Как написать благодарственное письмо клиенту

3 части:Составление письмаВыбор правильного тонаПравильное оформление

Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, очень важно развивать прочные взаимоотношения с клиентом, чтобы люди возвращались к вам снова и снова. Каждое благодарственное письмо должно быть индивидуальным, поэтому в этой статье вы не найдете образцы с примерами. Вместо этого вы найдете инструкцию, которую стоит держать в уме, чтобы письмо попало прямо в яблочко. Если вы хотите узнать, как написать благодарственное письмо для выражения своего признания клиенту, продолжайте читать дальше.

Шаги

Часть 1 из 3: Составление письма

1. 1 Правильно укажите имя клиента в приветствии. Множество исследований рынка показывают, что почти все сообщения, направленные на клиента, абсолютно неэффективны, если имя покупателя указано неверно или написано с ошибками. Поэтому чрезвычайно важно несколько раз удостовериться в том, что в имени клиента не допущены ошибки. Особенно, в начале письма. Шаблон:textscroller
2. 2 Укажите причину благодарственного письма. Сделайте ее как можно больше индивидуальной. Конечно, можно просто написать "спасибо за вашу покупку", однако лучше, если вы укажите, какую именно покупку совершил покупатель и какой вид доставки выбрал. Так клиент будет больше ориентирован иметь дело ваше с вашей компанией, так как ему будет приятен такой индивидуальный подход.Шаблон:textscroller
   • Ваша благодарность должна звучать максимально искренне. Вы можете добавить короткие выдержки из диалога с клиентом при покупке, чтобы он видел, что его помнят.
   • Старайтесь изо всех сил не звучать банально, чтобы письмо не было похоже на сотню других благодарственных сообщений другим клиентам.
3. 3 Добавьте несколько сопутствующие вопросов по контролю исполнения сервиса. В благодарственном письме уместно задать несколько сопутствующих вопросов, чтобы удостовериться, что все потребности клиента были удовлетворены, и что он остался доволен качеством обслуживания. Подобные уточнения повышают шансы на то, что покупатель к вам вернется, а значит увеличиться и прибыль. Сопроводительные вопросы не обязательно включать в благодарственное письмо, однако с внимание относиться к покупательским нуждам – основная часть работы в сфере обслуживания.Шаблон:textscroller
   • Выразите надежду, что покупатель доволен своей покупкой, и добавьте, что готовы ответить на все интересующие его вопросы и предложения.
   • Спросите покупателя, нужно ли вам сделать что-то еще, чтобы повысить его удовлетворенность от вашей работы.
4. 4 Включите название своей компании. Один из самых полезные приемов – указать имя компании, логотип и другие брендовые указатели на документе. Опять же, это повышает узнаваемость.Шаблон:textscroller
   • Если вы пишете свое благодарственное письмо на открытке, не забудьте указать название своего магазина.
   • Если вы пишите на фирменном бланке, логотип вашей компании будет видно, поэтому не нужно его указывать в письме.
   • Если вы отправляйте благодарственное письмо по электронной почте, имя и логотип компании должны находиться под вашей подписью.
5. 5 Используйте верное заключение. Оно должно выражать надежду на дальнейшее сотрудничество с клиентом и выражать вашу искреннюю заинтересованность в нем. Например, "искренне Ваш", чаще всего, звучит слишком официально, поэтому лучше заменить на "берегите себя" или подобное, более неформальное завершение. Изучите популярные концовки деловых писем, уместные в вашей стране.Шаблон:textscroller
6. 6 Подписывайте письмо от руки. Для концовки письма, обязательно используйте ручную подпись. Крупные корпорации часто уделяют огромное внимание тому, чтобы письмо звучало как можно более индивидуально. Даже выделенная курсивом (или иным шрифтом) подпись на компьютере создает эффект того, что письмо отправлено лично.Шаблон:textscroller

