Как написать информационное письмо

3 части:Пишем вводную частьПишем основную часть письмаПроверьте и отшлифуйте письмо

Информационное письмо (или письмо-представление) наиболее широко используется в деловой коммуникации и служит для установления связи, запроса информации или описания нового продукта или услуги. Как правило, информационные письма пишут людям, с которыми лично не знакомы, поэтому так сложно бывает угадать с тоном и стилем письма. Но вы можете научиться некоторым упрощенным эффективным методам, которые помогут сделать ваше письмо точным, читабельным и эффективным для выполнения вашей цели.

Шаги

Часть 1 из 3: Пишем вводную часть

1. 1 Если это возможно, адресуйте свое письмо конкретному человеку. Информационные письма должны по возможности адресоваться тому человеку, который будет их читать. Если вы отсылаете письмо на общий адрес или в компанию, куда хотите устроиться на работу, и вы не уверены, к кому оно попадет, то приемлемо написать "Всем заинтересованным лицам" или адресовать письмо специалисту по комплектации штата или другому ответственному за это сотруднику.
   • Начните свое письмо с указания своей должности, ученого звания или роли и объяснения причины, по которой вы пишите. Обычно в письме не указывают свое имя, так как оно будет обозначено ниже, в качестве подписи.
2. 2 Четко укажите свою цель. Как можно раньше в письме-представлении следует выразить причину, по которой вы пишите. Чего вы хотите? Зачем вы пишите? Если такие вопросы хотя бы приходят в голову работодателю или компании, растет вероятность, что ваше письмо закончит свой путь в мусорной корзине, а не принесет вам ожидаемое собеседование.
   • Переходите к самой сути: "Сегодня я пишу вам, чтобы справиться о вакансии финансового контролера" или "Я пишу, чтобы раскрыть характеристики нового продукта, недавно презентованного нашей компанией" – вот идеально эффективные примеры постановки вопроса, которые следует использовать в самых первых предложениях письма.
3. 3 Установите подходящий тон и стиль для письма. При написании информационного письма хорошо будет использовать последовательный и компетентный стиль, который не слишком отклоняется в сторону фамильярности и не сводится к скованному или техническому звучанию. Тон информационного письма должен быть профессиональным, но не слишком холодным или роботизированным. Важно сохранить в письме элемент человеческого тепла, при этом придерживаясь в остальном профессионального содержания.
   • Одна из распространенных ошибок, которую совершают неопытные в этом авторы, – это любой ценой избегать сокращений – до такой степени, что письмо напоминает скорее перевод, а не оригинальное письмо. Используйте сокращения, чтобы письмо выглядело в форме беседы, но профессиональной. Пусть ваше письмо вас представляет.
   • Не пытайтесь продемонстрировать свой ум, заменяя обычные слова книжными и энциклопедическими. Это не магистерская работа, а информационное письмо. Используйте уместные слова и четко выражайте свою мысль.
4. 4 Установите личную связь. Объясните, как вы узнали об этой вакансии, возможности или компании, к которой вы пишите, и обрисуйте вашу с ней связь. По прочтении информационного письма у работодателя или работника отдела кадров должно появиться четкое ощущение того, кто вы, почему вы хотите эту работу и хорошо ли вы подойдете на эту должность. Если установленная связь достаточно сильна, вам предложат пойти на собеседование и предоставят шанс получить работу.
   • Если у вас есть какая-либо связь с любым из сотрудников этой компании или вам порекомендовали подать заявление на работу, или если вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от вашего учреждения за свою работу, лучше упомянуть об этом в самом начале своего письма. Это может подстегнуть память вашего адресата ("О, вот о ком мне говорил Иван!"), или станет шансом запомниться, выделиться среди других.

