Как написать план работ

План работ, это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно используемый в рабочих или академических целях поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ, вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.

Шаги

1. 1 Выделите цель плана работ. План работ пишется по разным причинам. Чтобы вы могли правильно подойти к делу, заранее обозначьте цели. Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).
   • На рабочем месте, рабочий план помогает вашему начальнику знать над чем вы будете работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план всегда составляется сразу после ежегодного отчета о результатах или перед тем как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом сессии стратегического планирования, которую ваша организация проводит в начале календарного или фискального года.
   • В академической сфере, рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
   • В личном проекте, рабочий план поможет вам описать что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и не обязательно, поможет следить за его /ее целями и достижениями.
2. 2 Напишите вступление и основу плана. В профессиональном рабочем плане вам нужно будет написать вступление и основу. Это даст вашему руководителю или менеджеру информацию, необходимую для внедрения рабочего плана. Написание плана и основы как правило необязательно для академического рабочего плана.
   • Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишите этот рабочий план. Представьте специфику проекта (проектов)над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
   • Предпосылки должны выделять причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложение деталей или статистики последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.
3. 3 Определите ваши цели и задачи. Цели и задачи взаимосвязаны и оба этих аспекта указывают на вещи, которые вы надеетесь сделать в ходе выполнения рабочего плана. Однако помните также и разницу между ними; цели более общие и задачи более конкретизированные.
   • Цели должны представлять большую картинку вашего проекта. Перечислите желаемый конечный результат вашего рабочего плана. Он должен быть общим; например, поставьте цель закончить научную работу или узнать больше о написанном.
   • Задачи должны быть осуществимыми и конкретными. Другими словами, нужно сделать так, чтоб вы могли вычеркивать их из списка по мере выполнения. Например, найти людей на интервью для исследования будет хорошей задачей.
   • В большинстве рабочих планов, если задачи сильно отличаются, их разделяют на краткосрочные, средние и долгосрочные задачи. Например, краткосрочная задача компании, увеличить аудиторию на 30% за три месяца, может сильно отличаться от долгосрочной задачи за следующий год укрепить узнаваемость бренда в социальных медиа.
   • Задачи обычно пишутся в активном залоге и с использованием глаголов действия со специфическими значениями (прим. "планировать," "писать," "увеличить," и "измерить") вместо глаголов с расплывчатыми значениями (прим. "изучить," "понять," "узнать," и т.д.).
4. 4 В своем рабочем плане, руководствуйтесь целями " СИДУО". СИДУО, это сокращение используемое отдельными личностями которые стремятся к более реальным, практичным результатам рабочего плана.
   • Специфика. Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги или любые специфические услуги, которые вы будете предоставлять.
   • Измеримость. Можно ли это измерить, дать оценку? Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы "уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?" или структурировали ли вы его так, чтобы "случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20% к 2020?"
     
     • Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20%.
   • Достижимыми. Можем ли мы это сделать за отведенное время с учетом ресурсов, которые нам доступны? Учитывая трудности, задача должна быть реальной. Увеличение продаж на 500% реально только если вы маленькая компания. Для компании, доминирующей на рынке, увеличение продаж на 500% практически невозможно.
     
     • В некоторых случаях, нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться реальны ли задачи вашего рабочего плана.
   • Релевантный. Будет ли эта задача эффективна для желаемой цели и стратегии? Хоть, возможно, важно для общего здоровья измерять рост и вес старшеклассников, повлияет ли это непосредственно к изменениям в психологическом здоровье? Убедитесь, что задачи и методы четко и ясно взаимосвязаны между собой.
   • Установленные сроки. Когда задача будет выполнена и /или когда мы будем знать, что дело сделано? Установите конечную дату проекта. Поставьте условия, что при определенном доходе, когда все результаты достигнуты, проект заканчивается преждевременно.
5. 5 Создайте перечень ресурсов. Включайте все, что будет необходимо для выполнения ваших задач и целей. В зависимости от назначения вашего рабочего плана, ресурсы будут отличаться.
   • На рабочем месте, ресурсы могут включать такие вещи, как финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
   • В академической сфере, ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам если у вас возникнут вопросы.
6. 6 Обозначьте любые ограничения. Ограничения - это любые препятствия которые могут встать у вас на пути к достижению целей и задач. Например, если вы работаете над исследованием для школы, может получится так, что в вашем расписании не будет достаточно времени на исследование и проверку правописания. По этой причине, у вас возникнут трудности с расписанием и вам нужно будет что-то урезать в семестре, чтобы успешно закончить ваш рабочий план.
7. 7 Кто ответственный. Ответственность – первая необходимость для хорошего плана. Кто ответственен за выполнение каждого задания? У вас может быть команда людей, работающих над заданием (смотри ресурсы), но один человек должен обязательно отвечать за то, чтобы задание выполнялось вовремя.
8. 8 Напишите вашу стратегию. Просмотрите свой рабочий план и решите, как вы будете использовать ваши ресурсы, чтобы преодолеть все препятствия и достичь ваших целей и задач.
   • Перечислите специфические действия. Выделите, что должно быть сделано в каждый из дней недели для выполнения ваших задач. Также создайте список шагов, которые нужно будет предпринять. Чтобы держать эту информацию упорядоченной, примите во внимание возможность использования программного обеспечения для менеджмента или личного календаря.
   • Составьте расписание. Хоть вы и можете составить рабочее расписание проекта, вы должны понимать, что могут произойти непредвиденные вещи для предотвращения которых, необходимо оставить место в расписании.

Советы

• Если у вас особенно большой проект, обозначьте основные моменты проекта. Основные моменты, это те определенные задачи, которые выполняете в ходе проекта. Они также могут быть некими отправными точками, которые помогут вам увидеть сколько уже сделано и не сбились ли в с пути, намеченного в рабочем плане.
• Сделайте так, чтобы рабочий план работал на вас. Рабочий план может быть настолько детальным и развернутым, насколько вы захотите его сделать. Его можно написать на бумаге или разработать с помощью программного обеспечения, задействовав графики и цвета. Используйте то, что эффективно и наиболее приемлемо для вас.