Как написать бизнес письмо своим клиентам

1 методика:Написание письма

Когда у вас появляется бизнес неизбежно вам придется взаимодействовать со своими клиентами, в частности в письменной форме. Существует множество причин для написания таких бизнес-писем вашим клиентам. Вы можете написать им о новых мероприятиях или акциях, которые у вас проводятся. Возможно вам также понадобится написать бизнес-письма по более личным причинам, например неоплата счета в установленные сроки или извинение за какие-то накладки в обслуживании или еще что-то тому подобное. Несмотря от цели письма, необходимо сохранять деловой тон самого письма. Следуйте нижеприведенному руководству чтобы написать свое письмо как можно лучше.

Шаги

Написание письма

1. 1 Обдумайте форму. Бизнес письмо в первую очередь должно содержать информацию о вашей компании с указанием текущей даты и информации о получателе в шапке письма. В дополнение укажите цель письма, сам текст письма и заключение.
2. 2 Используйте соответствующий формат и размер шрифта, который соответствует цели письма. Письмо должно быть написано шрифтом "New Times Roman" или схожим с ним. Размер шрифта должен быть от 12 до 14.
3. 3 Укажите всю информацию о компании в левом верхнем углу, если вы не используете функцию - шапка письма. Информация не должна содержать более чем двойной междустрочный интервал.
   • В письмах с применением функции шапки письма не нужно вводить информацию о вашей компании заново.
4. 4 Поставьте дату написания письма с двойным междустрочным интервалом между основной информацией и указанной датой. Пропишите дату письменно, вместо оставления короткой формы. Например, вместо написания 6/6/11, напишите Июнь 6, 2011.
5. 5 Напишите информацию о получателе на 3 или 4 строчке. Установите двойной междустрочный интервал между датой информацией о вашем клиенте. Информация о клиенте содержит имя клиента, которому адресовано письмо, название компании, и адрес. Если нет названия компании, то укажите имя физического лица на первой строчке и затем укажите адрес.
6. 6 Сделайте двойной отступ вниз, чтобы указать "Приветствие". Укажите имя и фамилию, чтобы адресовать ваше письмо вашему клиенту. Например "Уважаемая(ый), если вы имеете стандартную форму не персонализирующую клиента по гендерному признаку.
7. 7 Набросайте текст письма в лаконичной форме. Бизнес письмо должно быть как можно короче и главное написано по делу.
8. 8 Создайте письма-напоминания для тех клиентов, которые занимают у вас деньги или делают какие-то покупки в долг. Письмо должно напоминать клиенту о несвоевременной оплате, но в предельно корректной форме.
   • Предложите скидку тем покупателям, которые постоянно совершают покупки у вас в течении долгого времени. Специализируйте скидки по уровню покупок и периоду покупок.
   • Определите последствия за неуплату запрашиваемой суммы. Установите определенную ставку процента по неуплате товара своевременно. Либо вы можете корректно намекнуть на то, что клиентская задолженность может быть перенаправлена в коллекторское агенство.
9. 9 Напишите письмо-извинение, если вы допустили какую-то ошибку. При этом обязательно укажите, что вы собираетесь делать, чтобы исправить ошибку и избежать подобных ошибок в будущем.
   • Укажите вашу должность и то, как вы можете исправить ошибку, которая была допущена. Если вы не можете ее исправить, то вам не следует писать письмо. Перенаправьте задачу написать письмо клиенту тому, кто имеет возможность исправить данную ошибку.
   • Используйте местоимение "Мы" вместо "Я" когда пишете письмо от компании. Используя соответствующую терминологию, вы дадите вашим клиентам ощутить, что вся компания готова и нацелена на решение ошибки, допущенной в отношении вас.
10. 10 Завершите ваше письмо такими словами как "С уважением" или "Искренне ваши" . Эти слова должны быть написаны двумя строчками ниже основного текста.
11. 11 Подпишите письмо рядом с напечатанной своей фамилией и инициалами. Используйте голубую или черную ручку для подписи.
12. 12 Приложите к письму документы, если это необходимо. Укажите в теле письма, что вы также прилагаете к письму документы. Либо вы можете перечислить название всех документов, которые вы прикрепляете.