Часть 2 из 3: Пишем основную часть письма

1. 1 Свяжите свою квалификацию с выбранной должностью. Если вы пытаетесь прояснить свою квалификацию, компетентность и способность справляться с работой или проектами, важно четко обозначить эту связь несколькими предложениями и объяснить, каким образом ваш опыт в выполнении других вещей связан со способностью выполнять именно это – будь это новая должность, перевод по службе или совершенно новая для вас работа.
   • Обрисуйте определенный опыт, который у вас был в сфере или отрасли, куда вы пытаетесь попасть благодаря своему письму. Если вы запланировали свое информационное письмо как вышеуказанное, оно должно сосредотачиваться на определенного рода профессиональной сфере или отрасли. Полезно будет включить в перечень конкретные умения и навыки, чтобы письмо принесло результат.[1]
   • Желание получить работу – это не то же самое, что обладание необходимыми качествами для ее выполнения. Если во вступительной части вы подчеркнете, что заинтересованы в собеседовании на данную должность, потому что вы отлично для нее подходите, вам не нужно пятьдесят раз повторять одно и то же. Слова, что вы "правда-правда нуждаетесь в этой работе" не делают из вас более привлекательного кандидата.
2. 2 Будьте как можно более конкретны. Установите время, когда вы можете встретиться лично, или объясните, что именно, по вашим ожиданиям, должно произойти в качестве ответа на ваше письмо. Если вы хотите обсудить вашу квалификацию на собеседовании, то так и напишите. Если вы хотите приступить к работе прямо сейчас, не стесняйтесь об этом сказать. Узнайте все, что можете, о процесс приема на работу иди процессе подачи заявления, а затем спросите о следующем шаге в этом процессе.
   • Сосредоточьте информационное письмо на работе конкретного уровня. Вам не обязательно прямо упоминать тип задания или должность, но не забывайте, к какому результату вы стремитесь , чтобы письмо соответствовало цели.
3. 3 Не включайте в письмо ту информацию, которую вы уже указали в своем резюме. Перечисление своих ученых степеней, наград и хвастовство связями – не самая лучшая идея для информационного письма. Повторение информации, которую можно быстро просмотреть в вашем резюме, – это лишняя трата пространства и букв. Вы не пытаетесь написать о том, что можно узнать быстрее и легче в другом месте. Вы пишите, чтобы подороже себя "продать" и сделать первый шаг в развитии деловых отношений.
4. 4 Напишите, чтобы вас пригласили на собеседование. Маловероятно, что вы когда-нибудь получите работу или награду, которую хотите, только благодаря силе письма. Написание письма поможет вам сделать первый шаг в деловых отношениях, дает шанс доказать свою способность быть тем человеком, которого ищет работодатель или тот, кто читает ваше письмо. По этой причине лучше всего перейти к самой сути, подчеркнуть свою квалификацию и связь с должностью и попытаться продвинуться к следующей стадии процесса, будь это собеседование или какой-то другой шаг по приему на работу.
   • Еще раз повторите самую важную информацию в заключении. Прямо перед тем, как завершить письмо уместным прощанием, неплохая идея – кратко повторить то, чего вам хочется, прямым текстом.

Часть 3 из 3: Проверьте и отшлифуйте письмо

1. 1 Проверьте и вычитайте свое письмо. После написания черновика абсолютно необходимо еще раз пройтись по тексту письма и привести его в порядок на уровне предложений и помимо них. Все авторы знают, что произведение не считается оконченным, пока оно не проверено. Как только вы написали письмо, самая трудная часть позади, но вам все еще нужно оставить достаточно времени на то, чтобы привести его в порядок.
   • Проверка – это более чем устранение опечаток и ошибок в правописании. Посмотрите на свое письмо свежим взглядом и проверьте, чтобы все существительные и глаголы были согласованы, чтобы вы правильно донесли мысль, и чтобы ваше письмо достигло той цели, которую вы себе поставили.
   • Как только вы удовлетворены качеством и успешностью своего письма, можете начинать вычитку и поиск "запоздалых тревог" – вещей, которые вы могли испортить в последнюю минуту, среди которых исправление опечаток, ошибок в правописании и форматирование ваше письма.
2. 2 Пусть письмо будет простым и сжатым. Информационные письма, в общем, не должны быть длиннее одной стороны листа бумаги, или превышать 300-400 слов. Независимо от причин, вероятно, что вы пишите тому, кому приходится работать с горой бумаг в этот день, и ему вряд ли захочется тщательно проверять ваше особенно длинное и подчеркнуто раздутое письмо-представление. Обидно, если вся ваша тяжелая работа окажется в мусоре, поэтому важно не превышать объем. В своем письме сосредоточьтесь только на самой важной информации.[2]
3. 3 Придайте письму правильный формат. Письма необходимо правильно размещать на странице, чтобы было видно отдельную вступительную часть, параграфы основной части и лаконичное заключение. Если ваше письмо будет выглядеть как один неровный параграф без контактной информации и приветствия, вы не получите ни работы, на приглашения на собеседование.
   • Приложите резюме, если это уместно, вслед за информационным письмом. Информационное письмо должно быть первым в любом комплекте с заявлением.
   • Включите в него актуальную контактную информацию. Последний раз редактируя письмо, не забудьте вписать всю важную контактную информацию, обычно она указывается в верхнем правом углу "шапки". Укажите адрес своей электронной почты, номер телефона и другую основную контактную информацию.
4. 4 Подумайте над тем, чтобы добавить постскриптум. Некоторые преподаватели и эксперты по бизнес-коммуникации рекомендуют добавлять самую важную и срочную информацию в постскриптум (P.S.) к письму. Причиной того, что это часто срабатывает, можно считать тот факт, что многие люди обрабатывают информацию в форме письма. Чем помещать важные сведения в заключении, постскриптум P.S. может быть более эффективным. Хотя некоторым он может показаться отступающим от формы, но постскриптум обычно становится эффективным способом выделить важную информацию и сделать так, чтобы ваше письмо отличалось от других.