Как написать деловое письмо незнакомому человеку

Если вы работаете в бизнесе, скорее всего, вам придется отправлять деловую корреспонденцию незнакомым людям. Написание писем может показаться вам неловким моментом, но это часть вашей работы. Неловкости можно избежать, если составить профессиональное деловое письмо, состоящее из вводной части, четкого указания цели письма и логического завершения, в котором вы благодарите получателя за оказание внимания. Кроме того, профессиональный подход к составлению электронного письма поможет ему оказаться в папке «Входящие», и не попадет в «Корзину» получателя.

Шаги

1. 1 Укажите тему письма в профессиональной и уместной манере. Темой письма не могут быть слова "Привет" или "Спасибо". Подобные выражения обозначаются как «Спам». Тема письма должна сразу же доносить до получателя цель вашего сообщения. Если цель вашего сообщения ясна, адресат захочет сразу же открыть и прочитать его содержимое.
2. 2 Выучите имя и фамилию получателя. Просмотрите веб-сайт компании. Определитесь, существует ли выбранный вами адрес электронной почты. Найдите телефонный номер организации и запросите номер получателя по телефону. Электронное письмо с содержанием имени воспринимается более серьезно, чем анонимное послание.
3. 3 Укажите свои данные и названии организации, представителем которой вы являетесь. Если вы сделаете это вначале письма, получатель быстрее определиться, зачем ему читать написанное.
4. 4 Профессионально и четко укажите свое прошение, предложение или заявление. Если вы укажете суть дела и четко определите цель письма, вы создадите образ профессионала, который ваш получатель сможет воспринять всерьез. Включите в письмо детали, конкретное местоположение, расходы и другую сопутствующую информацию. Избегайте чрезмерного красноречия. Ваш получатель – деловой человек, и у него нет времени читать хаотическое письмо.
5. 5 Предоставьте информацию, которую вам хотелось бы видеть в ответном письме. Даже если в вашем письме отображается адрес отправителя, лучше указать свой адрес электронной почты, номер телефона, местонахождение и другие контактные данные (к примеру, имя пользователя или факс). Дайте получателю знать о ваших ожиданиях по поводу ответа и временных рамок.
6. 6 Поблагодарите адресата в завершительной части письма. Получатель оказал вам внимание и расположение, прочитав полученное электронное письмо до конца. Лучше всего поблагодарить человека за время, потраченное на виртуальную переписку.