Как написать письмо

1 методика:Напишите свое собственное письмо

Уметь писать письма пригодится любому из нас - на работе ли, в школе ли, или же для личных отношений. В письме можно рассказать о чем угодно, можно выразить свое хорошее отношение и даже признаться в любви. В этой статье есть общие рекомендации о том, как следует правильно писать письма.

Шаги

Напишите свое собственное письмо

1. 1 Подумайте, насколько формальным должно быть письмо. Это определяется отношениями с получателем письма. К примеру:
   • Если вы пишите чиновнику, будущему работодателю, научному руководителю или кому-то другому, с кем у вас сугубо профессиональные и деловые отношения, то письмо должно быть формальным.
   • Если же вы пишите своему нынешнему работодателю, коллеге, родственнику и кому-то, кого вы знаете не очень хорошо, то допустим полуформальный стиль письма.
2. 2 Подумайте, как вы отправите письмо, по email или на бумаге. Это тоже влияет на степень формальности письма.
   • Наиболее формальные письма следует набирать на компьютере, распечатывать и отправлять почтой, за исключением тех случаев, конечно, когда дело не терпит промедления или же когда получатель предпочитает электронную почту.
   • Для неформальных писем подойдет и email или письмо, написанное от руки.
   • В случае полуформальных писем, необходимо сделать телефонный звонок. Если в ходе разговора вы решили, что переписку следует вести по email - что ж, быть посему. Если же вы не уверены в этом - пишите обычные письма.
3. 3 Используйте печатный бланк или напишите свой адрес на верхней части страницы (в случае формальных писем). Если вы пишите деловое письмо и у компании есть собственные печатные бланки - используйте их. Если бланков нет, а хочется, чтобы письмо выглядело как-то солиднее, сделайте такие бланки самостоятельно в текстовом редакторе. В противном случае, можно просто написать свой полный домашний адрес в верхней части страницы с выравниванием по левому краю. Порядок написания адреса в разных странах различается, так что учитывайте культурные особенности получателя.
4. 4 Поставьте дату. Если вы уже написали адрес, то отступите две строки и запишите дату. Если адрес еще не написан - напишите сперва дату, выровняв ее по левому краю.
   • Напишите полную дату. Помните, что, к примеру, "1 января 2012” выглядит куда более формально, нежели 1/1/2012.
   • Если вы отправляете не формальное письмо по email, то дата не нужна, она будет указана в данных самого email.
5. 5 Напишите имя, должность и адрес человека, которому вы пишите письмо (в случае формальных писем). Отступите две строки после даты и запишите полное имя и должность получателя письма. На второй строке запишите название организации (если известно). На третьей строке запишите улицу, на четвертой - город, регион и почтовый индекс.
   • Впрочем, в случае электронных писем это излишне.
   • В случае всех не~ и полуформальных рукописных писем - тоже. Достаточно имени и адреса получателя на конверте.
   • Если ваше письмо - это запрос, но вы отправляете его не конкретному человеку, а просто на адрес организации, то просто напишите название организации и ее адрес.
6. 6 Начните с приветствия. Тип приветствия, опять же, определяется тем, в каких вы отношениях с получателем письма, а также, собственно, формальностью письма. Вот несколько возможных вариантов:
   • Если вы пишите формальное письмо неизвестному адресату, то можно начать со слов "К сведению всех заинтересованных лиц”, с двоеточием после "лиц”.
   • Если адресат по-прежнему неизвестен, но вы точно уверены, что это он (или она), то вариантов уже больше. "Уважаемые господа”, "уважаемые дамы”, "дамы и господа”. Впрочем, будьте аккуратны с такими приветствиями - вы же никого не хотите обидеть, верно?
   • Если вы пишите формальное письмо и вы знаете, кому вы его пишите, то можно начать со слова "Дорогой/ая #”. Впрочем, если вам кажется, что это как-то слишком не по-деловому, то можно использовать слово "Уважаемый/ая #”.
   • Если вы пишите полуформальное письмо, то сгодятся такие варианты, как "Привет” или "Дорогой/ая”.
   • Если же письмо совсем не формальное, то вариантов и вовсе куда больше. Тут и "привет”, тут и "здорово”, тут и "здравствуй” и так далее.
7. 7 Укажите имя получателя после приветствия.
   • В формальном письме используйте т.н. титул учтивости (г-н, г-жа) или должность/звание, после чего напишите фамилию получателя.
   • Если письмо полуформальное, то вам придется решить, обращаться ли к получателю по имени или же нет. Безопаснее всего, если вы не уверены, обойтись титулом учтивости.
   • В случае неформального письма, в свою очередь, предполагается, что вам можно обращаться к получателю по имени. За исключением, разумеется, писем к родственникам, которые старше вас. Тогда следует писать что-то вроде, к примеру, "Здравствуй, бабушка #” или "Привет, дядюшка #”.
