Как написать отчет о происшествии

3 части:Последующий протоколОписание случившегосяПолировка отчета

Если вы работаете в полиции или охранном агентстве, и вас направили на место инцидента или несчастного случая, в ваши обязанности может входить написание детального и точного отчета о происшествии. Хороший отчет о происшествии предоставляет исчерпывающие данные о событии. Очень важно не упустить ни одной существенной детали, включая описание неприятных и отталкивающих деталей. Информация ниже поможет всем, кто хочет научиться писать отчеты о происшествиях на профессиональном уровне.

Шаги

Часть 1 из 3: Последующий протокол

1. 1 Узнайте, какая форма протокола используется в вашей организации. Каждая служба имеет свои собственные шаблоны для подготовки отчета о происшествии. В некоторых случаях вам нужно просто заполнить готовую форму, в других придется написать отчет от руки или напечатать его. Корректно заполненную форму нужно сдать в соответствующий департамент.
   • По возможности, используйте для написания отчетов текстовые редакторы на компьютере. Отчет будет выглядеть более аккуратным, к тому же у вас будет возможность выполнить проверку орфографии.
   • Если требуется написать отчет от руки, пишите ровным и разборчивым почерком, причем лучше использовать печатные буквы. Те, кто будут читать ваш документ, не должны ломать голову по поводу значения слов или цифр.
2. 2 Приступите к написанию отчета максимально быстро. Пишите в тот же день, когда произошло происшествие, ведь уже через 2-3 дня воспоминания о нем начнут смазываться. Лучше записать основные факты непосредственно на месте события и подготовить отчет не позже 24 часов после обследования места происшествия.
3. 3 Предоставьте основную информацию. В форме протокола могут быть необходимые поля, которые требуется заполнить. Если их нет, начните отчет с основных данных о происшествии, включив в него следующую информацию:
   • Время, дата и место происшествия (пишите максимально конкретно, указывая точный адрес и т.д.).
   • Ваше имя и идентификационный номер
   • Фамилии других офицеров, присутствовавших на месте события.
4. 4 Добавьте предложение с описанием характера происшествия. Опишите, что привело вас на место инцидента. Если вы получили звонок, опишите его, не забыв указать, во сколько часов он поступил. Напишите объективное предложение, основываясь на реальных фактах.
   • Например, можно записать, что вам позвонили во столько-то часов и сообщили, что по указанному адресу кто-то нарушает порядок, находясь в нетрезвом состоянии.
   • Помните, что нужно придерживаться фактов и быть объективным, а не писать о том, что вы думаете, что там произошло.

Часть 2 из 3: Описание случившегося

1. 1 Пишите описание случившегося в повествовательной форме от первого лица. Основа вашего отчета – это точное изложение случившегося, выполненное в строгой хронологической последовательности и написанное от первого лица. Используйте полные имена всех задействованных лиц. Каждый раз начинайте новый абзац, когда описываете действия каждого отдельного лица, описанного в отчете.[1]
   • Дайте ответы на вопросы относительно происшествия: кто, что, когда, где и почему.
   • Включите точное описание вашей собственной роли в ходе событий. Если вы использовали физическую силу для задержания кого-то, не упускайте это. Также опишите, как вы разбирались с событием и его последствиями.
   • Используйте точные описания. Вместо фразы «Я обнаружил его внутри и задержал», лучше написать «Я прибыл по адресу Проспект Мира, 120 в 12:05. Я подошел к дому и постучал в дверь. Затем я попробовал повернуть ручку и обнаружил, что дверь не заперта…»
   • Описывая показания свидетелей и очевидцев, придерживайтесь формы протокола, которая принята в вашей организации.
2. 2 Запишите максимально исчерпывающую информацию. Запишите все, что можете вспомнить. Чем больше деталей – тем лучше, так вы не оставите лазеек для людей, намеренных интерпретировать отчет в ложном толковании. Не беспокойтесь, что ваш отчет будет слишком длинный и многословный. Ваша задача – описать полную картину того, что произошло.
3. 3 Будьте аккуратны. Не записывайте в отчет никаких фактов, в достоверности которых вы не уверены. Записывайте показания с чужих слов, как показания с чужих слов. Например, если свидетель утверждает, что видел, как кто-то перепрыгнул через забор и убежал, можно записать, что случившееся описано со слов свидетеля, но не является доказанным фактом.
4. 4 Пишите понятно. Не используйте для описания событий замысловатую речь с многозначительными оборотами. Излагайте события короткими, существенными предложениями, имеющими отношение к случившемуся. Не оставляйте возможности для двусмысленных толкований.[2]
   • Не пишите: «Я думаю, что подозреваемый хотел вернуться к своей жене, и мне казалось, что у него были нехорошие намерения, когда он подошел к ней и схватил ее». Запишите сухо и точно: «Подозреваемый (впишите имя) подошел к своей жене (имя) и с силой схватил ее за руку».
5. 5 Будьте честны. Даже если ваша реакция и урегулирование ситуации не вызывает гордости, ваша задача – подготовить честный отчет. Если вы запишите что-то несоответствующее истине, это может впоследствии всплыть, угрожая вам даже уголовной ответственностью. Это также может поставить под угрозу всех людей, имеющих отношение к инциденту. Сохраняя свою честность, вы заботитесь о собственной репутации, а также о репутации организации, которую представляете.[3]

Часть 3 из 3: Полировка отчета

1. 1 Вычитайте и отредактируйте ваш отчет. Прочтите весь отчет, чтобы убедиться в его связности и простоте понимания. Перепроверьте все факты дважды, включая указание имен, времени, адресов, номеров лицензий и т.д. Убедитесь, что вы включили всю необходимую информацию, требуемую для отчетов. Поищите явные прорехи в изложении событий, которые следует заполнить.[4]
   • Еще раз проверьте грамматику и орфографию.
   • Удалите все субъективные утверждения, например, слова, описывающие чувства и эмоции.
2. 2 Сдайте отчет. Найдите в вашей организации/департаменте ответственное лицо, которому в должны сдать отчет. Если возможно, постарайтесь сдать отчет лично, чтобы ответить на возможные вопросы, требующие прояснения. В тех случаях, когда отчет высылается по почте или e-mail, после его отправки нужно в течение 10 дней связаться по телефону и убедиться, что отчет получен.