Как написать электронное письмо

5 методика:Основы написания писемНаписание дружеского письмаНаписание официального письмаКонкретные виды дружеских писемКонкретные виды официальных писем

Написать электронное письмо достаточно просто, но есть общий формат, которого желательно придерживаться. Вам также следует знать о различиях между неформальными и формальными письмами. Вот то, что вам необходимо знать.

Шаги

Часть 1 из 5: Основы написания писем

1. 1 Создайте адрес электронной почты. Если у вас нет адреса электронной почты, то перед тем, как продолжить, вам необходимо будет зарегистрироваться у одного из поставщиков услуг электронной почты. К счастью, есть много бесплатных провайдеров услуг электронной почты, у которых вы можете получить адрес электронной почты совершенно бесплатно. К одним из самых популярных из них относятся:
   • Gmail
   • Hotmail
   • Yahoo mail
2. 2 Нажмите на кнопку "Написать" или "Новое". Прежде чем вы сможете написать письмо, вам необходимо будет открыть новое пустое окно сообщения, в котором вы будете писать его текст. Точный способ зависит от используемого вами сервиса, но обычно где-то вверху страницы должна быть кнопка с надписью вроде "Написать", "Новое" или "Новое сообщение".
   • Если вы не совсем представляете, как создать новое сообщение, изучите страницы помощи вашего сервиса, чтобы узнать об этом более подробно.
3. 3 Перечислите адреса получателей. Вам не нужно указывать ваш собственный электронный адрес, но вам следует указать электронный адрес человека или людей, которым вы намерены отправить электронное письмо.
   • Для разделения адресов обычно достаточно пробела, но некоторые почтовые сервисы требуют разделения адресов запятой или другими знаками препинания. В таком случае соответствующие инструкции должны быть на странице самого почтового провайдера.
   • Введите адрес основного получателя или получателей в поле "Кому:”. К основным получателям относятся те, кому непосредственно адресовано письмо или к кому вы обращаетесь в тексте письма.
   • Введите остальные электронные адреса в поле "Копия:”. Это поле "копирования”. Получатель обычно указывается в поле "Копия:”, если он не упоминается в письме, но должен быть в курсе того, что там написано.
   • Используйте поле "Скрытая копия:”, чтобы спрятать электронные адреса. Если вы не хотите, чтобы получатели письма видели список адресов, на которые оно было отправлено, вы можете указать эти адреса в поле "скрытой копии”.
4. 4 Добавьте информативное название темы. Любой почтовый сервис позволяет ввести тему или заголовок письма в поле "Тема”.
   • Название темы должно быть кратким, но должно давать получателю представление о том, о чем это письмо.
     • Например, обычное письмо другу может просто содержать фразу "Как дела?”. Однако, если вы спрашиваете, например, о задании, тема должна содержать что-то вроде "Домашнее задание по математике”.
     • Точно так же, если вы задаете вопрос руководителю или преподавателю, в теме можете написать что-то вроде "Вопрос” или "Вопрос о...” и краткое упоминание о теме вопроса.
   • Обратите внимание, что сообщение без темы появится в почтовом ящике получателя с соответствующей пометкой "(без темы)”.
5. 5 Напишите текст сообщения. Текст электронного письма должен быть написан в большом текстовом поле под строкой темы.
   • Текст каждого письма обычно включает приветствие, текст самого сообщения и подпись.
   • Весь смысл электронной почты в ее быстроте, поэтому старайтесь делать ваши сообщения довольно короткими.
6. 6 Нажмите кнопку "Отправить". После того, как завершите набирать текст письма, просмотрите его на отсутствие орфографических и грамматических ошибок и убедитесь, что письмо соответствует той теме, которую вы хотели поднять. Если письмо готово, нажмите кнопку "Отправить”, чтобы отослать его перечисленным получателям.

