Как навести порядок в шкафу с документами

У большинства людей на работе или дома есть хотя бы один шкафчик или картотека для хранения документов. И, как правило, многим не нравится царящий там порядок (точнее, беспорядок). Но даже самые страшные завалы из бумаг и документов можно легко упорядочить, воспользовавшись советами из этой статьи. Одновременно вы избавитесь от скопившегося мусора, и нужные бумаги будет легко найти.

Шаги

1. 1 Подумайте, какая система вам подойдет. Возможно, вам достаточно хранить в одном ящике счета, в другом – налоговую информацию, в третьем все остальные бумаги.
2. 2 Просмотрите каждый ящик по отдельности, одновременно составляя список его содержимого. Если бумаги уже сложены в файлы или папки, перепишите их названия и содержимое.
3. 3 Освободите большую поверхность (например, рабочий стол), чтобы выполнить предварительный осмотр и сортировку всех документов, которые рассеяны по отдельности. Складывайте их в пачки с учетом того, как бы вы хотели рассортировать содержимое картотеки (отдельно счета по кредитам, квитанции о расходах и так далее). На этом этапе неплохо отложить в сторону старые документы, чтобы уничтожить их или переместить в архив/макулатуру.
4. 4 Закончив этап сортировки, обновите свою первоначальную систему, добавив в нее появившиеся категории.
5. 5 Теперь просмотрите перечень документов, и подумайте, какая система систематизации подойдет лучше всего лично для вас, для офиса или для дома. Например, рабочие документы можно сортировать по проектам или отделам, а личные бумаги – по типу счетов. Не забывайте, что каждую отдельную категорию можно сортировать по месяцах/годах.
6. 6 Создайте новый список файлов и папок, чтобы подготовить для них подписи. Записывайте каждый ящик на отдельном листе. С левой стороны листа записывайте категории (обычно это сортировочные листы, разделяющие отдельные отделы), а с правой – индивидуальные папки, относящиеся к каждой категории (это могут быть пластиковые файлы или тонкие папочки с документами). Например, в категории «Кредитные счета» могут быть папки «MasterCard», «Visa», и «Gas Card», или же вы сделаете общие папки, отсортировав счета по годам «2005», «2004», и так далее.
7. 7 Убедитесь, что у вас есть все необходимое. Понадобится набор картотечных разделителей и упаковка тонких папок/файлов, и все отдельные категории должны быть аккуратно подписаны, чтобы упорядочить все документы. Зайдите в ближайший магазин канцтоваров, чтобы выбрать все необходимое в соответствии с предполагаемой системой картотеки.
8. 8 Подготовьте названия папок, используя печатные буквы (проще набрать текст на компьютере и распечатать). Наклейте названия на папки и картотечные разделители.
9. 9 Пройдите по всем ящикам по отдельности, заменяя старое содержимое новыми категориями. Затем нужно достать все бумаги из старых папок и переложить их в новые соответственно вашей системе. Аналогичную процедуру следует выполнить с отдельными документами (категория «разное»).
10. 10 Подготовьте для каждого ящика название, соответствующее его содержимому. Теперь можете выбросить старые папки, ужасавшие вас. Поздравления, вы успешно справились!

Советы

• Будьте терпеливы, особенно вначале, когда трудно найти нужные документы или запомнить систему сортировки. Чтобы облегчить задачу, можете распечатать и прикрепить на шкаф перечень категорий/папок.
• Разрабатывая свою систему организации картотеки, подумайте, насколько часто используются те или иные документы. Наиболее востребованные папки нужно поместить в передней части ящика или в другом легкодоступном месте. Неплохая идея – выделить отдельный ящик для текущих проектов.
• Не бойтесь использовать разные системы организации документов. Домашний кабинет не должен повторять офисную картотеку.
• Эти же шаги можно применить для организации компьютерных каталогов и файлов!
• Чтобы поддерживать порядок, не обязательно складывать по папкам все документы. На рабочем столе можно поставить несколько открытых полочек-треев. Достаточно раз в неделю опустошать их, перемещая устаревшие документы в картотеку/шредер.
• Чтобы не запутаться с тем, откуда была взята какая-то папка, напишите под основным названием каталожную категорию, используя для этого шрифт меньшего размера. В некоторых компьютерных программах для организации картотек такая опция предусмотрена сразу.

Предупреждения

• Когда нужно отправить в картотеку новый файл, не спешите класть его в первый попавшийся ящик. Задумайтесь на мгновение и решите, где в вашей системе лучше хранить такие документы, и положите папку именно туда.
• Когда отдельных документов становится чересчур много, не спешите рассовать их в новые папки безо всякой системы – это прямой путь к хаосу и дезорганизации. Подумайте и проверьте, не созданы ли в вашей системе категории для таких документов?