Как написать письмо с просьбой или требованием

3 методика:Подготовка в письмуНаписание черновикаОформление письма

Большинство людей в определенный момент сталкиваются с необходимостью написать письмо с требованием или просьбой. Это может быть прошение на благотворительный взнос, просьба написать пропущенный экзамен, запрос на встречу с экспертом в той или иной области или требование о выдаче необходимого для отчетности документа. Какой бы ни была ваша цель, стиль написания будет одинаковым. Следуйте указанным в статье инструкциям, чтобы ваше письмо выглядело более профессиональным и убедительным.

Шаги

Метод 1 из 3: Подготовка в письму

1. 1 Набросайте основные идеи. Чтобы написать ясное и эффективное письмо, очень важно иметь четкое представление о ваших целях и задачах требьвания/просьбы.
   • Хороший способ убедиться, что у вас имеется четкое понятие относительно темы – это взять три чистых листа бумаги и озаглавить: "почему я пишу письмо", "предназначение письма" и "иные мысли".
   • Не вдаваясь в детальные подробности, запишите свои мысли в течение нескольких минут на каждом листе бумаги. Составьте списки и набросайте основные идеи относительно ситуации, которая будет упомянута в письме. Также упомяните, что вы хотите добиться этим письмом и какую еще информацию, по вашему мнению, необходимо добавить.
2. 2 Подумайте, кому письмо предназначено. Осознание целевой аудитории необходимо для того, чтобы задать правильный тон письма. После того, как вы выписали основные идеи, напишите на отдельном листе бумаге все, что знаете о получателе письма.
   • Например, какую должность занимает этот человек и как он/она может вам помочь? Будет ли этот человек принимать окончательное решение по вашему запросу или он/она решит, стоит ли направлять письмо в высшие инстанции
   • Также неплохо учитывать осведомленность получателя относительно темы письма. Если он/она не очень хорошо ориентируется в вашем вопросе, стиль написания должен быть иным (например, использовать простую лексику и добавить больше уточняющей информации), нежели если вы пишите эксперту в этом деле.
3. 3 Напишите план. Наконец, перед тем, как составлять текст письма, придумайте план, чтобы организовать мысли в логическом и связанном порядке.
   • Определите основные моменты и вспомогательные. Убедитесь, что ваши мысли организованы так, что будут понятны читателю.

