Как начать письмо

1 методика:Начните письмо

Правильно написанное письмо заставит людей воспринимать вас всерьез, но если оно будет написано плохо, не стоит рассчитывать на ответ. Пишете ли вы сопроводительное письмо при устройстве на работу, письмо другу или электронное письмо коллеге, во всех текстах должно быть хорошее начало, которое заинтересует читателя, благодаря чему он захочет дочитать все до конца. Научитесь обращаться к получателю, начинать письмо интересными фразами, грамотно формулировать введение, и люди станут с удовольствием читать ваши письма.

Шаги

Начните письмо

1. 1 Решите, кому вы пишите. Личное приветствие сразу же привлекает внимание людей и доказывает, что вы не поленились выяснить, к кому именно вам нужно обратиться.
   • Если вы пишете сопроводительное письмо к резюме или любое другое деловое письмо, выясните, кто будет его читать. Обычно несложно найти имя специалиста по найму или менеджера, который занимается подбором персонала. Если этой информации нет в интернете, можете позвонить и узнать, кому вам предстоит писать.
   • Лучше всего избегать пометки "ответственному менеджеру". Такое начало не выразит личную заинтересованность и не произведет никакого впечатления на читателя, в результате чего ваше письмо затеряется среди таких же безликих посланий.
     • Представьте, что вы ищете сотрудников и получаете два письмо: одно начинается с общего приветствия, а во втором указано ваше имя. Кто, по вашему мнению, проделал больше работы, кто действительно хочет получить эту должность?
2. 2 Если вам не удалось найти имя человека, не расстраивайтесь. Иногда такую информацию намеренно держат в тайне. В таком случае будет достаточно указать, в какой отдел следует направить ваше письмо.
   • Если вы пишете рекомендательное или деловое письмо кому-то за пределами компании, чьего имени вы не знаете, можете опустить эту вводную фразу и перейти к приветствию.
3. 3 Постарайтесь обратиться к человеку лично. Если вы знаете, кому вы пишете, лучше всего начать так: "Добрый день, [имя человека]". Все письма следует адресовать определенному человеку.
   • Если вы пишете какому-то важному человеку (например, чиновнику, ученому, известному религиозному деятелю), вам стоит использовать традиционную форму приветствия.[1]
     • Например, если вы пишете раввину, начните письмо с "Уважаемый рабби [фамилия]". Если вы направляете письмо президенту, начните с "Господин Президент".
     • Обычно должности не указываются в приветствии. Например, фраза "Уважаемый господин исполнительный директор [имя/фамилия]" звучит нелепо. Судьи являются исключением.
4. 4 Проверьте написание имени и фамилии человека, к которому вы обращаетесь. Ошибка в имени расценивается как неуважение.
   • С особым вниманием отнеситесь не только к иностранным именам, но и к привычным именам, где можно допустить ошибку по невнимательности. Например, Инна и Инесса или Анжела и Анжелика - это разные имена.
   • Не путайте должности людей - это тоже расценивается как неуважение.
5. 5 Начните письмо с интересной фразы, которая привлечет внимание читателя. Первое предложение задает тон и настроение всему письму. Представьте, что вы на рыбалке. Первая строчка - это ваша наживка. Вам нужно увлечь читателя и заинтересовать его собой этой первой строчкой.
   • Если вы пишете сопроводительное письмо к резюме, вам нужно написать что-то такое, что выделит вашу заявку на фоне бесконечного количества конкурентов. Попробуйте описать уникальные и самые важные ваши достижения, потому что так читающему будет интересно узнать, что еще вы умеете.
   • Не используйте в деловых письмах разговорные фразы. Искусство написания писем подразумевает выбор подходящих слов к каждой ситуации. Помните: получатель наверняка читает огромное количество писем, похожих на ваше, поэтому постарайтесь выделиться!
   • Откажитесь от фраз "Меня зовут...", "Я пишу это письмо, потому что ..." или "Я решил написать вам, так как...". Они избыточны, потому что ваше имя уже есть в подписи, а причина, по которой вы пишете, очевидна.
6. 6 Представьтесь в первом абзаце. Весь абзац должен быть продолжением яркой и запоминающейся первой фразы. Очень часто всего одной фразы достаточно.
   • Постарайтесь заинтересовать читателя в себе в первом абзаце. Эта часть письма - это образец вашей работы: если читателю не понравится первый абзац, он не станет дочитывать письмо до конца. Сделайте начало мощным! Если вы пишете сопроводительное письмо, не начинайте описывать свои достижения в хронологическом порядке - лучше сразу переходите к самым крупным, иначе читающий может до них и не дойти.
   • Если вы пишете деловое или сопроводительное письмо, в первом же абзаце объясните, что вы можете сделать для работодателя и почему вы решили написать именно в эту компанию.
     • Не стоит начинать с фразы "Я опытный заводской работник, а особенно хорошо мне удается работа с токарным станком" - она покажется банальной и неинформативной. Лучше сформулируйте мысль так: "Мой многолетний опыт позволит мне качественно выполнять заказы в вашем магазине и предоставлять клиентами услуги, связанные с обработкой металлов на токарном станке". Эта фраза позволит вам апеллировать к потребностям работодателя.
7. 7 В первом абзаце укажите на вашу связь с читающим. Это особенно важно, если речь идет о деловых письмах, поскольку у получателей писем обычно мало времени на чтение корреспонденции. В первом абзаце следует объяснить, зачем вы пишите и кто вы. По возможности упомяните любые предыдущие договоренности и разговоры, чтобы освежить их в памяти читающего. Можно указать, кто порекомендовал вас. Укажите свои достижения, но не хвастайтесь.
   • Вот пример хорошей фразы: "Я пишу в продолжение нашего разговора 20 июня о договоре на строительство моста". В ней объясняется, почему вы пишете письмо. Такие фразы помогают читающему, потому что в них могут быть указаны особенности контракта и его условия, благодаря чему ваше письмо становится продолжением беседы, а не просто случайным посланием, вырванным из контекста.
   • Говорите по делу. Ни у одного человека не будет времени, чтобы прочитать простыню текста. И зачем вообще принуждать человека к избыточной работе, если вам от него что-то нужно?
   • Постарайтесь сделать первый абзац кратким и простым, не забывая об интересных деталях. Если это кажется вам слишком сложным... что ж, именно поэтому написание писем - это искусство!

