Как оценить командную работу в бизнесе

Если ваши служащие представляют собой команду, если у них есть желание работать вместе, а не противостоять друг другу, по всей вероятности, у вас получится преуспеть в вашем деле. Оценить командный дух в бизнесе – это значит определить существующие проблемы с коммуникацией и проблемы с организацией рабочего процесса и решить их как можно быстрее. Начните оценивать командную работу с сегодняшнего дня. Ниже вы найдете подробные инструкции и рекомендации по переподготовке в данном случае торгового персонала, если возникнет необходимость.

Шаги

1. 1 Начните с основного. Определите свои ожидания и установите требования. Это могут быть какие-то важные задачи, например облегчение рабочего процесса внутри компании, увеличение объема продаж, уменьшение текучести персонала, улучшение морально-психологического состояния коллектива. Кроме того, можно задаться целью сделать свою компанию легко узнаваемой на рынке, подготовив для этого работоспособную, профессиональную команду. Запишите все свои идеи – пока что они ни к чему не обязывают, не оцениваются и не воспринимаются всерьез.
2. 2 Составьте личный перечень происходящих изменений и их анализ, чтобы уже на этой стадии увидеть, существуют ли способы улучшить дальнейший процесс по мере возникновения необходимости, как например, найти пути внедрения более современных технологий. Позже обдумайте различные идеи, которые, как вам кажется, вы смогли бы претворить в жизнь. Обращайтесь к ним всякий раз, когда какие-то шаги уже сделаны.
   
