Как написать справочник сотрудников

Руководство для сотрудников, также называемое как справочник сотрудников, кратко излагает политику компании и руководящие принципы, информируя, таким образом, сотрудников, что они могут ожидать от компании, в которой они работают, и, в свою очередь, что компания ожидает от них. Очень важно, чтобы каждая компания имела подробное, краткое и четко написанное руководство для того, чтобы избежать любые юридические вопросы, которые могут возникнуть в отношениях работодателя/сотрудника. Следуйте советам, как написать справочник сотрудников.

Шаги

1. 1 Составьте введение к справочнику.
   • Поприветствуйте своих сотрудников вашей компании и предложите им прочитать данное руководство для сотрудников.
   • Коротко изложите историю компании, ее достижения и цели на будущее.
   • Отметьте основную миссию компании, чтобы ознакомить читателя с основными принципами и целями компании. Например, вы можете начать с «Мы, в компании Handbook Advisors, Inc стремимся обеспечить наилучшее руководство для написания справочников сотрудников для компаний, обучая других, как написать их собственные справочники в легко понятной форме и в пошаговом формате».
   • Включите подробную информацию о культуре компании. Например, если ваша компания делает акцент на близкие отношения между менеджерами/сотрудниками и работу в команде, вы можете написать «Мы ценим мнения наших сотрудников и понимаем важность совместной работы в команде. По этой причине, наши менеджеры придерживаются политики открытых дверей, и мы всегда побуждаем вас высказывать свои предложения и идеи, которые, по вашему мнению, могут улучшить наш бизнес.»
   • Закончите введение заявлением о «Равных возможностях сотрудников», как требуется законом.
   • Введение к руководству сотрудника часто составляется в формате письма к сотруднику, но, также, вы можете подготовить введение в справочном формате, при помощи абзацев или используя маркированный список.
2. 2 Изложите принципы политики компании. При написании справочника сотрудников, очень важно изложить четко и ясно, что вы ожидаете от сотрудников. Необходимо отразить часы работы, порядок использования имущества компании, дресс-код, соглашение о неразглашении информации, конкуренции, процедуры по соблюдению мер безопасности и противодействию несчастных случаев, злоупотребление запрещенными веществами, недопущения оскорблений, дискриминаций и показатели эффективности работы.
3. 3 Изложите принципы вознаграждения. Это включает в себя заработную плату, график работы, налоги, оплата за сверхурочную работу, методы оплаты и порядок повышения. Согласно закону, вы должны предусмотреть отпуска, связанные с беременностью/родами, похоронами, военной службой, деятельностью в качестве присяжного и в связи с медицинскими показаниями.
4. 4 Перечислите преимущества компании. Руководство для сотрудников должно включать информацию о медицинском страховании, плане накопительных пенсионных отчислений, возмещение за обучение, бонусы, оплачиваемый отпуск и выходные дни, различные виды денежных компенсаций и вознаграждений сотрудников помимо заработной платы.
5. 5 Рассмотрите вопросы, касающиеся использования технологий. Каждый текущий справочник сотрудников должен принять во внимание современные технологии. Это значит, что справочник должен охватывать принципы вашей компании в отношении использования рабочего мобильного телефона, ноутбука, персональных цифровых устройств, электронной почты, социальных сетей и интернета.
6. 6 Опишите политику прекращения отношений. Необходимо шаг-за-шагом перечислить меры, которые ваша компания будет предпринимать для решения/устранения нарушений сотрудниками данной политики, отметив в конце, что вы оставляете за собой право расторгнуть трудовые отношения с сотрудниками по своему желанию.

Советы

• Вы можете найти в интернете много бесплатных шаблонов для составления руководства для сотрудников, которые вы можете использовать для написания своей.
• Обновляйте инструкцию регулярно, так как компании (и технологии) меняются и растут с течением времени. Введите за правило обновлять справочник каждые 2 года для внесения необходимых изменений и/или обновлений, опросив при этом сотрудников относительно того, что, по их мнению, должно быть более четко сформулировано.
• Существует много компьютерных программ, предназначены для того, чтобы помочь компаниям создать свой справочник.
• Прежде чем утвердить руководство, попросите юристов компании просмотреть его, чтобы убедиться в том, что используемые вами формулировки или положения не стали объектом судебного разбирательства в гражданском споре.

Предупреждения

• При написании справочника сотрудников, не пытайтесь воссоздать важную информацию из связанных документов (например, информационной политике о медицинском страховании, и т.д.). Вместо этого, укажите ссылку на любую вспомогательную документацию за пределами самого справочника.
• Имейте в виду, если вы внесете какое то положение в справочник сотрудников, вы должны сделать его предметом выполнения и применять его к каждому сотруднику, который получит данный справочник. В противном случае, это будет иметь правовые последствия. Например, если вы включите в руководство правило, требующее, чтобы ваши менеджеры проводили аттестацию сотрудников для повышения заработной платы каждые 6 месяцев, то вы должны будете выполнять эти положения и гарантировать, чтобы каждый сотрудник проходил данную аттестацию.