Часть 2 из 3: Выбор правильного тона

1. 1 Боритесь с желание навязать новые услуги. Вы пишите благодарственное письмо за совершенную сделку, поэтому вам совершенно не обязательно рекламировать себя. На данном этапе достаточно установить хороший контакт. Позвольте клиенту почувствовать себя вовлеченным в дело.[1]
   • Фразы в стиле "надеемся снова иметь с вами дело" звучат как реклама или лозунг, лучше от них воздержаться.[2] Не говорите ничего, что не сказали бы знакомому человеку.
   • Не включайте в письмо описание продукции, упоминание о грядущей распродаже или любые другие фразы, которые могут быть расценены, как реклама.
2. 2 Отправляйте письмо с настоящей почтовой маркой. Даже если вы отправляйте горы писем, лучше не пользоваться почтовым станком. Так вы обезличиваете письмо, делая его один из многих. А значит, клиент будет чувствовать себя менее значимым. Более того, скорее всего, ваше письмо сразу окажется в мусорной корзине.
3. 3 По возможности пишите адрес от руки. Опять же, чем более индивидуальным вы делаете письмо, тем приятнее его будет получить. Если у вас нет времени подписывать письма, поручить это кому-нибудь другому. Даже если вы не сами лично писали адрес, клиенту будет приятно увидеть запись от руки.[3]
4. 4 Предоставьте контактную информацию и будьте готовы к общению. Убедитесь, что вы указали своей номер телефона и адрес, а также тепло дали понять покупателю, что готовы выслушать его по любым вопросам. Если клиент с вами связался, будьте готовы встретиться с ним и удовлетворить его нужды.

Часть 3 из 3: Правильное оформление

1. 1 Пишите письмо от руки. Печатать стандартную форму – все равно, что отправлять рекламный проспект. Вместо этого, вы должны заставить клиента почувствовать себя значимым, понять, что его ценят. Это своего рода обратный эффект относительно раздражения от рекламы. Пишите благодарственные письма от руки и самостоятельно.
   • Если благодарственных писем слишком много, попросите сотрудников помочь вам. Потратить время на индивидуальный подход стоит того.
   • Если у вас нет возможности писать благодарственные письма от руки, вам необходимо найти другой способ сделать их индивидуальными. Как самый минимум, в каждом письме должно быть указано имя клиента и добавлена ваша настоящая подпись.
   • В некоторых случаях более уместно писать электронные, а не ручные благодарственные письма. Например, чтобы установить личные взаимоотношения с человеком. Самое главное, чтобы письмо звучало индивидуально и искренне. Если же существует вероятность, что ваше письмо воспримут, как рекламу, пишите его от руки.
2. 2 Используйте бланки для благодарственных писем. Для делового благодарственного письма подойдут, как открытки, так и фирменные бланки. Если вы хотите писать всего несколько строк, выберите элегантную благодарственную открытку, чтобы покупатель ощутил свою значимость. Или же вы можете использовать фирменные бланки из твердой бумаги.
   • Не используйте обычную бумагу для принтера для благодарственного письма.
   • Выбирайте благодарственные открытки, уместные в деловом контексте. Если у вас яркий и красочный бизнес, используйте цветные и забавные открытки, чтобы преподнести свою компанию в нужном ключе. Старайтесь избегать неуместных открыток или открыток со слишком личными надписями или картинками.
3. 3 Вы также можете отправить подарок. Если вы хотите пойти дальше и выразить свое признание, отправьте вместе с письмом небольшой подарок. Это не обязательно, однако для некоторых клиентов может быть очень полезно. Подарок должен быть небольшим и полезным. Он должен представлять вашу сферу обслуживания или же просто быть профессиональным.[4]
   • К небольшим подаркам относятся закладки, магниты, сладости, футболки или подарочные сертификаты.
   • Подарок не должен быть дороже 600-1500 рублей. Корпоративная этика некоторых компаний запрещает принимать дорогие подарки.