Как написать рекомендательное письмо

2 методика:Перед началомСоставление письма

Если вам не приходилось писать рекомендательных писем раньше, то процесс может показаться несколько пугающим. К счастью, все рекомендательные письма содержат общие элементы, которые вы можете легко освоить. Читайте статью и осваивайте азы.

Шаги

Метод 1 из 2: Перед началом

1. 1 Цель рекомендации. Определите тип рекомендации - она для учебного заведения, работы, должности добровольца, характеристики или личная? Письмо должно ориентироваться на эти цели.
   • Например, если письмо для устройства на работу, то оно должно характеризовать сотрудника и сосредоточиться на его деловых качествах.
2. 2 Ознакомьтесь с позицией. По возможности получите копию должностной инструкции и побеседуйте с человеком, которого вы будете рекомендовать. Если вы знаете получателя письма, то можете переговорить и с ним.
   • Чем больше вы знаете о позиции, тем точнее сможете составить письмо и удовлетворить потребности обеих сторон.
3. 3 Поинтересуйтесь человеком, которого вы рекомендуете. Обсудите с ним его цели и позицию, на которую он претендует. Соберите Резюме, заметки, которые у вас могут быть об этом человеке и любую другую информацию, которая поможет при составлении письма. Самые лучшие рекомендации тщательные и конкретные, поэтому подобная информация очень вам поможет.
   • Составляя рекомендательное письмо, вы ставите под удар свою репутацию. Если вы не знаете человека хорошо или вы не можете его порекомендовать, то откажитесь от его просьбы.

Метод 2 из 2: Составление письма

1. 1 Используйте стандартный формат письма. Рекомендательное письмо является частью деловой переписки и следует тем же общим правилам и принципам.
   • В правом верхнем углу укажите свой адрес и дату прописью.
   • Ниже слева укажите имя и адрес получателя (если известно).
   • Начните письмо официальным деловым обращением. Например:
   • Уважаемый г-н Смирнов
   • Уважаемые господа (если вам неизвестно имя получателя)
2. 2 Напишите рекомендательное письмо. Прежде всего, напишите краткое изложение вашей рекомендации, как вы встретились и на сколько хорошо знаете человека. Также укажите свои собственные квалификации. Если получатель письма будет знать, что вы начальник отдела, а не приятель кандидата, рекомендация будет иметь больший вес.
   • Например, "Я рад рекомендовать Михаила на должность директора по развитию в компании АБВ. В должности вице-президента отдела разработок Михаил был в моем подчинении с 2009 по 2012 г.г. Мы вместе работали над несколькими проектами, и за это время я узнал его достаточно хорошо."
3. 3 Описывайте квалификацию кандидата конкретно, с примерами.
   • Например, не пишите: "Михаил прекрасно справляется с работой и всем облегчает жизнь". Лучше напишите так: "Михаил улучшил архитектуру базы данных и объединил с новой системой. Его персональный подход к выполняемой работе и новаторские решения значительно улучшили продуктивность нашего отдела. Его отношение к выполнению задач было всегда профессионально, и он по праву заслужил уважение коллектива и наших клиентов".
4. 4 Сравнивайте. Сравнения дают возможность получателю письма понять, почему именно вы рекомендуете человека.
   • Например, "По техническому проекту Михаил добился лучших результатов, какие я видел за 8 лет работы в АБВ".
5. 5 Не преувеличивайте. Не ставьте кандидата на пьедестал. Это не только не выглядит правдоподобно, но и от кандидата будут ожидать невыполнимых вещей. Если у кандидата есть Ахиллесова пята, не преувеличивайте ее, но и не скрывайте.
   • Например, если Михаилу трудно давались комментарии к коду, не пишите: "самая большая слабость Михаила в том, что его было не возможно заставить что-то написать". Вместо этого напишите: "Михаил прилагал большие усилия при составлении комментариев к кодам, что облегчило работу другим сотрудникам и пользователям." Пишите так только в том случае, если это правда!
6. 6 Не делайте рекомендацию смутной. Изложение должно быть чётким и ясным, что покажет подлинность вашей рекомендации и сделает письмо гораздо более эффективным.
   • Например, не говорите: "Михаил хорошо квалифицирован для вашей компании или позиции и будет достойной частью коллектива." Подобная формулировка может сработать против кандидата. Вместо этого скажите: "Михаил обладает навыками и достижениями, которые помогут компании ЗХЦ достичь намеченных целей."
7. 7 Не будьте слишком кратким. Если получатель письма увидит небольшую заметку из одного-двух параграфов, то посчитает это признаком того, что либо вы плохо знаете кандидата, либо вам нечего сказать о нем. Также не делайте рекомендацию слишком обширной, постарайтесь вместиться в одну страницу.
8. 8 Письмо должно быть активным. Начинайте каждый абзац с привлекательного описания качеств или характера кандидата.
   • Например, не говорите: "В течении последних двух лет я был рад наблюдать за развитием таланта Михаила". Скажите вместо этого: "Навыки Михаила быстро росли в течении последних двух лет."
9. 9 Закончите письмо утвердительно. Подтвердите вашу рекомендацию и, по необходимости, предложите получателю связаться с вами.
   • Например, скажите: "Я думаю, что именно поэтому Михаил прекрасно дополнит вашу команду. Если у вас есть вопросы, вы можете связаться со мной по вышеуказанным контактам."
10. 10 Закончите письмо и подпишитесь.
    • С уважением,
    • С наилучшими пожеланиями,
11. 11 Получите отзыв. Если вы не уверены в своих навыках составления рекомендательных писем или ваше письмо имеет особо важное значение для кандидата, попросите коллегу, знакомого с кандидатом, прокомментировать ваше письмо. Рекомендательное письмо часть вашей репутации, поэтому вам необходимо убедится, что оно составлено наилучшим образом.

Советы

• Если вы просите кандидата самого написать себе рекомендательное письмо, учитывайте, что далеко не каждый способен сделать это. Внимательно прочитайте письмо, прежде чем подписать его.
• Напечатайте письмо на компьютере. Это выглядит более формально, а получателю не придется расшифровывать ваш почерк.
• Когда вы впервые упоминаете кандидата в письме, укажите его полное имя. Затем можете использовать на ваше усмотрение либо только имя, либо фамилию. Главное будьте последовательны.
• Тон письма должен быть деловой и конкретный.
• Употребляйте комплименты и положительные отзывы, но будьте честны.
• Если вам приходится писать свою собственную рекомендацию, то будьте честны и конкретны. Пишите так, как будто вы пишите рекомендательное письмо для кого-то другого, обладающего вашими качествами. Попросите помощи и совета у друга или коллеги.

Предупреждения

• Рекомендательное письмо должно фокусироваться на ключевых знаниях, навыках и способностях человека. Не тратьте ваше время на создание особо позитивного письма, так как на это обычно не обращают внимания.
• Обдумайте, давать ли копию письма кандидату, особенно если там есть порицания. У рекомендации больше веса, если получатель знает, что она откровенная, а не написанная для восхваления кандидата.

Источники и ссылки

• University of Washington
• Good Letter Writing