Часть 2 из 5: Написание дружеского письма

1. 1 Знайте, в каких случаях дружеская форма письма является уместной. Дружеские письма можно отправлять друзьям, членам семьи и вашему парню(девушке). Если письмо носит, по сути, случайный характер, и вы отправляете его тому, с кем находитесь в неформальных отношениях, можете отправить письмо в дружеской форме.
   • Единственное исключение, когда вам не следует посылать письмо членам семьи или другу в простой дружеской форме, - это в случае, если вы посылаете групповое письмо официального содержания, например, просьбу о пожертвовании или рекламное объявление. Так как подобные письма вы отправляете людям, с которыми вы очень хорошо знакомы, вам следует эти письма к ним адаптировать.
2. 2 Постарайтесь указать ненавязчивую тему. У письма не обязательно должна быть указана тема, но, все же, лучше ее включить. Сделайте ее краткой, приятной и по существу.
   • Если вы просто пишете письмо другу, чтобы оставаться с ним на связи, можно в теме указать что-то смешное или написать фразу вроде "Давно не виделись!"
   • Если вы пишете письмо с какой-то целью, укажите в теме эту цель. Например, если вы решили написать письмо о пикнике вашей группы, напишите такую тему, из которой было бы ясно, что речь идет о пикнике.
3. 3 Подумайте о том, чтобы обращаться ко всем адресатам по имени. Для дружеского письма в этом нет строгой необходимости, но так начать текст сообщения было бы очень вежливо с вашей стороны.
   • Ваше приветствие может состоять просто из имени человека:
     • "Боб,"
   • Кроме того, можно включить доброжелательное приветствие:
     • "Эй, Боб!"
     • "Привет, Боб"
     • "Доброе утро, Боб!"
4. 4 Четко пишите то, что хотите сказать, но старайтесь делать это простым языком. Текст письма должен быть понятным, но язык должен быть неформальным и даже разговорным.
   • Прочитайте письмо и спросите себя, действительно ли текст письма звучит так же, как вы обычно разговариваете с этим человеком. Если да, то вы добились успеха в написании этого дружеского письма.
   • Используйте сокращения. Сокращения не используются в официальных письмах, но они являются частью повседневного общения, поэтому вполне подходят для дружеских писем.[1]
   • Не стесняйтесь использовать сленг. При желании можно использовать и компьютерный сленг: "спс" вместо "спасибо", "оч" вместо "очень", "мб" вместо "может быть", "тлф" вместо "телефон" и т.д.
   • Кроме того, если необходимо, используйте смайлики. :)
5. 5 Подумайте о том, как подписать письмо. Как и приветствие, подпись не обязательна для дружеских писем, но это хороший способ закончить сообщение.
   • В качестве подписи вы можете просто написать ваше имя:
     • "Женя"
     • "-Женя"
   • Вы также можете подойти творчески к вашей подписи:
     • "Увидимся! Женя"
     • "Это письмо самоуничтожится через 3...2...1..."

Часть 3 из 5: Написание официального письма

1. 1 Поймите, когда следует использовать официальные письма. Вам следует использовать официальную форму письма, если вы пишете кому-то, с кем вы состоите не в каких-то случайных отношениях. Кроме всего прочего, сюда относятся ваши руководители, коллеги, клиенты и заказчики, инструкторы, общественные и политические деятели.
   • Обратите внимание, что если вы построите нормальные рабочие отношения с этим человеком, то строгое официальное письмо уже будет необязательным, даже если он и относится к одной из перечисленных выше категорий. Когда "официальный" тон письма становится слишком уж сухим, вы можете написать "полуофициальное" письмо.
     • Тон вашего сообщения может быть чуть ближе к разговорному, но лучше не использовать компьютерный сленг.
     • Вам лучше все-таки использовать подпись, но необязательно включать все свои контактные данные.
2. 2 Добавьте информативную тему письма. Тема должна быть краткой, но точной. Переходите сразу к делу.
   • Пример:
     • "Вопрос по очерку" (когда пишете письмо преподавателю, спрашивая его о деталях домашнего задания по очерку)
     • "Заявка на замещение вакансии" (когда посылаете письмо в ответ на вакансию)
     • "Проблема с частью #00000" (когда пишете письмо с запросом в службу поддержки или сообщаете о технической проблеме)
3. 3 Напишите официальное приветствие. Официальное приветствие должно включать слово "Уважаемый" и имя получателя. Используйте фамилию получателя и соответствующее звание или должность, после приветствия поставьте двоеточие.[2]
   • Пример:
     • "Уважаемый мистер Смит:"
     • "Уважаемая миссис Джонс:"
     • "Уважаемый доктор Эванс:"
4. 4 Убедитесь, что текст вашего письма краток и точен. В размере письма ограничьтесь несколькими абзацами, которые непосредственно связаны с темой письма. Используйте официальный язык и убедитесь, что в тексте нет орфографических и грамматических ошибок.
   • Избегайте использования сокращений.
   • Не используйте компьютерный сленг и смайлики.
5. 5 Добавьте соответствующую подпись. Наиболее распространенной является подпись "С уважением," но некоторые другие тоже вполне подходят. Подпись должна быть корректной, не забудьте также добавить после нее запятую.
   • Другие возможные варианты подписи:
     • С наилучшими пожеланиями
     • С уважением
     • Спасибо
6. 6 Если необходимо, укажите в подписи вашу контактную информацию. В конце письма укажите ваше полное имя. После имени вы можете указать вашу официальную должность и контактную информацию, которая может пригодиться.
   • Ваша должность, если она у вас есть, должна включать точное название должности и имя компании или учреждения, частью которого вы являетесь.
   • Добавьте, как минимум, номер вашего телефона, факса и адрес электронной почты. Вы также можете добавить адрес веб-сайта.

