Как компьютеризировать ваш бизнес

Компьютеризация деловых операций – это эффективный способ для того, чтобы рационализировать бизнес-процессы, тщательно контролировать большой объем данных и информации, выполняя при этом большее количество работы за меньшее время. Реклама, отчетность, управление клиентской базой и межофисные коммуникации, – все эти процессы только выиграют от компьютеризации. Для ее успешного выполнения потребуется задействовать всю организацию. Должны быть рассмотрены такие важные детали, как покупка программного и аппаратного обеспечения, обучение сотрудников, систематический подход к вводу данных и управлению ими. Вот шаги, которые необходимо выполнить для успешной компьютеризации бизнеса:

Шаги

1. 1 Проконсультируйтесь со всеми сотрудниками.
   • Встретьтесь с менеджерами и главами отделов. Попросите их составить список всей деятельности, которая может быть компьютеризирована. Составление чеков и почтовых марок от руки, подсчет налогов с продаж и общей стоимости продуктов вручную, распечатка флаеров сторонними компаниями, – это лишь несколько примеров того, что можно делать при помощи компьютера.
   • Попросите менеджеров устроить вам встречу с их сотрудниками. Подключите к разговору людей из всех отраслей бизнеса, чтобы составить модель, которая бы давала преимущество каждому. Например, водитель-экспедитор, чьей главной обязанностью является доставка товаров, может сэкономить свое время при помощи GPS, установленной на выделенные компанией средства. Ведь это гораздо быстрее, чем вручную составлять маршрут на карте и постоянно сверяться с ней во время поездки.
2. 2 Внимательно изучите варианты аппаратного обеспечения. Проконсультируйтесь с экспертами, подробно расскажите им обо всех происходящих в вашем бизнесе процессах и попросите дать рекомендации касательно компьютерных комплектующих. Тип вашего бизнеса, количество информации, которое вы должны обработать и сохранить, скорость доступа к данным, – это важные вещи, которые вы должны учесть при выборе аппаратного обеспечения.
3. 3 Выберите правильное программное обеспечение. Исходя из специфики вашего бизнеса, вам может понадобиться «софт» для обработки текстов, создания презентаций, электронных таблиц и рекламного дизайна продукции, или для чего-то еще. Ознакомьтесь со всеми вариантами, проконсультировавшись с компьютерными специалистами и экспертами в вашей области работы.
4. 4 Обеспечьте безопасность вашей компьютерной системы. Проконсультируйтесь со специалистом, чтобы выбрать лучшую антивирусную программу. Изучите варианты программного обеспечения для защиты конфиденциальной информации.
5. 5 Организуйте установку компьютеров. После выбора аппаратного и программного обеспечения договоритесь о настройке компьютеров в вашей организации. Если это маленький офис, то, возможно, потребуется всего лишь подключить устройства к розеткам. В таком случае можно обойтись собственными силами.
   • Наймите администратора сети. Если вам потребуется обмен данными между компьютерами, создайте локальную сеть. Наймите администратора, который вам ее установит, на временной или постоянной основе.
6. 6 Организуйте тренинги для работников. Их навыки обращения с компьютером и опыт работы с программным обеспечением могут сильно различаться в сравнении друг с другом. Пусть каждый сотрудник учится всем тем задачам, которые требуется ему для выполнения его работы.
   • Убедитесь, что весь персонал проходит тщательный тренинг. Это особенно существенно для важных задач. Например, если вы заведуете медицинской клиникой, будьте уверены, что все доктора и медсестры знают, как ввести важную информацию о пациентах и получить к ней доступ.
7. 7 Организуйте упорядоченный и логический процесс ввода данных. Начните с важных задач и проектов с жесткими сроками выполнения. Например, если вы хотите компьютеризировать процесс оформления платежных ведомостей, сделайте все возможное, чтобы чеки с заработной платой выдавались вовремя.
8. 8 Храните бумажные копии ваших документов. Для случаев, когда была допущена ошибка при вводе или сохранении данных, следует держать копии счетов, клиентских записей, информации о сотрудниках и других важных документов.
9. 9 Вложите деньги в создание системы резервного копирования. Проконсультируйтесь с компьютерным специалистом, чтобы выбрать лучшую из них. Система должна полностью удовлетворять нуждам вашего бизнеса. Если он небольшой, то, возможно, лучшим решением станет периодическое копирование данных вручную на съемные носители информации. Для бизнеса побольше существуют автоматические процедуры резервного копирования данных через онлайн-хранилища и дополнительные сервера.