Как написать заявку

2 методика:Спланируйте вашу заявкуНаписание вашей заявки

Умение писать хорошие заявки – это очень полезный навык во многих сферах: от учебы, до управления бизнесом или, например, геологии. Цель каждой заявки – проинформировать о своих намерениях компетентных людей и получить их поддержку. Если ваша заявка привлечет внимание тех, кто принимает решение, то они утвердят ваш план или предложение. Зная, как написать убедительную, привлекающую внимание заявку, вы сможете достигнуть успеха во многих сферах.

Шаги

Метод 1 из 2: Спланируйте вашу заявку

1. 1 Определите проблему и ее решение. Все должно быть очень просто. С какой проблемой вы имеете дело? Как бы вы ее решили? Изложите все настолько кратко (и реализуемо), насколько возможно.
   • Ваша заявка должна раскрывать проблему «и» предлагать решение, способное убедить незаинтересованных, скептически настроенных читателей поддержать его.[1] Вам может попасться непростая аудитория. Решение, которое вы предлагаете логическое и выполнимое? Сколько времени вам потребуется на его реализацию?
2. 2 Подумайте о своей аудитории. Для начала – что это за люди? Обязательно подумайте о тех, кто будет вас слушать, что они уже могут знать или чего не знают о теме вашего выступления, прежде, чем начать писать.
   • Что вы хотите предложить аудитории в своем заявлении? Какое общее ощущение должно оставить ваше предложение у слушателей?
   • Откорректируйте тон вашего выступления, чтобы он максимально соответствовал ожиданиям и пожеланиям аудитории. Что они хотят услышать? Как лучше всего «пробиться» к ним? Как можно помочь им понять то, что вы пытаетесь сказать?
3. 3 Не забывайте о стиле. В зависимости от сути вашей заявки и от того, кто будет ее читать, постарайтесь оформить ваше письмо в определенном стиле. Чего они ждут? Заинтересованы ли они в этом вопросе?
   • Подумайте над тем, какое количество профессионального жаргона вы можете использовать. Чем лучше читатели разбираются в конкретном вопросе, тем больше можно использовать специализированной лексики.
   • Что сделает вашу речь убедительной? Позволяет ли тема вашей заявки говорить об идеалах, мировом разуме, с некоторым пафосом? Пытаясь затронуть эмоции читателей, оставайтесь при этом убедительными и используйте только факты.
4. 4 Напишите план. Он не войдет в окончательный вариант заявки, но поможет вам организовать ваши мысли. Прежде, чем начать, убедитесь, что вы знаете все относящиеся к делу детали.
   • Ваш план должен включать в себя суть проблемы, ваш вариант ее решения, как вы планируете воплотить это решение, почему предложенный вам вариант – лучший из возможных и заключение. Если вы вносите административную заявку, то обязательно включите анализ бюджета и организационные детали.