8. 8 Начните само письмо. Отступите две строки от приветствия или просто начните текст с новой строки, если пишите от руки.
   • Если вы пишете личное письмо, что начнете с вопроса о делах, здоровье и всем таком.Вариантов много, от формальных до не очень, так что выбирайте на свой вкус.
   • Если же вы пишете деловое письмо, то переходите прямо к делу. Время - деньги, а тратить время получателя вы не хотите, ведь так?
9. 9 Подумайте, о чем нужно написать. Основная цель письма - общение, коммуникация, обмен информацией. Поэтому спросите себя - какую информацию должен узнать из письма получатель, о чем нужно ему рассказать. О новых ценах про товары? О том, что вы скучаете о нем? О том, что благодарите за подарок на день рождения? Какой бы тема ни была, помните о задаче письма: обмен информацией.
   • Помните, что писать можно не о всем. Письмо, написанное, к примеру, в гневе - это не то письмо, которое стоит отправлять. Если же письмо уже написано, но вы колеблетесь, отправлять его или нет - то лучше отложите его на пару дней в сторону. Возможно, вы еще успеете передумать и взглянуть на ситуацию по-новому.
10. 10 Проверьте свое письмо. Перед отправкой письма, прочитайте его пару-тройку раз и убедитесь, что в нет ошибок. Если хотите, дайте проверить письмо кому-то другому или воспользуйтесь модулями проверки грамматики в текстовых редакторах. Ну и, разумеется, исправьте все ошибки.
11. 11 Правильно завершите письмо. Таким образом, вы сможете прилично попрощаться с получателем письма. Отступите две строки от последнего абзаца и напишите подходящее выражение вежливости, которым оканчивают письма.
    • Для формальных писем подойдут такие варианты, как "С уважением” или "С наилучшими пожеланиями”.
    • Для полуформальных писем подойдут более короткие версии формальных формул вежливости.
    • Для неформальных писем сгодятся такие формулы вежливости, как "С любовью”, "Твоя/ая” и так далее.
    • Если есть желание, то в формальных письмах можно использовать старомодные формулы вежливости (или же если вы пишите письмо близкому другу, который сумеет оценить). Для этого вставьте формулу в последнее предложение. Затем, отступив две строки, напишите что-то вроде "Искренне ваш/ваша/твой/твоя”. Тут можно проявить немного креативности и создать действительно уникальную концовку письма.
12. 12 Подпишитесь. То, какой должна быть подпись, определяется самим письмом.
    • Формальное напечатанное письмо: оставьте четыре строки между формулой вежливости и вашим напечатанным именем, и распишитесь между ними от руки черными или синими чернилами.
    • Формальные email: напечатайте свое полное имя после формулы вежливости.
    • В формальном письме можно подписываться, используя тот или иной титул учтивости.
    • Полуформальное письмо: вы можете подписаться именем, можете - полным именем и фамилией. Кроме того, вы можете напечатать и подписать ваше письмо, или просто подписать его.
    • Неформальное письмо: нет смысла писать в конце ваше имя и фамилию. Если пишите email - просто напечатайте в конце свое имя, если пишите письмо от руки - то, соответственно, напишите.
13. 13 Сложите письмо (опционально). Если вы посылаете письмо почтой, то его придется сложить его втрое. Сложенное втрое письмо поместится в практически любой конверт.
14. 14 Подпишите конверт (опционально). Подписывать лучше в центральной части конверта, если на нем нет иных отметок. Помните, что в разных странах действуют разные требования к оформлению конверта.
15. 15 Напишите на конверте обратный адрес (опционально). Ряд почтовых служб, если не сможет доставить письмо адресату, вернет его отправителю по указанному адресу.

Советы

• Если вы пишите письмо-жалобу, то постарайтесь быть как можно более рассудительным и вежливым. Таким образом вы куда вероятнее дождетесь ответа.
• Постарайтесь не загружать письмо лишней информацией, особенно если это деловое письмо.
• Письма приходят на помощь, когда нужно выразить признательность, сочувствие, симпатию и еще множество других эмоций.
• Письма писать лучше черной или синей пастой/чернилами.
• Постарайтесь сфокусировать письмо на том, что будет интересно получателю.
• Если вам надо распечатать деловое письмо, используйте для этого бумагу более плотную, нежели обычная бумага для принтеров.
• Если вы отправляете формальный или полуформальный email, то постарайтесь, чтобы ваш email адрес звучал солидно. Письмо от "milaffffka1989” воспримут куда менее серьезно, чем письмо от "mivanova”.

Предупреждения

• Рисовать на конвертах не стоит, почтовая служба может и не оценить. Если хотите украсить конверт - делайте это на его обратной стороне.