Как написать деловое благодарственное письмо

1 методика:Создание собственного благодарственного письма

В деловом мире удовлетворение потребностей в "нижней строке" письма - не всегда означает жертвование обычной вежливостью или добротой. На самом деле, чаще всего, хорошие манеры совпадают с мудрой деловой практикой. Классическое благодарственное письмо является прекрасным примером такого образца, где хороший жест удваивается как отличный способ укрепить отношения, выделиться и запомниться в конкурентной бизнес-ситуации. Но правильный баланс между любезной вежливостью и профессионализмом - не всегда дело легкое. Приведенные ниже шаги предлагают упрощенный подход к этой, иногда сложной (но, как правило, полезной), задаче.

Шаги

Создание собственного благодарственного письма

1. 1 Не откладывайте! Почти во всех связанных с бизнесом ситуациях главными преимуществами отправки благодарственного письма является то, что оно производит положительное и неизгладимое впечатление на делового партнера, потенциального работодателя, клиента или спонсора. Чем больше времени, которое проходит между интервью, сделкой или оказанными услугами и получением благодарственного письма, тем менее эффективным это усилие будет.
2. 2 Выберите подходящий формат. В большинстве случаев предпочтительнее выбирать настоящую бумагу, в отличие от электронной почты. Если вы представляете компанию, создание записки на фирменном бланке является наиболее профессиональным выбором. Тем не менее, документ (карточка), написанные от руки, добавляют больше личного контакта и могут быть более подходящими в некоторых обстоятельствах - например, если вы являетесь владельцем малого бизнеса, или когда выражаете благодарность за значительные пожертвования. Рукописные заметки также являются хорошим выбором для благодарения потенциального работодателя после того, как у вас брали интервью на должность. Если вы решите вручную написать свое благодарственное письмо:
   • Выберите карточку, которая является простой и утонченной. Карточка кремового или белого цвета с тиснением "Спасибо" на передней стороне, как правило, является надежным выбором. Избегайте использовать карточки с сообщениями, напечатанными на внутренней стороне, которые являются чрезмерно богато украшенными, "жеманными" или загроможденными.
   • Обратите внимание на свой почерк. Если вы не уверены в качестве или ясности своего почерка, покажите образец надежному другу или коллеге. Если вы совсем не мастер четкой и аккуратной скорописи, проверьте и попробуйте несколько раз попрактиковаться, прежде чем будете писать на карточке, которую собираетесь отправить. В крайнем случае, можете нанять кого-то другого, чтобы переписать вашу записку (только не забудьте подписать ее самостоятельно).
   • Если по каким-либо причинам почтовый адрес получателя недоступен, электронное письмо может быть вашим единственным выбором. Кроме того, иногда более подходящий формат - например, когда электронная почта была основным способом переписки между вами и лицом (лицами), которого хотите поблагодарить. Основным недостатком, связанным с отправкой благодарственного письма по электронной почте, является то, что высока вероятность потери или игнорирования таких писем, и менее вероятно, что они выделятся. Помните, что некоторые люди (и особенно руководители предприятий) могут получать сотни писем в день. Помня об этих предостережениях, может быть заманчивым компенсировать их, сделав ваше электронное письмом более роскошным, или отправив электронную открытку через сторонний сайт. Короче, не надо - скорее всего ваша почта появится в качестве рекламы, а значит, увеличит шансы на то, что будет проигнорирована или выброшена в мусор. Вместо этого, пусть электронное письмо будет коротким, простым, элегантным, и к тому же своевременным. Вы можете адаптировать поле Subject: включите информацию, относящуюся к вашим деловым отношениям или за что благодарите - например, "Благодарю Вас за рассмотрение моего заявления".[1]
3. 3 Выберите подходящее приветствие. Если есть один человек, в частности, кому благодарственное письмо предназначается, адресуйте ему или ей по заглавию и фамилии - например, "Уважаемый г-н Кинкейд." При адресации более одному человеку включите их всех по имени и заглавию в строке приветствия. Избегайте безличных приветствий, как "Для тех, кого это может касаться". В противном случае, формальность вашего тона должна зависеть от вашего уровня близкого знакомства с получателем (и) письма и характера бизнеса.
