Как написать служебную записку

3 части:Подготовка к написанию служебной запискиВыбор стиля и языка служебной запискиНаписание служебной записки

Служебная записка – это принятый во всем мире способ передачи информации внутри компании.[1] Служебные записки могут также использоваться в корреспонденции между двумя компаниями. Служебная записка должна быть профессиональной и ясно передавать информацию. Не беспокойтесь, если вы никогда не писали служебных записок – данная статья научит вас этому.

Шаги

Часть 1 из 3: Подготовка к написанию служебной записки

1. 1 Если вам нужно сообщить нескольким людям о чем-то важном (по работе), то отправьте им служебную записку. Вы даже можете отправить ее одному человеку, если факт передачи вами информации должен быть задокументирован.
   • Тем не менее, в некоторых случаях лучше просто поговорить с нужными вам людьми.
   • Кроме того, некоторую информацию нельзя передавать в письменном виде.[2]
2. 2 В зависимости от передаваемой информации содержание и формат записки могут меняться. В большинстве служебных записок содержится следующая информация:[3]
   • Новая идея или решение проблемы. Например, если вы знаете, как решить проблему с планированием расходов на оплату сверхурочных, напишите об этом в служебной записке и отправьте ее вашему начальнику.
   • Распоряжения. Например, отправка служебной записки – это эффективный способ распределить обязанности на предстоящей конференции, которая проводится вашим департаментом.
   • Отчет. Вы также можете отправить записку, чтобы проинформировать коллег о недавно произошедшем событии, или сообщить им новую информацию о проекте, или представить отчет о результатах исследования.
3. 3 Возможно, вы работаете над множеством проектов и хотите поведать о них в служебной записке. Не стоит этого делать. Служебные записки содержат информацию по одному конкретному вопросу (теме, проекту и так далее).[4]
   • Служебная записка должна быть краткой, информативной и легко читаться. Таким образом, сосредоточившись только на одной теме, вы гарантируете, что информация прочитана и принята к сведению.
4. 4 Содержание и стиль записки зависят от целевой аудитории, поэтому подумайте о том, кто будет читать вашу записку.[5]
   • Например, стиль записки для ваших коллег о планировании празднования какой-то важной даты и стиль записки для вашего начальника с отчетом о проделанной работе будут сильно отличаться.

Часть 2 из 3: Выбор стиля и языка служебной записки

1. 1 Не используйте неформальный язык. Язык служебной записки должен быть простым, но официальным.[6]
   • Не пишите такую записку: «Привет! Наконец-то пятница! Я хочу рассказать вам об одном важном деле».
   • Вместо этого напишите так: «Эта записка проинформирует вас о ходе работы над проектом 319».
2. 2 В служебной записке придерживайтесь нейтрального тона – не стоит быть слишком эмоциональным и субъективным. Делайте все возможное, чтобы опираться на факты и доказательства при высказывании претензий.[7]
   • Например, не надо писать так: «Я думаю, что мы все будем намного счастливее, если по пятницам будем приходить на работу, в чем захотим».
   • Вместо этого проведите исследование, все ли сотрудники хотят одеваться по пятницам в повседневную одежду и как это отразится на корпоративной этике.
3. 3 Используйте сигнальные фразы. Когда вы собираетесь привести доказательства или сослаться на источник, не забудьте использовать соответствующие фразы.
   • Например: «По нашим данным, ...» или «Проведенные исследования свидетельствуют, что ...».[8]
4. 4 Выберите подходящий шрифт и его размер. Служебная записка должна быть легко читаемой, поэтому избегайте использования чрезмерно мелкого шрифта; 11 или 12 – это стандартный размер шрифта.
   • Вы также должны выбрать простой стиль шрифта, такой как Times New Roman. Не пишите записку смешным или вычурным шрифтом, например, Comic Sans (над вами посмеются, если вы сделаете это!).[9]
5. 5 Используйте стандартные поля. 2,5 см поля – это стандарт для служебных записок, хотя некоторые текстовые редакторы могут включать шаблоны служебных записок с большими полями (например, 3 см).[10]
6. 6 Служебные записки пишутся с одинарным междустрочным интервалом. Между абзацами и разделами оставляйте пустую строку.[11]
   • В абзацах делать отступ не следует.[12]

