Как написать отчет о продвижении работы

Когда начальник просит вас написать отчет о продвижении работы, вам наверняка хочется уклониться от этой задачи. Подобный отчет может показаться пустяком, но он помогает сообщить руководству и коллегам о деталях развития проекта, а такая информация побудит начальника при необходимости помочь вам рабочей силой, бюджетными вливаниями, поддержкой и руководством.

Шаги

1. 1 Изучите все аспекты дела, которые вам надо осветить в отчете. Имеются в виду все детали проекта, над которым вы работаете — вы должны знать его изнутри и уметь представить постороннему взгляду, чтобы ознакомить с ним начальство. При необходимости соберите все сведения от подчиненных, коллег, подрядчиков и субподрядчиков.
2. 2 Сформулируйте свое определение цели. Оно должно включать краткое описание проекта. Не следует быть слишком многословным, поскольку начальству надо получить представление о том, над чем вы работаете, и у него нет времени читать длинные объяснения. В этом вводном определении сообщите, почему сейчас необходим ваш отчет.
3. 3 В основной части отчета расскажите о проделанной работе. Здесь вы можете больше входить в детали, чтобы ваш начальник мог передать данные другим участникам работы. Укажите, как нынешние задания помогут достигнуть конечной цели и объясните, на какой стадии находится каждое задание. Расскажите, как вы планируете бюджет, точно указывая, что входит в бюджет, а что нет.
4. 4 Рассмотрите проблемы, с которыми вы столкнулись при выполнении этого проекта. Здесь вы можете рассказать о проблемах с персоналом, затруднениях с графиком, узких местах и законодательных ограничениях. Перечислите их и укажите, что вы сделали для решения проблем, и как планируете их исправить. Если вам нужна помощь, отметьте это.
5. 5 Напишите о продолжающихся работах. Укажите предполагаемую дату окончания и отметьте все возможные проблемы, которые способны предвидеть. Сообщите, верите ли вы в возможность закончить проект согласно графику.
6. 6 Составьте таблицу с деталями законченных заданий и продолжающихся работ. Представьте как можно больше деталей, включите даты, нынешние и будущие расходы. График может помочь, если у начальника нет времени читать весь отчет. Это не обязательно, но бывает полезно, когда начальник предпочитает графический способ подачи информации или слишком занят.
7. 7 Подведите итоги своего отчета. Сделайте этот раздел коротким и четким, указывая только самые необходимые сведения о том, что вы уже сделали и что еще должны сделать. Коротко рассмотрите свои сомнения и проблемы, напишите, как их лучше исправить.

Советы

• Попробуйте составить понятие о стиле своего начальника. Возможно, он или она предпочитает отчеты, написанные в определенном стиле. Некоторые люди любят таблицы и списки, другие предпочитают как можно меньше деталей, а часть начальников хочет получить как можно больше информации, неважно, сколько страниц им придется прочитать.
• Пишите конкретно и детально, но избегайте многословия.