Советы

• Откажитесь от приветствий, если речь идет о регулярных и неформальных письмах. К таким письмам относится переписка внутри компании, личные письма, памятки и докладные записки, а также формальные отчеты.
  • Письмо - это не то же самое, что отчет, памятка или даже открытое письмо, поскольку оно адресовано кому-то лично. Если вы пишете большой группе людей, чтобы попросить их сделать что-то или сообщить о каком-то рабочем вопросе, вам следует сменить формат.
• Если вы посылаете важное письмо, сохраните копию. Возможно, копия потребуется вам как доказательство того, что вы послали письмо, или потому, что письмо очень важное, или из-за того, что вам просто нравится, каким оно получилось. Как бы там ни было, как только вы отправите письмо, вы уже не получите его назад.
• Отсутствие формальности - это палка о двух концах: она может выделить ваше письмо на фоне других или все испортить. Неформальный тон позволит вам понятнее выразить свои мысли, однако его также могут воспринять как непрофессионализм и фривольность. Все зависит от получателя. Если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо, старайтесь сделать тон более сдержанным.
• Способностью кратко описать самое важное обладают немногие, особенно в деловом мире. Если вы устраиваетесь на работу, умение писать кратко и по делу позволит вам пройти первую проверку на этапе чтения резюме. Уделяйте таким письмам как можно больше внимания и не забывайте о важных деталях (приветствие и правильная форма обращения).