Как написать благодарственное письмо за благотворительный вклад

1 методика:Как написать собственное благодарственное письмо

Если ваша организация требует благотворительных вкладов, или если благотворительность приветствуется, вам следует знать, как писать благодарственное письмо за полученный благотворительный вклад. Чтобы поддерживать хорошие общественные отношения и следовать профессиональному деловому этикету, очень важно благодарить вкладчиков, так как это поможет получать благотворительные вклады в будущем.

Шаги

Как написать собственное благодарственное письмо

1. 1 Обращайтесь к вкладчику по имени. Вы должны установить теплые личные отношения с вкладчиком и не заставлять его чувствовать, что ваше письмо написано по шаблону.
2. 2 Укажите, сколько вы получили. Это позволит вам обоим узнать, что сумма правильная, и поможет избежать непонимания.
3. 3 Вы должны убедить вкладчика, что его вклад пойдет на пользу, и детально описать, для чего будет использован благотворительный вклад. Вы можете обобщить информацию, если это необходимо, сказав, к примеру, что вклад пойдет на покупку специального оборудования или будет использован для воплощения в жизнь важного проекта.
   • Помните, что следует благодарить тех, кто делает повторные вклады, за проявленную щедрость. Если это необходимо, скажите вкладчику, на что был использован его предыдущий вклад, и каким позитивным результатам он способствовал.
   • Напомните вкладчику о цели вашей организации и о том, почему вам так необходимы благотворительные вклады.
4. 4 Вложите подарок или фотографию. К примеру, благодарственное письмо за благотворительный вклад для библиотеки может включать фотографию школьников, собравшихся вокруг стола с новыми книгами, приобретенными на полученную сумму.
5. 5 Снова выразите благодарность в письме. Вы должны закончить письмо еще одним выражением сердечной благодарности.
6. 6 Ваше благодарственное письмо должно быть коротким. Как правило, достаточно всего 3-4 абзацев.
7. 7 Включите в письмо информацию о налоговых сборах. Вы можете вложить распечатку о законах касаемо налогов в вашем штате. Укажите дату и объем налогового сбора в качестве чека, который вкладчик может использовать для возвращения налогов.
8. 8 Не спрашивайте о дальнейших благотворительных вкладах. Ваше письмо должно выражать сердечную личную благодарность и надежду на то, что вкладчик будет содействовать дальнейшему развитию вашей организации. В вашем письме не должно быть намека на постоянную помощь от вкладчика.
9. 9 Укажите вашу контактную информацию, такую как номера телефонов и адреса сайтов. Адрес электронной почты поможет вкладчику связаться с определенным человеком, который должен ответить незамедлительно.
10. 10 Подпишите письмо от руки. Если у вас хороший почерк, вы написать письмо вручную, а не напечатать на компьютере.
11. 11 Поблагодарите вкладчика своевременно. Необходимо отослать благодарственное письмо в течение 48 часов после получения вклада. Ваше благодарственное письмо должно быть написано к концу недели, на протяжении которой вы получили вклад.
12. 12 Подчеркивайте важность вклада, а не собственной организации. Ссылайтесь на специфические аспекты, чтобы вкладчик мог узнать о вашей организации.
13. 13 Отредактируйте письмо на наличие ошибок и дважды проверьте его, чтобы убедиться в правильности информации касаемо суммы и цели вклада. Если в письме будут ошибки, оно будет выглядеть не профессионально и может обидеть вкладчика. От такого письма будет больше вреда, чем пользы.
14. 14 Предложите рассказать о вкладе общественности, вложив в письмо листовку, статью в местной газете или указав ваш сайт. Убедитесь, что вкладчик согласен на это. Вы оба должны получить пользу от публикации информации о вкладе.
15. 15 Предложите помощь, если это возможно. Например, члены вашей организации могут помогать в подготовке проектов для благотворительной организации.
16. 16 Напишите письмо в теплой разговорной манере.
    • Не используйте слишком формальные слова. С другой стороны, не приукрашивайте фактов. Старайтесь избегать неискренности.
    • Поощряйте обратную связь. Старайтесь сделать так, чтобы ваши отношения имели продолжение.
    • Письмо должно быть как можно оригинальнее. Не пишите шаблонных писем.