Как написать письмо подтверждение

2 части:Написание письма-подтвержденияРедактирование письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это корреспонденция, отправляемая для подтверждения, например, устного соглашения, встречи или собеседования. Письмо также может служить подтверждением бронирования, ответом на приглашение, получения различных товаров или услуг, организации путешествия. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы написать простое и короткое письмо-подтверждение.

Шаги

Часть 1 из 2: Написание письма-подтверждения

1. 1 Используйте печатный бланк. Если письмо-подтверждение носит деловой характер, пишите его на бланке компании.[1] Это превращает письмо в официальный документ. Над приветствием напишите полное имя и адрес получателя письма. Сюда должны входить имя человека, которому адресовано письмо, его должность, отдел компании, в которой он работает (если необходимо), и адрес компании.
   • Если письмо носит личный характер, или вы отвечаете компании как физическое лицо, напишите письмо в другом формате. Напишите свой обратный адрес и дату у левого поля, а можете написать эту информацию и у правого поля. Далее пропустите строку, напишите имя получателя слева. [2]
2. 2 Напишите соответствующее приветствие. При написании письма-подтверждения, используйте подходящее приветствие и имя получателя. Например, Уважаемый господин/Уважаемая госпожа, далее фамилия получателя. [3]
   • Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.
   • Если вы пишете неформальное письмо, можете обратиться к получателю по имени, перед которым следует поставить Уважаемый /Уважаемая.
3. 3 Подтвердите детали соглашения в первом абзаце. Переходите сразу к сути дела. Нет необходимости писать общие слова или любезности. Вместо этого используйте первый абзац, чтобы изложить в частности, подробности того, что вы подтверждаете. Это может быть дата, время и местоположение. Будьте конкретны.
   • Вот некоторые стандартные фразы для первого абзаца: С благодарностью подтверждаем…., Сообщаем Вам, что мы получили …. или Подтверждаем согласие...[4]
   • Если вы посылаете письмо-подтверждение получения заказа, укажите это в первом абзаце. Уточните номер заказа, перечислите полученные позиции. Начните абзац со слов С благодарностью подтверждаем получение… или Сообщаем Вам, что мы получили...
4. 4 Озвучьте другие детали. Либо в том же абзаце, либо в коротком втором абзаце, упомяните необходимые дополнительные детали. Это может быть уточнение об оплате, проговаривание условий и положений, и всего того, что необходимо подтвердить. Эти детали могут быть гарантиями выполнения определенных задач, или подтверждением заданий, которые берете на себя.
   • Всегда используйте фразы и выражения, которые не вызовут недопонимания или сложностей в толковании. Повторение условий соглашения гарантирует, что вы правильно его поняли.
   • Если вы просите кого-либо взять на себя ответственность за задание, предложите ему подтвердить, что он понимает поставленную задачу. Уточните, в каком идее вы хотите получить подтверждение, по электронной почте, по телефону или в письменном виде.
   • Письмо-подтверждение является не только подтверждением намерений, встречи или получения заказа, но и является документом, на которое обе стороны могут сослаться в случае возникновения проблем или разногласий. [5]
5. 5 Уточните, не требуются ли от вас дальнейшие действия. В последнем абзаце должны содержаться фразы, побуждающие получателя связаться с вами при необходимости. Попросите адресата написать вам, если у него возникнут вопросы, он столкнется с проблемами, недопониманием и так далее.
   • Это могу быть следующие предложения: Если Вам потребуется какая-нибудь дополнительная информация, мы будем рады предоставить Вам ее по Вашей просьбе.... или Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам. [6]
6. 6 Закончите письмо благодарственными предложениями. Закончить письмо надо соответствующе. Используйте такие фразы, как С уважением, Искренне Ваш, С наилучшими пожеланиями или Заранее благодарю. Напишите ваше имя и оставьте мест для подписи. Вы закончили написание делового письма.

Часть 2 из 2: Редактирование письма-подтверждения

1. 1 Отредактируйте письмо. Перед тем, как отправить любой официальный документ, даже личного характера, обязательно отредактируйте его. Это особенно важно, если ваше письмо касается деловых договоренностей. Проверьте правописание, правильность грамматики и пунктуацию.
   • Отправка писем без ошибок делает вас настоящим профессионалом, который внимательно относится к деталям.
2. 2 Используйте подходящую бумагу для качественного принтера. Когда вы распечатываете деловые письма, используйте бланк компании. Если у вас нет бланков, печатайте на качественной бумаге, с помощью исправного принтера, в котором не подтекают чернила и не высыпается тонер.
   • Всегда печатайте письма-подтверждения, если вы не посылаете их по электронной почте. Никогда не пишите деловые письма от руки.
3. 3 Используйте стандартный шрифт и разметку полей. При написании делового письма используйте шрифт Times New Roman или Arial. Размер шрифта должен быть 12 пт, не жирный, не курсив, не подчеркнутый. Поля должны быть по 2,5 см с каждой стороны.
   • Используйте соответствующее форматирование при написании деловых писем. Междустрочный интервал должен быть единичным, не отделяйте абзацы друг от друга.
4. 4 Будьте кратки и точны. Письмо-подтверждение должно быть коротким, удалите ненужные детали, подробности, информацию и фразы. [7] Содержание письмо должно быть предельно конкретным по отношению к теме, которую вы подтверждаете.
5. 5 Сохраняйте тон письма официальным. Большинство писем-подтверждений носят короткий характер, но они должны быть официальными и строгими по тону. Это помогает концентрироваться на основных деталях, отметая лишние подробности и ненужные любезности.[8]
   • Если вы пишите личное письмо-подтверждение знакомому, или человеку, с которым вы находитесь в неформальных отношениях, письмо может носить более свободный характер. Тем не менее, если вы не уверены, пишите более официальное письмо.
   • Даже если вы хотите сделать письмо более официальным, вы можете выражать благодарность и энтузиазм. Например, если вам назначено собеседование, ваш ответ может содержать такие фразы: Благодарю Вас за приглашение на собеседование... или Настоящим письмом я подтверждаю свою готовность прибыть на собеседование в указанное в приглашении время...
6. 6 Знайте, в каких случаях надо отправить письмо-подтверждение. Есть несколько причин, по которым надо будет отправить письмо-подтверждение. Вы можете подтверждать назначения, встречи, собеседования, конференции и другие события. Вот еще случаи, требующие написания письма-подтверждения:
   • Предложение работы
   • Принятие предложения от работодателя
   • Получение заказа
   • Служебное положение
   • Организация путешествия
   • Доверенность на другое лицо
   • Присутствие[9]

Дополнительные статьи

• Как составить сопроводительное письмо к резюме
• Как написать деловое письмо
• Как принять письменное извинение
• Как написать письмо о намерениях