Метод 2 из 2: Написание вашей заявки

1. 1 Начните с уверенного вступления. В идеале, вы должны очаровать своего читателя, «поймать его на крючок» с первых слов. Сделайте свою заявку максимально содержательной и полезной. Дайте читателям немного справочной информации, чтобы ввести их в курс дела, а после этого изложите суть своего предложения.
   • Если вы располагаете какими-то неопровержимыми фактами, которые могут объяснить, почему вопрос требует скорейшего решения – с них и следует начать. Что бы это ни было, всегда лучше начинать с констатации достоверного факта, а не высказывания мнений или предположений.
2. 2 Обрисуйте проблему. После вступления вы перейдете к основной части, к самой сути вашей работы. Именно здесь вы должны раскрыть проблему, всесторонне рассмотреть вопрос. Если читатели не знакомы со всеми обстоятельствами – проинформируйте их.
   • Сделайте акцент на том, почему вашу проблему нужно решать и почему это стоит делать как можно скорее. Как отразится на читателях ее игнорирование? Какие это может иметь последствия? Обязательно ответьте на все вопросы, прибегая к результатам исследований и фактам. Используйте только заслуживающие доверия источники.
3. 3 Предложите варианты решения. Это, несомненно, самая важная часть вашей заявки. Собственно говоря, это и «есть» ваша заявка. Чтобы эта часть получилась убедительной, обратите внимание на такие моменты:
   • Придайте своему проекту масштабность. Например: "Лучшее понимание поведения тунца позволит нам создать всеобъемлющую стратегию управления и обеспечить консервированным тунцом будущие поколения."
   • Дочитав документ до конца, ваши читатели должны убедиться в том, что вы можете эффективно решить проблему. Буквально каждое ваше слово должно быть либо о проблеме, либо о путях ее решения.
   • Не рассчитывайте, что аудитория будет на вашей стороне. Цель вашей заявки в том, чтобы убедить их принять вашу сторону. Не будьте слишком уверенны в том, что они с легкостью поверят вам. Когда пишете заявку, постарайтесь поставить себя на место того, кто будет ее читать.
   • Проведите максимум исследований для вашей заявки. Чем больше примеров и фактов вы сможете предоставить аудитории – тем лучше, это будет намного убедительнее. Избегайте соблазна исходить из собственного мнения, лучше полагайтесь на результаты тщательных исследований других.
   • Если ваша заявка не подтверждает того, что предложенное решение работает, значит, это не правильное решение. Если ваш вариант решения кажется невыполнимым – откажитесь от него. Также, подумайте о последствиях вашего варианта решения проблемы. Если есть такая возможность – сделайте предварительное тестирование и внесите необходимые коррективы в свое предложение.
   • Убедитесь, что ваш вариант решения проблемы рационален с финансовой точки зрения. Прежде, чем предлагать свою идею компании или частному лицу, примите во внимание бюджет. Если они не могут себе это позволить – ваша заявка не имеет смысла. Но даже если они вполне могут себе это позволит, все равно нужно аргументировать, почему именно ваше предложение стоит их времени и денег .[2]
   • Вложите точный график выполнения предлагаемых работ. Когда вы планируете приступить к выполнению своего проекта? С какой скоростью он будет развиваться? Как каждый шаг будет связан с последующим? Можно ли некоторые вещи делать одновременно? Ваша внимательность к мельчайшим деталям повысит уровень доверия к вам со стороны заказчиков и успокоит их.[3]
4. 4 Сделайте краткое заключение. Оно должно перекликаться со вступлением и последовательно связывать воедино главные моменты вашего послания. Если возможны последствия отклонения вашей заявки – скажите о них. Оставьте аудиторию перед открытым вопросом. И, конечно же, поблагодарите их за уделенное вам внимание и время.
   • Если у вас есть дополнительные материалы, объем которых не позволяет разместить их в заявке, то вы можете включить их в виде приложения или выписки. Но помните о том, что слишком объемный документ может отпугнуть читателей. Если у вас есть сомнения относительно необходимости этих документов – лучше откажитесь от их предоставления.
     • Если в вашей заявке два и более приложения, обозначьте их буквами A, B и т.д. Так можно обозначить таблицы, копии статей, письма поддержки и т.п.[3]
5. 5 Проверьте документ. Отнеситесь к написанию, редактированию и оформлению заявки с особой щепетильностью. Перепроверьте, чтобы все было изложено четко и последовательно, попросите еще кого-нибудь прочесть и внести коррективы, убедитесь, что вся информация представлена в привлекательной и интересной форме, все разложено по полочкам и имеет прямое отношение к рассматриваемому вопросу.[1]
   • Попросите еще одного человека (а лучше двоих) просмотреть вашу работу. Они могут обратить внимание на то, что вы упустили из виду. Это могут быть пункты, которые вы не раскрыли полностью или вопросы, на которые вы не дали ответ.
   • Обязательно проверьте грамматику, правописание и пунктуацию! Любая ошибка нанесет урон вашей репутации и снизит шансы того, что вашу заявку одобрят.

Советы

• Следите за тем, чтобы ваши идеи не затерялись за грудой ненужных слов.
• Используйте язык, понятный для всех. Отдавайте предпочтение коротким предложениям, которые понятны и относятся к сути вопроса.
• Любое обсуждение финансовых или других ресурсов должно быть осторожным и отображать реальную цифру необходимых расходов.

Sources & Citations

1. ↑ 1,01,1http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-proposal/
2. ↑ http://class.georgiasouthern.edu/writling/professional/TechWrite/2-1/glisson/
3. ↑ 3,03,1http://orsp.umich.edu/proposals/pwg/pwgcomplete.html