Как быть квалифицированным и организованным секретарем

Быть хорошим секретарем значит быть преданным своей работе, сконцентрированным на ней и хорошо организованным. В этой профессии также необходимы хорошие знания грамматики и орфографии и навыки письменной речи, чтобы вы могли ясно выражаться посредством письма. Более того, вы станете неотъемлемой частью команды, когда вы хорошо делаете свое дело, превращая работу в интересное и любимое занятие.

Шаги

1. 1 Всегда приходите вовремя. Если вы приходите вовремя, то ваш начальник точно будет доволен, а если вы опаздываете, то очень просто можете вывести его из себя.
2. 2 Всегда будьте готовы отвечать на непредвиденные вопросы, также всегда имейте готовые ответы на вопросы, которые как вам кажется могут возникнуть у вашего начальника во время встреч, совещаний и т.д. Ваш начальник даже может попросить вас написать для него целую речь. Постоянное ориентирование на цели вашего начальника и понимание происходящего в компании сослужат вам хорошую службу, и вас признают экспертом в определенных вопросах.
3. 3 Всегда будьте в курсе расписания своего начальника. Если у вашего босса назначена встреча, а он про нее забыл, вы должны предупредить его о ней примерно за пол часа, чтобы он успел подготовиться (или даже за час, в зависимости от того, насколько хорошо организован / занят ваш начальник).
4. 4 Будьте готовы отвечать на телефонные звонки. Если вашему начальнику поступит важный телефонный звонок, вы должны суметь его принять. Придумайте стандартное приветствие, которое будет «делать рекламу» вашему боссу в его отсутствие. Подойдет что-то типа «Здравствуйте! С вами говорит секретарь ______________ / Это офис _____________ (имя вашего начальника или название компании). Чем я могу вам помочь?» Запишите имя звонящего, его телефонный номер и в какое время ему лучше перезвонить. Быстро реагируйте на звонки, передавая информацию своему начальнику как можно быстрее. Это хорошо для бизнеса и может помочь вашему боссу в карьерном росте или развитии бизнеса, потому что он сумел перезвонить клиенту (или кому-то другому) довольно скоро в результате вашей отличной работы. Это также превознесет вас в глазах начальника.

Советы

• Никогда не говорите «Нет», когда задание теоретически выполнимо.
• ВСЕГДА используйте программы по проверке правописания. Нет ничего хуже, чем отправить документ, полный ошибок и опечаток, на всеобщее прочтение. Вы (и в результате ваша компания) предстанут как необразованные и безответственные.
• Одевайтесь соответственно офисному дресс-коду и подавайте пример самоорганизации. Это поможет вашей компании выглядеть привлекательной для клиентов и партнеров.
• Выполняйте то, о чем просит вас начальник, быстро и эффективно и проявляйте инициативу, чтобы вашему боссу не приходилось постоянно объяснять вам что и как нужно делать.
• Не скупитесь на комплименты.