Часть 4 из 5: Конкретные виды дружеских писем

1. 1 Напишите письмо переехавшему другу. Если друг, родственник, или близкий вам человек недавно переехал, напишите письмо и спросите, как прошел переезд, как ему новое местожительства и т.д.
2. 2 Напишите дружеское письмо приятелю, который никогда не давал вам свой электронный адрес. Если вы узнали адрес электронной почты вашего приятеля от третьих лиц, важно, чтобы с помощью электронной почты вы проверили, правильный ли это адрес, и быстро смогли объяснить, кто вы такой.
3. 3 Узнайте, как написать электронное письмо парню. Если вы девушка, и вы в первый раз пишете письмо парню, вы можете чувствовать себя немного не в своей тарелке. Это особенно верно, если парень, которому вы пишете, ваш потенциальный молодой человек. Постарайтесь написать письмо так, чтобы оно выглядело обыденно, но было достаточно грамотным и сдержанным.
   • Хотя это и рискованный шаг, но вы можете также использовать электронное письмо, чтобы сказать парню, что он вам нравится.
4. 4 Узнайте, как написать письмо девушке. Если вы парень, который впервые пишет письмо девушке, задача может показаться довольно сложной. Сохраняйте спокойствие и напишите сообщение, которое будет вполне обыденным, но и хорошо составленным.
5. 5 Пофлиртуйте в письме. Если вы хотите быть милым и игривым с получателем вашего письма, используйте тот же язык, как если бы вы флиртовали с этим человеком в реальности. Смайлики и "обнимашки и поцелуйчики” (xoxo) тоже вам пригодятся.
   • Точно так же можно написать письмо с элементами флирта кому-нибудь на сайте знакомств. Однако, в таких письмах нужно быть не только кокетливым, но и информативным, чтобы получатель письма получил хорошее представление о вас.
6. 6 Напишите любовное письмо. В наш цифровой век любовное электронное письмо можно рассматривать как эквивалент обычного любовного письма. Если ваш любимый(любимая) сейчас далеко, и вы хотите послать быстрое сообщение, выражающее вашу любовь, электронная почта - это самый быстрый способ сделать это.

Часть 5 из 5: Конкретные виды официальных писем

1. 1 Подайте заявку на работу по электронной почте. Когда вы отправляете резюме и заявку на работу по электронной почте, вам нужно объяснить, на какую работу вы претендуете, почему вы ее хотите, какой квалификацией вы обладаете, что делает вас подходящим на эту должность. Вам также следует добавить во вложение ваше резюме.
   • Точно так же вы можете написать письмо с заявкой на стажировку. Опишите, какой тип стажировки вы ищете, и как это поможет вам в дальнейшей карьере. Также укажите причины, по которым именно вы должны быть выбраны для стажировки.
   • Напишите письмо с напоминанием, если вы не получили ответ по поводу работы, на которую претендовали.
2. 2 Узнайте, как написать письмо вашему преподавателю. Написание письма преподавателю может показаться пугающим, но это не сложнее, чем написание любого другого официального письма. Ваш преподаватель, скорее всего, очень занятой человек, поэтому старайтесь задавать все вопросы очень кратко.
   • Если ваш преподаватель вас достаточно хорошо знает, вы можете запросить у него рекомендательное письмо по электронной почте.
3. 3 Напишите письмо-запрос по электронной почте. Письмо-запрос - это письмо к редактору с вопросом о том, рассмотрит ли он или она вашу работу для ее публикации. В своем запросе вы должны достаточно хорошо описать вашу работу, чтобы редактор понял, о чем в ней идет речь.
4. 4 Используйте электронную почту для связи с отделом кадров. Если у вас есть какие-то проблемы или вопросы, касающиеся отдела кадров, самый быстрый способ их решить - это послать письмо соответствующим людям в отделе кадров. Убедитесь, что письмо ясно описывает суть проблемы.

Предупреждения

• Никогда не указывайте в электронных письмах никаких имен пользователей, паролей или личную информацию, такую как номера кредитных карт и номера социального страхования.