   Будьте прагматичным sесли, в идеале, ваша команда уже работает на отлично, покупатели счастливы и не существует явных проблем, в этом случае нет существенной причины делать изменения с целью изменений.
3. 3 Проведите групповую беседу с участниками коллектива, а затем поговорите индивидуально с каждым, чтобы узнать, что они чувствуют, о чем беспокоятся, какие цели перед собой ставят для достижения успеха, с какими препятствиями сталкиваются в рабочей обстановке при выполнении своих функциональных обязанностей и приобретении практических навыков.
4. 4 Определите «скрытые» проблемы, о которых вам, как правило, не говорят. Если вы чувствуете, что от вас явно что-то скрывают, тогда вернитесь назад и организуйте встречу с отдельными сотрудниками и узнайте их мнение, например: «Я слышал, есть проблема с программой для контроля уровня запасов. Это причиняет вам беспокойство?». Если ответ звучит наподобие: «С программой все в порядке, просто сотрудники неверно заносят данные!», значит, вы уже определили, что проблема существует и в чем именно она заключается; то есть все, что необходимо, это переподготовка персонала и качественный контроль ввода данных.
5. 5 Слушайте внимательно. Иногда можно прочесть между строк, что сотрудник боится получить обвинения и потерять хорошее место, даже если он пытается оставаться дипломатичным.
6. 6 Определите проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники. Эти проблемы могут быть как очевидными и закономерными, так и скрытыми. Кроме того имейте в виду, что помимо проблем, существующих внутри компании, есть еще и проблемы в личной жизни сотрудников, которые имеют побочные эффекты, как например, усталость, раздражительность и поглощенность мыслями на рабочем месте. Распространенными проблемами внутри компании могут быть офисные интриги и сплетни, устаревшая или низкокачественная продукция, низкая информационная осведомленность, слабые навыки и отсутствие опыта правильного обращения с клиентами, устаревшее системное и программное обеспечение, непригодное сервисное оборудование, плохой ассортимент продукции, слабые линии доступа к потребителям, недостаток необходимой/полезной информации.
   • Чтобы повысить информационную осведомленность сотрудников относительно продукции, организуйте учебный семинар. Если вы занимаетесь продажей товаров, многие производители и поставщики захотят организовать для вас бесплатный семинар, особенно если это укрепит взаимовыгодные деловые отношения.
   • Офисные интриги – это та составляющая трудовых отношений, с которой сложнее всего разобраться. Наиболее провокационными способами являются негативные действия или бездействие сотрудника с целью навредить и усложнить условия пребывания для остальных членов коллектива. Такое сложное тормозящее поведение своего коллеги может в конечном итоге заставить их испытывать чувство безысходности и стать причиной поиска нового места работы. В этом случае наилучший способ решить проблему – это развести и определить членов коллектива в разные рабочие условия; если такой возможности нет, разберитесь непосредственно с источником проблемы и посмотрите, какова будет ответная реакция на проведенную беседу, переподготовку и предупредительное сообщение. Если в вашей компании не существует реально действующего кодекса корпоративной этики, именно сейчас самое время разработать его; на самом деле, процесс его разработки – это своего рода катартический процесс для сотрудников, которые видят в нем возможность выявления способов предотвращения или борьбы с обструктивным поведением. Отреагировать на офисные интриги необходимо как можно быстрее, поскольку они имеют свойство быстро распространяться и оказывать вредное влияние на людей.
   • Для новых сотрудников или для сотрудников с низким уровнем профессиональных знаний и умений, как например, медленная обработка ценовых предложений или ответы на звонки, а также для сотрудников с грубой манерой работы с клиентами организуйте тренинги или семинары. Выбирайте тренинги, которые предлагают много ролевых игр как индивидуальных, так и коллективных. Ролевая игра помогает участникам найти новые способы решения вопросов, которые являются для них затруднительными. Если есть возможность, поручите более опытным сотрудникам работу с менее опытными коллегами, чтобы в процессе игры происходил обмен знаниями.
   • Что касается личных проблем, никак не связанных с рабочей обстановкой, все, что можно сделать, это предложить сотруднику услуги, которые уже существуют в вашей компании, например, помощь психолога. Необходимо как можно больше поддерживать коллег, которые испытывают трудности, и найти способы организовать для них более свободный режим рабочего дня, тем самым снижая напряженность как дома, так и на работе. Сотрудники, получившие свободу действий и поддержку в разрешении проблемы на начальном этапе, будут верными и наиболее трудоспособными, как только снова станут на ноги.
7. 7 Возьмите за правило регулярно проверять, применяются ли существующие методики и комплексные мероприятия и в действительности ли они работают. Иногда система мероприятий может существовать на бумаге, но не работать, так что сотрудники предпочитают скорее обойти проблему, чем начать суетиться в попытках справиться с ней. Это очень снижает продуктивность работы и увеличивает степень разочарования (мастерство, рвение и изобретательность могут к настоящему времени проявиться). Такие проблемы, как плохая коммуникация коллег и несовершенная система взаимодействия подразделений компании, что может замедлить работу коллектива или способствовать тому, что они будут выполнять ее без энтузиазма, необходимо выявить и устранить как можно раньше.
   • Если проблема не в средствах технического обеспечения, спросите индивидуально у каждого сотрудника, какие проблемы у него возникают с системой и почему общение происходит не так гладко, как хотелось бы. Возможно, для этого необходимо будет провести конфиденциальную беседу с ними где-то за пределами предприятия, например, в кафе или на другой нейтральной территории.
8. 8 Работайте над улучшением внешнего вида и планировки здания и усовершенствованием расстановки оборудования. Маленькие тесные коридорчики и устаревшее изношенное оборудование могут подорвать моральный дух коллектива и разочаровать и отпугнуть клиентов. Даже если это и не кажется приоритетной задачей, это средства, израсходованные не напрасно – лучше потратить небольшую сумму и решить мелкую проблему, чем впоследствии тратить огромные средства для решения существенных задач.
   • Проверьте эргономические свойства рабочего места всех сотрудников.
   • Посмотрите, как взаимодействуют ваши подчиненные с клиентами. Такие составляющие, как мебельное оборудование, рабочая обстановка, планировка здания и т.д., содействуют или препятствуют общению с потенциальным покупателем?
9. 9 Установите для сотрудников систему внесения рациональных предложений и высказывания замечаний. На любое предложение (например, заявка на переоборудование или ремонт, идея проектирования чего-либо) необходимо предоставить обратную связь, указав, возможно ли его осуществление. Поощряйте коллективные и индивидуальные предложения, поскольку они свидетельствуют о том, что ранее были проведены обсуждения и достигнута договоренность, а это может иметь позитивный результат для ведения вашего бизнеса.
   • Разумеется, по разным причинам не всегда есть возможность осуществить все задуманные идеи. Давать обратную связь означает, в первую очередь, выслушать собеседника, который обратился с предложениями; реагируя на них, вы показываете свою открытость, кроме того, это свидетельствует, что система должна работать на справедливых условиях. Вы должны скорее попытаться реализовать видоизмененный вариант внесенного предложения, нежели пребывать в полном бездействии.
10. 10 Консультируйте, консультируйте и еще раз консультируйте. По мере возможности консультируйте своих клиентов относительно методов исследования либо в режиме онлайн, либо в любом другом режиме, сообщайте, есть ли необходимость уточнять что-либо при личном контакте. Советуйтесь с лидерами команды или членами коллектива. Советуйтесь с независимыми консультантами, например, со своим бухгалтером, наставником по развитию бизнеса или другими людьми, которые хорошо владеют информацией относительно управления деятельностью предприятия. Получение обратной связи от каждого – это важный показатель вашей командной работы в комплексе и общего направления, в котором движется ваш бизнес. Несмотря на то, что невозможно угодить каждому, это наилучший способ находить новые идеи и новые решения.
11. 11 Обратитесь к нововыявленным сведениям и сравните их с вашими первоначальными, исходными ожиданиями. Вполне вероятно, что ваши прежние ожидания уже не актуальны, но некоторые соответствия вы все же можете заметить. Для руководителя наиболее важно четко осознавать, как хорошо они понимали персонал, знали компанию до момента, как познакомились ближе.
12. 12 При необходимости вносите изменения и продолжайте проводить мониторинг. Возможно, и неудивительно то, что многие методы командного взаимодействия не дают желаемого результата просто из-за отсутствия обратной связи, управления и контроля, чтобы удостовериться, что все происходит и работает должным образом. Если у вас нет возможности поддерживать контакт напрямую, вероятно, появится необходимость создать новую должность для сотрудника, который будет это курировать. Такой сотрудник может стать своего рода посредником между вами и подчиненными, держать коллектив в курсе всего происходящего, а вам передавать все проблемы персонала.

