметьте, где именно улучшение оказалось неадекватным.
   • Создайте план действия, чтобы добиться постоянного усовершенствования, так же как и исправлений в тех областях, где улучшения не были достигнуты. Удостоверьтесь, что существует система, которая обеспечит непрерывное усовершенствование процесса после того, как было произведено измерение.
4. 4 Установите, насколько серьезно организация относится к усовершенствованию рабочих процессов. Поговорите с работниками и другими участниками, чтобы понять, насколько серьезно относятся к этому члены отдельных команд, так же как и вся организация в целом. Если существуют проблемы с настроем отдельных команд, решите их как можно быстрее, принимая во внимание советы окружающих по их устранению.
   • Спросите работников, насколько позитивно они оценивают новые процедуры и свое участие в них. Определите, чувствуют ли они, что их роль в рабочих процессах является необходимой и ценной, насколько они понимают важность своей роли в достижении конечных результатов.
   • Удостоверьтесь, что работники получили достаточно тренинга в работе по новым процедурам, чтобы добиться успеха в улучшении работы бизнеса в целом. Определите, имеют ли они необходимое оборудование, и спросите, что еще им необходимо для успешной работы. Удостоверьтесь, что они действительно используют новые процессы.

Советы

• Измеряйте только то, что действительно важно для вашего бизнеса или компании. Измерение эффективности рабочих процессов занимает время. Не отвлекайтесь на измерение воздействий и эффектов, которые не имеют значения для вашей организации.
• Не забудьте включить неизмеримые преимущества в оценку усовершенствования процессов. Сбор и анализ данных объяснят и выразят количественно большую часть результатов. Но усовершенствование рабочих процессов может также принести преимущества, которые не увидеть в графиках и таблицах. Возможно, улучшился эмоциональный настрой работников, их удовлетворение работой, уверенность в исполнении своих обязанностей и гордость за компанию, где они работают.