Часть 3 из 3: Написание служебной записки

1. 1 Озаглавьте записку. Общепринятая практика в деловой переписке – озаглавливать документы.
   • Например, в верхней части страницы напишите «Записка» или «Служебная записка».[13]
   • Название можно поместить по центру или прижать его к левому краю страницы. Лучше всего посмотреть служебные записки, полученные вами ранее, и скопировать их формат.
2. 2 Напишите заголовок вашей записки. Он должен включать следующую информацию:[14]
   • КОМУ: напишите имена и должности людей, которым вы отправляете записку.
   • ОТ: напишите ваше имя и должность.
   • ДАТА: напишите точную дату, включая год.
   • ТЕМА: приведите краткое, но точное описание того, о чем пойдет речь в записке.
   • Обратите внимание, что вместо «Тема» вы можете написать «Касательно».[15]
3. 3 В списке получателей записки обязательно укажите всех людей, которым вы собираетесь ее отправить. Ограничьте круг получателей записки людьми, которых касается изложенная в ней информация.
   • Не отправляйте записку всем сотрудникам вашего департамента или компании, если вопрос, изложенный в ней, касается только нескольких человек.[16]
   • Если отправлять записки сразу всем сотрудникам компании, то они будут засыпаны записками и либо будут читать их невнимательно, либо вообще не будут читать.
4. 4 В списке получателей записки указывайте полные имена и должности. Даже если вы на короткой ноге с вашим начальником, в деловой переписке лучше придерживаться формального тона. Например, вы можете назвать его «Владимир», когда заходите к нему в кабинет, но в служебной записке обращайтесь к нему как «господин Дмитриев» или «Владимир Николаевич».
   • Имейте это в виду, когда составляете список получателей записки – указывайте полное имя и должность.
5. 5 Если вы отправляете записку человеку из другой компании, очень важно определить правильную форму обращения к нему. Потратьте время, чтобы найти информацию об этом человеке; скорее всего, это можно сделать на сайте его компании.
   • Например, если человек имеет докторскую степень, обязательно укажите это.
   • Также обязательно найдите должность, занимаемую этим человеком, и укажите ее в вашей записке.
6. 6 Продумайте тему вашей записки. Она должна быть краткой и понятной.
   • Например, «Новые клиенты» – это довольно расплывчатая тема, и если кто-то захочет найти вашу записку через несколько дней или недель, то он или она сделает это с трудом.
   • Лучшей темой является: «Отчет по поводу расширения клиентской базы».
7. 7 В служебных записках, как правило, приветствия не пишутся. Но, если хотите, можете начать текст записки с «Уважаемый господин Дмитриев» или «Уважаемые коллеги». [17]
   • Записка должна быть краткой и информативной, поэтому приветствие можно опустить.
8. 8 Напишите вводный раздел записки. В нем четко изложите цели написания и отправки служебной записки.
   • Например, «Я пишу, чтобы...».[18] Вводная часть записки должна содержать краткий обзор излагаемой в ней информации.[19]
9. 9 Вводный раздел должен быть кратким. Нет необходимости излагать в нем детали и прочие подробности.
   • Вводный раздел составьте из нескольких коротких предложений (короткого абзаца).[20]
10. 10 Определитесь со стилем изложения основной информации. Она должна быть заключена в 2-4 абзацах. Стиль изложения будет зависеть от самой информации.
    • Например, вы можете подавать информацию в порядке ее значимости или согласно процессам, на которые разбит ваш проект.[21]
11. 11 Служебную записку необходимо разделить на разделы (параграфы), чтобы ее читатели могли с легкостью усваивать информацию; кроме того, разделы помогут им определить важные моменты в записке.[22]
12. 12 Озаглавьте каждый раздел; название параграфа должно четко указывать на содержащуюся в нем информацию.
    • Например, вы могли бы разбить записку о предстоящем переезде офиса на следующие разделы: «Новое месторасположение офиса», «Указания для упаковки оборудования и документов», «График переезда».[23]
13. 13 Первое предложение каждого раздела должно рассказывать читателям, о чем пойдет речь в данном параграфе.[24]
    • Отдельные абзацы или разделы вашей записки должны быть сфокусированы на каком-то определенном моменте рассматриваемой темы. [25]
14. 14 Для выделения важных моментов создайте их перечень или список. Это поможет читателям сосредоточиться на ключевых моментах и быстрее прочитать и усвоить информацию.[26]
15. 15 Размер служебной записки не должен превышать 1-2 страниц.
    • Это стандартный размер служебной записки с одинарным междустрочным интервалом и пустой строкой между абзацами.
16. 16 Подумайте о включении абзаца, резюмирующего изложенную информацию. В большинстве случаев этого делать не нужно, особенно если вы написали короткую записку.
    • Но если презентуемая информация весьма сложная или если размер служебной записки больше стандартного, то лучше включить небольшой абзац, резюмирующий изложенную информацию (а именно ключевые моменты).[27]
17. 17 Обязательно включите абзац-заключение, даже если вам кажется, что он не нужен. Подумайте о следующем:
    • Какие цели преследует служебная записка? Побудить читателей что-то сделать? Должны ли сотрудники отчитаться в определенный срок? Если да, четко укажите это в заключительном абзаце.
    • Если никаких дальнейших действий не требуется, напишите следующее заключение: «Я буду рад обсудить этот вопрос» или «Если у вас есть вопросы или замечания по этой теме, я с удовольствием отвечу на них».[28]
18. 18 Если хотите, в конце записки поставьте ваше имя или подпись (но делать это не обязательно). В этом случае посмотрите на служебные записки, полученные вами от других сотрудников.
    • Если они подписывают записки (например, «С уважением, Иванов А.А.), сделайте так же.
    • Если вы не хотите подписывать записку, вы можете поставить ваши инициалы в конце документа.[29]
19. 19 Сделайте напоминание о каких-либо приложениях, если к записке прилагаются таблицы, графики или отчеты. Для этого в конце документа напишите, например, «Приложение: Таблица 1».[30]
    • Приложения обязательно должны быть упомянуты в основном тексте записки.[31]
    • Например, если вы пишете о предстоящем переезде в новый офис, вы можете написать что-то вроде: «Мы намерены завершить переезд к концу квартала. Смотрите прилагаемую таблицу 1 с подробным графиком переезда».
20. 20 Перед отправкой записки не забудьте проверить ее. Убедитесь, что предложения составлены грамматически правильно, что в записке нет орфографических или синтаксических ошибок и что излагаемая информация имеет смысл.
    • Не отправляйте записку после ее первой проверки (если, конечно, это не срочная записка). Отложите документ и еще раз проверьте его через час. Возможно, вы найдете новые ошибки и неточности, которые вы пропустили ранее.
    • Если заметка содержит конфиденциальную информацию, проверьте политику вашей компании относительно обмена конфиденциальной информацией и узнайте имя сотрудника, который просмотрит вашу записку и даст свое заключение о ее соответствии установленным правилам.