Как написать электронное письмо в службу поддержки клиентов

1 методика:Написать электронное письмо в службу поддержки клиентов

Существует множество различных ситуаций, когда клиенту необходимо связаться с компаниями или производителями, по различным деловым вопросам. Но когда приходит время, отправить электронное письмо в службу поддержки клиентов, некоторые люди могут почувствовать себя в тупике. Часто возникают вопросы о том, как написать такие письма в электронной форме, так как они обычно пишутся в бумажном варианте, и какие общепринятые стандарты чаще всего применяются к письмам такого типа. Хотя такие стандарты и зависят от отрасли, региона и культуры, все же существуют некоторые общие рекомендации, обеспечивающие эффективность электронного письма, отправленного в службу поддержки. Вот лучшие рекомендации от тех, кто сталкивался с такого рода письмами прежде.

Шаги

Написать электронное письмо в службу поддержки клиентов

1. 1 Проверьте веб-сайт. Убедитесь, что компания еще не решила вашу проблему перед тем, как отправить письмо. Это сбережет время и усилия всем, включая и вас, и будет воспринято с благодарностью.
   • Пока вы проверяете сайт поищите лучшие каналы коммуникации. Не всегда электронная почта является лучшим каналом, и вам нужно с уважением отнестись к такой политике компании и связаться с ней другим путем. Многие компании предлагают телефонную поддержку и дополнительные услуги службы поддержки, например, абонентский почтовый ящик.
2. 2 Поищите специальные он-лайн ресурсы в Интернете. Многие компании предлагают индивидуальные адреса электронной почты для специальных вопросов, например, для отслеживания доставки товара, возвращения товара или технической поддержки. Возможно, что использование предоставленных каналов связи будет значительно эффективнее, чем стандартное письмо на общую электронную почту компании. Кроме того, если вы будете игнорировать предоставляемые средства связи, то процесс связывания с компанией может занять значительно больше времени.
3. 3 Включите идентифицирующую вас информацию в ваше письмо в службу поддержки. Компании необходимо знать какие продукты или услуги вы приобрели, а также дату покупки и ожидаемые даты доставки товара или предоставления услуги. Возможно, что компании также будет необходимо узнать ваш домашний адрес и количество приобретенных товаров. Убедитесь, что все это изложено в вашем электронном письме.
4. 4 Используйте соответствующий тон. Некоторые эксперты обращают внимание, на то что письма в службу поддержки клиентов, написанные без внимания к этикету, могут быть проигнорированы или же их эффективность будет намного ниже. Старайтесь придерживаться определенного стиля в письме, что покажет ваш уровень образования и знаний, не используя излишне провокационные заявления.
5. 5 Попросите желаемое напрямую. Многие опытные авторы электронных писем в службу поддержки клиентов считают, что лучше быть откровенным о ваших ожиданиях. Компания может согласиться или нет с вашими требованиями, но, предоставив четкую информацию вы поможете представителю компании не только понять вашу точку зрения, но и показать ваше мнение о всех возникающих вопросах, о продукции или других проблемах в обслуживании клиентов.
   • Узнайте больше о политике компании. При составлении запроса, вы можете сначала провести исследования, чтобы понять, какие требования, скорее всего, будут удовлетворены. Как решать, возникшую проблему - зависит от вас, но понимание позиции компании поможет вам сделать ваши сообщения более эффективными.