Метод 2 из 3: Написание черновика

1. 1 Используйте уместный формат. Придерживаясь профессионального формата деловых писем, вы изначально произведете положительное впечатление.
   • В верхнем левом углу укажите свой полный адрес, затем дату, а после адрес получателя. Не забывайте отступать строчку между каждым пунктом.
   • Вы так же можете указать тему письма через строчку после адреса получателя. Но это по желанию.
2. 2 Начните с приветствия. Основной текст письма должен начинать с уважительного и правильного приветствия.
   • Если вы знаете человека, которому пишете, вы можете использовать его имя ("Уважаемый Алексей!"). В противном случае, вы должны использовать фамилию человека и титул ("Уважаемый господин Иванов!”)
   • Если вы не знаете имени человека, который прочитает письмо, вы можете написать просто: "Здравствуйте!".
3. 3 Напишите вступительный параграф. В первом параграфе любого письма с просьбой или требованием, вам необходимо представиться и ясно, но коротко сформулировать основную цель вашего обращения. Например, "Пишу Вам в надежде, что Вы рассмотрите возможность пожертвования в наш благотворительный Фонд по защите животных”.
   • Если вы уже ранее общались с получателем письма, в первом параграфе вы можете упомянуть когда и при каких обстоятельствах вы уже имели контакты в прошлом.
   • Например: "Я являюсь студентом вашего драматического кружка" или "Я являюсь президентом благотворительного Фонда по защите животных, в который Вы щедро вносите пожертвования на протяжении 10 лет", или "Я связывался с Вами в прошлом месяце относительно возможности организовать школьную прогулку в парк развлечений".
   • Установление связи не только полезно для получателя, но также может вызвать чувство близости к вам, что увеличит шансы на положительный ответ.
4. 4 Напишите основной параграф. В основном тексте вам следует предоставить дополнительную и более детальную информацию относительно вашей просьбы. Это ваша возможность пояснить, что именно вы хотели бы получить и почему ваша просьба должна быть удовлетворена.
   • Пишите подробно, но кратко. Вы должны ясно изложить суть своего запроса и причины, почему его необходимо рассмотреть. Однако читателю не нужно читать всю историю вашей жизни.
   • Будьте честны и прямолинейны относительного вашего запроса. У получателя не должно возникать сомнений относительно того, что вы хотите. Например: "Я надеюсь Вы продолжите вносить свои щедрые пожертвования в этом году" или "Я бы хотел получить возможность пересдать этот экзамен".
   • Будьте вежливы и используйте уместный тон в обращении к получателю.
   • Придерживайтесь фактов и сдерживайте эмоции. Если вы вынуждены упомянуть о своих чувствах, касательно данного вопроса, не будьте слишком эмоциональны. Например: "Я был очень разочарован своими оценками", но не "Я буквально сошел с ума, увидев свои оценки!"
5. 5 Напишите заключение. В заключении вы должны упомянуть обо всех сроках и временных ограничениях, а также выразить свою признательность за рассмотрение вашего заявления.
   • Например, если вы пишите запрос о предоставлении информации или встрече с кем-либо, и этот запрос должен быть выполнен до истечения определенной даты, вы должны вежливо, но ясно обозначить это в заключении.
   • Даже если получатель в конечном счете не удовлетворит ваш запрос, уже то, что он потратил время на изучение вашего вопроса и принятия решения по нему, стоит благодарности.
6. 6 Попрощайтесь. Ваше письмо должно быть завершено уместным и вежливым прощанием. Хорошие варианты: "С уважением", "Искренне Ваш" или "С наилучшими пожеланиями", а затем ваше имя.
   • Если вы отправляете письмо, написанное от руки, отступите 4 строчки от прощания и вашего имени и оставьте свою подпись ручкой.
   • Если вы прилагаете к письму любые материалы, эта информация должна следовать после прощания. Например: "Приложения: 2."

Метод 3 из 3: Оформление письма

1. 1 Успокойтесь. Написав первый черновик, отложите его на пару дней, если позволяет время. Это поможет вам взглянуть на него новым взглядом по возвращению.
2. 2 Отредактируйте и перепишите письмо. Внимательно прочитайте письмо, чтобы убедиться, что оно понятное, легко читается и отвечает вашим целям. Сделайте необходимые исправления или дополнения.
   • Хороший способ оценить свое письмо – прочитать его вслух. Это поможет заметить пропущенные слова и получить общее представление об использованном языке и тоне.
3. 3 Откорректируйте финальный черновик. После того, как вы сделали все необходимые поправки, проверьте еще раз написание и наличие грамматических ошибок, которые вы, возможно, упустили в первый раз.
   • Неплохая идея, если кто-то еще прочитает ваше письмо с целью выявления ошибок. Очень легко просмотреть их при самостоятельном изучении.
4. 4 Отправьте письмо. Отправьте письмо получателю. Убедитесь, что вы не забыли сделать копию.

Советы

• Убедитесь, что ваш запрос легко исполнить и что вы четко осознаете, какие действия может предпринять получатель, чтобы помочь вам. Обеспечьте его всей информацией, необходимой для удовлетворения просьбы. Например, если вы просите написать вам рекомендацию, приложите к письму свое резюме.
• В то же время, убедитесь, что вы придерживаетесь основной цели письма. Избыток информации, особенно ненужной, лишь отвлечет и запутает получателя.
• Ваш запрос должен быть твердым и убедительным, но не требовательным.

Предупреждения

• Плохая орфография или грамматика могут сильно испортить впечатление даже от хорошо изложенного письма. Ошибки могут отвлекать читателя и создать впечатление, что вас не волнует удовлетворение данного запроса. Всегда проверяйте письмо на ошибки и при возможности отдавайте на контроль другому человеку.
• Не пытайтесь манипулировать читателем эмоциональными призывами, угрозами или нереальными обещаниями. Подобного рода заявления скорее оскорбят читателя, нежели убелят в чем-то.