Как написать статусный отчет

1 методика:Написание статусного отчета

Независимо от того, поручал ли вам руководитель написание статусного отчета или нет, это является хорошей возможностью сообщить ему о ходе выполнения работы, притом весьма эффективным способом. Хороший статусный отчет не только даст представление шефу о скорости выполнения задачи, но и даст вам уверенность в том, что вы идете правильным путем. Ниже вы найдете основы написания удобного для читателя статусного отчета.

Шаги

Написание статусного отчета

1. 1 Название и дата отчета. Название, содержащее в себе дату (например, "Недельный отчет на 1 декабря”) – простой и эффективный выбор. Убедитесь, что поставили в отчете дату.Шаблон:textscroller
   • Если отчет оформляется электронным письмом, вы можете вписать это в тему письма.
   • Если отчет идет отдельным документом, поместите эту информацию в заголовке сверху.
2. 2 Дайте детали, которые уточняли бы, о каком проекте идет речь. Сюда входит: название проекта/его назначение, дата начала и/или завершения и имена людей, которые над ним работают.Шаблон:textscroller
3. 3 Поясните, какая часть работы уже выполнена. Озаглавьте эту часть "Сделано", "Выполненная часть работы", "На сегодняшний день завершено" или просто "Готово".Шаблон:textscroller
   • Не забудьте определить отчетный период (т. е. неделя, месяц, квартал и т. д.).
   • Начинайте предложение с активных глаголов. Сюда относятся такие слова: сделано, определено, решено, разработано, организовано, улучшено, отремонтировано, выполнено – это лишь несколько из множества возможных вариантов.
   • Для краткого недельного отчета 3-6 предложений в виде маркированного списка может быть достаточно.
4. 4 Дайте список того, что будет сделано к следующему отчетному периоду. Подходящий заголовок для этого – "Ближайшие планы", "Следующие шаги" или "К выполнению".Шаблон:textscroller
   • Определите время, необходимое для выполнения задания, если есть возможность дать точный прогноз. Например: "Задокументировать изменения в конструкции опоры. (Время выполнения: 2 дня)".
   • Сошлитесь на какие-либо планы выполнения, которые вам давались.
   • Еще раз, 3-6 строчек для короткого отчета будет достаточно.
5. 5 Оговорите актуальные или потенциально возможные проблемы. Здесь вы должны прояснить свою потребность в руководстве или помощи. Хорошим заголовком для этой части будет "Открытые вопросы" или "Проблемы и комментарии" – несколько коротких абзацев. Шаблон:textscroller
   • Возможно, у вас возникли проблемы с поставщиком, потому что на этой неделе никого из них не было на месте. Возможно, у вас есть мысли о том, как улучшить способ ведения дел. Эти детали как раз и следует включить в данный раздел.
   • Если вы просто сообщаете о проблеме, и на данном этапе вам не требуется никакая помощь, так и скажите. Комментарий вроде "Планируем решить вопрос в ближайшие пару дней" покажет руководству, что от него не требуется никаких действий кроме наблюдения за ситуацией.
   • Если ситуация не решится, у руководителя не будет возможности обвинить вас в том, что вы его/ее не предупреждали ранее.
6. 6 Вычитайте текст, проверьте на наличие ошибок и отправьте тому, кому полагается.Шаблон:textscroller

Образец

Вот как может выглядеть статусный отчет редактора на wikiHow. Откорректируйте стиль и формат, подгоните под специфику вашей работы, но помните о том, что каждая строчка маркированного списка должна начинаться с активного глагола.

Статусный отчет за неделю от 26 сентября 2011

Выполнено

• Начал три статьи: "Использовать пустые жестяные коробки” (моя идея), "Стать дизайнером сумок” (запрос), и "Стать по-взрослому осведомленным” (запрос).
• Расширил и улучшил статьи "Найти свой автомобиль на переполненной парковке” и "Спланировать распродажу выпечки”.
• Переписал "Оказать первую помощь при переломе кости”.
• Пропатрулировал 400 правок и проверил новые запросы на правописание и наличие дубликатов.

К выполнению

• Добавить картинку к статье Стать дизайнером сумок.
• Проверить и исправить ошибки в статье Стать по-взрослому осведомленным.
• Попросить редактора с медицинским образованием просмотреть статью Оказать первую помощь при переломе кости. Я очень внимательно проводил исследования в этом вопросе, но сам медицинского образования не имею.
• Просмотреть "Читать молекулярный состав на упаковке продуктов”. Эта статья – хорошее начало, но стиль ее должен быть более понятным и цельным; также, требуется добавить замечания и указания к тому, как читать список ингредиентов.

Вопросы/комментарии

• Спасибо нашим программистам за то, что гладко выполнили обновление программного обеспечения на этой неделе. Я буду следить, не наблюдается ли каких-либо остаточных проблем.
• У одной из наших добровольцев на этой неделе умерла кошка, кажется, это было для девушки серьезным ударом. Я посоветовал ей взять небольшой отдых, если нужно.

Советы

• Старайтесь, чтобы по возможности отчет был на позитивной ноте. Здесь неуместно жаловаться, бравировать или извиняться. Хороший способ – предложить решение или хотя бы направление его поисков, если вы сообщаете о проблеме. Это покажет вас как инициативного работника.
• Отдавайте должное там, где того требует ситуация. Благодарите коллег, если они помогли вам справиться со сложным заданием. Если вы кому-то помогли, также отметьте это.
• Будьте честны в своем отчете. Не преувеличивайте объем выполненной работы.
• Если вы пишите этот отчет в пятницу вечером, в понедельник утром он может стать хорошим напоминанием о том, где вы остановились.
• Если вы планируете писать статусные отчеты, пишите их регулярно или хотя бы отмечайте прогресс выполнения работы, чтобы не приходилось часами вспоминать, что вы уже сделали. Делайте себе краткие пометки, когда уходите с работы.
• Не говорите обобщенно – излагайте информацию предметно, предоставляя в отчете конкретику.
• Сохраняйте у себя копии ваших статусных отчетов для своих собственных нужд. Они помогут вам написать резюме или список достижений, когда вы решите попросить о повышении.
• Если вы работаете с большим количеством однородной информации, которую необходимо отслеживать (закупки, изменения заказов, рабочие заказы, инвойсы), проще всего вам будет делать это в формате таблицы или базы данных.
• Придерживайтесь краткости и простоты. Руководители – люди занятые, у них мало времени на чтение вашего отчета. Если им нужны будут детали, они сами спросят.
• Вы можете использовать этот метод и при подготовке к отчету-выступлению или к отчету у руководителя лицом к лицу.
• Это не страшно, если в своем отчете вы сообщите о начале какой-то работы – о том, что начали что-то читать или проводить какие-либо исследования. Не все происходит за неделю, а подготовительные работы требуют времени и заключают в себе значительную ценность.

Предупреждения

• В целом, постарайтесь не обещать больше, чем сможете выполнить. Говорите только о том, что сможете реализовать.
• Если вы отправляете этот отчет по электронной почте, уделите его написанию особое внимание – он может пойти гораздо выше, чем вы изначально рассчитывали. Пишите его в профессиональной манере.
• Если вы пришлете руководителю статусный отчет, о котором он/она не просила, на следующей неделе от вас могут потребовать еще один!