4. 4 В первом предложении выразите свою благодарность и четко определите, за что вы благодарите получателя.Избегайте «открывалок» (вводных слов), как "Я просто пишу, чтобы сказать спасибо за ...» или «Я хотел бы выразить свою благодарность ..." и выбирайте вместо этого Настоящее и прямое Настоящее совершенное время: например, "Спасибо за поддержку нашего проекта ..."
   • Хотя важно констатировать, за что вы благодарны, избегайте прямого упоминания о деньгах, если они для пожертвований. Замените конкретные денежные купюры эвфемизмами типа «Ваша щедрость», «Ваша доброта» или «Ваше щедрое пожертвование".
5. 5 Обсудите прямое влияние или значимость того, за что вы выражаете благодарность.
   • При обращении к донору, укажите, чего пожертвование позволит вашей компании достичь.
   • При обращении к потенциальному работодателю после интервью вы можете воспользоваться этой возможностью, чтобы подтвердить еще раз свой интерес к этой должности, на которую претендуете. Не надо, однако, использовать благодарственное письмо в качестве предлога, чтобы подчеркнуть, почему вы "идеально подошли бы для работы." Вместо этого выберите тактичный поход, как "Я признателен вам за встречу и очень волнуюсь о должности."
   • При обращении к бизнес-партнеру или консультанту, говорите что-то вроде "Мне было очень приятно работать с вами", или "Ваш совет оказал неоценимую помощь в достижении ежегодных целей моего отдела," способствует укреплению позитивных отношений и предполагает заинтересованность в продолжении таких отношений.
6. 6 Хвалите адресата, но без лести. Это может быть самая трудная часть благодарственной записки, и не всегда оправданной или необходимой. Примите во внимание общую формулировку похвалы в отношении получателя или компании, которую он или она представляет - например, «Ваша работа является красивой" или "Ваш опыт в управлении учетными записями не имеет себе равных."
7. 7 Намекайте о будущем. Здесь вы можете указать свое желание продолжить бизнес или установить многолетние отношения с получателем. При обращении к потенциальному работодателю - это хорошая возможность выразить уверенность в преддверии его или ее решения. Это может быть достигнуто, просто указав: "Я с нетерпением жду вашего ответа."[2]
8. 8 Повторите свою благодарность. Для этого потребуется не более простого предложения, вновь заявляющего о вашей открытой благодарности (но другими словами). "Еще раз спасибо за ..." - должны это сделать.[3]
9. 9 Завершите письмо с уважением, и подпишите своим именем. В большинстве случаев, наиболее подходящим будет завершение записки вариацией: "С уважением", "ваш покорный слуга", или "Искренне, ". Даже если ваше письмо напечатано, всегда подписывайте свое имя ручкой. При необходимости укажите название или должность в компании, которую вы представляете, под своим именем.
10. 10 Откорректируйте и просмотрите текст письма. В зависимости от обстоятельств готовый продукт должен быть коротким и относительно простым (в большинстве случаев, около половины машинописной страницы). Если он кажется длинным, проверьте, нет ли ненужного многословия - за исключением самого «Спасибо», каждый пункт должен быть указан лишь один раз. Проверьте также, чтобы ваш стиль оставался постоянным во всем. Может быть хорошей идеей заручиться помощью одного или двух людей, чтобы подкорректировать лексические и грамматические ошибки, так как даже незначительные ошибки могут произвести негативное впечатление на адресата.
11. 11 Когда вы уверены в своем тексте письма, сразу отправляйте его. Опять же, время имеет существенное значение - чем быстрее сделаете, тем более запоминающимся будет общее впечатление о вас.

Советы

• Не включайте: личную информацию или новости о вашей деловой жизни. Помните, цель благодарственного письма - выразить признательность и благодарность получателю, не восхвалять ваши личные достижения. Кроме того, избегайте использовать благодарственное письмо как возможность прорекламировать себя или свою компанию сверх того, что имеет непосредственное отношение к цели вашего сообщения. Если вы говорите что-то вроде: "Если вам понравился наш X, вы можете также заинтересоваться в наших Ys и Zs (которые уже в продаже!)" - это, скорее всего, подорвет искренность вашего благодарственного письма.
• Вы можете включить визитную карточку в письмо, но не беспокойтесь, если вы уже знаете получателя хорошо или дали ему или ей свою карточку в прошлом. Иногда это может быть целесообразным при обращении к потенциальному работодателю, но и рискуете показаться несколько претенциозным. Если вы не уверены, пропустите это - ваше имя, должность и контактная информация уже должны быть легко доступны. Если ваше письмо печатается, вы можете также включить эту информацию в качестве заголовка к письму, расположив в верхнем левом углу страницы, а затем имя получателя и адрес, двумя пробелами ниже.