Советы

• Руководителю следует избегать двух крайностей. Первая крайность – это настолько отстраниться и не вникать в суть происходящего, что потом не суметь выявить проблемы, поскольку информация не всегда просачивается. Вторая крайность – быть настолько в гуще событий, что потом не суметь оставаться объективным и эмоционально отстраненным. В последнем случае рекомендуется прибегнуть с помощи независимого менеджера, который бы курировал и принимал участие в тренинге.

Предупреждения

• Очень часто не предоставляется возможным переквалифицировать сотрудника, которому кажется, что он уполномочен выполнять работу так, как считает целесообразным, не беря во внимание то, как воспринимают это его коллеги и клиенты. Если невозможно добиться изменений к лучшему, посмотрите, как этот сотрудник мог бы работать в роли подсобника в какой-то другой сфере деятельности и на самом ли деле он хочет выполнять свою работу
• Существует значительный риск, особенно в условиях работы в мелких компаниях, если действовать скрытно, прибегая к помощи так называемого «крота», фиктивных заказчиков, используя секретные операции и тайных агентов, поскольку это может оттолкнуть подчиненных, как только правда об этих событиях раскроется. Однако иногда это единственный способ получить истинное, объективное представление. Используйте такие приемы только в крайнем случае, поскольку очень часто результаты оказываются недостоверными, особенно если враждебно настроенный сотрудник создает фальшивый образ своего коллеги с целью избавления от «системы слежения».
• Проявляйте внимание по отношению к «либеральным» сотрудникам. Речь идет о том, чтобы просто поговорить с ними и дать возможность продолжить работу, ничего при этом не делая для устранения проблем. Это общепринятая методика, которой пользуются многие люди, думая, что предоставленная возможность выразить свои чувства и эмоции решит проблему. Это может служить в качестве разрядки, но само по себе проблему не устраняет. К концу дня ваш подчиненный, вероятнее всего, почувствует душевное истощение и не захочет обсуждать свои проблемы.

Что вам понадобится

• Записная книжка или документ Word, чтобы записывать ваши цели и сравнивать достижения.
• Время для бесед, консультаций и корректировок.