Как написать письмо с просьбой об отсрочке

1 методика:Просьба об отсрочке

Необходимость попросить об отсрочке возникает во многих жизненных ситуациях. Написание студенческой газеты, принятие решения о поступлении на работу, подготовка проекта - это только несколько примеров случаев, в которых может быть важно правильно попросить об отсрочке. При запросе дополнительного времени важными факторами являются честность, тактичность и внимание к получателю. Это инструкция по написанию письма с просьбой об отсрочке.

Шаги

Просьба об отсрочке

1. 1 Напишите письмо заблаговременно. Отправив письмо с просьбой об отсрочке в последнюю минуту, вы произведете впечатление безответственного человека, который не умеет распоряжаться своим временем.
2. 2 Решите, сколько дополнительного времени вам необходимо. Важно трезво оценивать ситуацию и не просить слишком короткой отсрочки - это может привести к тому, что вы не уложитесь в срок и будете вынуждены просить об отсрочке повторно.
   • Взвесьте, насколько ограничен во времени получатель вашего письма. Если преподаватель строг в отношении сроков сдачи курсовой работы или работодателю необходимо срочно кого-то нанять, на вашу просьбу об отсрочке может быть дан отрицательный ответ или предложение обсудить более разумные сроки.
   • Прежде чем определиться с продолжительностью отсрочки, примите во внимание все факторы, имеющие отношение к вашей задаче. Возможно, вы откладываете ответ на предложение работы до тех пор, пока не пройдете собеседование в другой компании. Примите во внимание требования к приему на работу в другой компании и учтите, придется ли вам пройти несколько этапов собеседования.
   • Взвесьте, насколько ограничен во времени получатель вашего письма. Если преподаватель строг в отношении сроков сдачи курсовой работы или работодателю необходимо срочно кого-то нанять, на вашу просьбу об отсрочке может быть дан отрицательный ответ или предложение обсудить более разумные сроки.
3. 3 Честно и тактично изложите суть дела. Объясните причину, по которой вы просите об отсрочке, и расскажите, сколько времени вам понадобится.
   • Дайте логичное объяснение необходимости отсрочки. Разумным объяснением для преподавателя может стать то обстоятельство, что вы усердно работали над курсовой, но вам необходимо больше времени для более тщательного исследования.
   • Не раскрывайте подробностей своей личной жизни. Если вы откладываете принятие должности из-за ссоры с супругом, не стоит сообщать об этом своему потенциальному работодателю.
   • Избегайте жалоб и слов с негативной окраской. К примеру, высказывания о том, что ни одному человеку не под силу закончить 10-страничную курсовую за неделю, могут привести к ухудшению отношений с преподавателем. Не следует также жаловаться потенциальному работодателю, что он предлагает слишком низкую зарплату, и вы тянете с ответом в надежде на появление лучшего предложения.
4. 4 Придерживайтесь делового стиля письма. Нужно, чтобы ваше письмо было содержательным и профессиональным. Воспользуйтесь следующими рекомендациями относительно структуры письма:
   • Шапка. Укажите дату и свой адрес.
   • Адрес получателя. Укажите правильное имя и адрес получателя.
   • Приветствие. Здесь необходим формальный тон. Не пишите "Добрый день, Иван" - лучше напишите "Уважаемый Иван Иванович".
   • Основная часть. Сразу переходите к сути письма. Объясните свою просьбу и причину, по которой вы нуждаетесь в отсрочке, выразите признательность за рассмотрение вашего обращения.
   • Заключительная часть. Для письма с просьбой об отсрочке подойдет традиционная концовка "С уважением".
   • Имя и подпись. Если вы пишете письмо от руки, подпишите его, а ниже поставьте свое имя печатными буквами. Если вы отправляете его по электронной почте, достаточно просто набрать свое имя и должность.
5. 5 Заранее поблагодарите получателя за рассмотрение вашей просьбы. Выражение благодарности даст вашему преподавателю, работодателю или потенциальному начальнику понять, что вы осознаете важность сроков и не воспринимаете его любезность в удовлетворении вашей просьбы, как должное.
6. 6 Отправьте письмо с просьбой об отсрочке по электронной почте. Не полагайтесь на обычную почту в деле доставки вашей просьбы об отсрочке. Отправив ее по электронной почте, вы немедленно уведомите получателя и обеспечите себе душевное спокойствие относительно своих дальнейших действий.
7. 7 Позвоните вместо того, чтобы писать. В неотложной ситуации или если получатель не отвечает на ваше электронное письмо, позвоните, чтобы попросить об отсрочке по телефону.