Как безупречно систематизировать информацию на компьютере

В этой статье попытаемся описать способ создания хорошей системы для организации, обслуживания и резервного копирования файлов и папок на персональном компьютере. Несмотря на то, что существует бесконечное число способов решения этой задачи, в статье будет предпринята попытка представить некоторые директивы и предписания для создания системы, которая лучше всего подходит для того типа информации, которую вы пытаетесь организовать!

Шаги

1. 1 Узнайте, где находятся ваши файлы. Хранение всех ваших файлов в одном месте, это лучшее, что вы можете сделать, чтобы удостовериться, что данные никогда не потеряются. Таким образом, первым этапом создания системы организации является выбор главного местонахождения для хранения всех ваших персональных данных. На ПК с ОС Windows папка My Documents часто является хорошим выбором, хотя операционная система добавляет всякий дополнительный «мусор» вместе с вашими данными (как My Pictures и My Music folders). Еще один хороший вариант - установить отдельный жесткий диск или внешний жесткий диск, чтобы хранить ваши данные на нем. Не поддавайтесь искушению размещать все на рабочем столе вашего компьютера. Папка, «захороненная» в операционной системе, делает процесс создания резервных копий трудным. Никогда не сохраняйте файлы в каталогах, где находятся их программы (т.е. никогда не сохраняйте Word-документ в С:program filesofficeXPWord папка). Эти папки часто автоматически удаляются или перемещаются.
2. 2 Отделите пользователей и группы. Выясните лучший способ сохранения отдельных данных пользователя (и, в некоторых случаях, личных). Windows имеет хорошую систему для разделения пользовательских данных в папке "Documents and Settings". Другие предложения - создать папку с именем пользователя в ней. Если вы организуете файлы в деловом стиле, создание отдельных папок для групп или проектов также является хорошей идеей. Важно, чтобы один пользователь смог найти все его или ее данные в одной папке, делая процесс создания резервных копий намного легче.
3. 3 Сохраняйте рабочие и личные файлы отдельно. Сохраняйте работу в одной папке, школьные работы - в другой, фотографии и личные файлы - в иной и загрузки - в другой папке. Музыка должна, конечно, иметь свою папку. Таким образом, вы можете легко сохранять личную и профессиональную информацию отдельно, и можете легко переходить туда, что вам нужно для работы. Налоговые декларации? Откройте каталог "Personal". Срочный бизнес-отчет? Это все в "Work". Файлы, которые относятся к той же самой теме, хранятся в одном месте. Другой метод, который некоторые люди используют, это хронологическая сортировка. Хотя это иногда полезно (сохранение каждого семестра школьных занятий в разных папках), помните, что файловая система на вашем компьютере уже отслеживает даты вещей, которые были созданы и модифицированы, поэтому в некоторых отношениях это пустая трата времени делать это снова. Кроме того, есть отличные инструменты, такие как Google Desktop или Copernic Desktop для быстрого выбора файлов из определенного набора дат.
4. 4 Используйте много вложенных папок. Слои хороши, они помогают делать вещи конкретными. В папке работа держите отдельную папку для расписаний, а другой для веб-проектов. В каждом семестре школьных занятий держите одну папку для математики, одну – для английского языка, одну - для химии. Вы поняли идею. Только не переусердствуйте; хорошее эмпирическое правило - если у вас есть более 50 файлов в папке, вы можете рассмотреть вопрос об их организации во вложенные папки.
5. 5 Установите расписание резервного копирования. После того, как это все находится в одной большой папке, можно легко создать резервную копию. Если вы хотите создать резервную копию только папки Work, просто захватите эту папку. Инвестируйте в компакт-диски или DVD-RW и хорошую программу для резервного копирования. Программа резервного копирования затем будет записывать только измененные файлы каждый раз, когда будете запускать ее, экономя время и деньги. Просто держите резервные диски в надежном месте.
6. 6 Используйте наглядные имена файлов. Нет ничего хуже, чем просмотр файла в куче других файлов с такими именами, как "word.doc" или "presentation.pdf." Убедитесь, что вы описываете файл должным образом, сохраняя его так, чтобы в будущем могли сами найти его, будучи выпившим и/или спящим. Сделайте папку доступной для поиска и сортировки. Настоящий компьютерщик может использовать соглашение об переименовании файлов, которое добавляет дату создания в имя файла для легкого просмотра сортировки файла. То есть, 20140514MyWikiHowUpdate.bs, затем, когда вы находитесь в списке в алфавитном порядке, старые файлы с тем же именем будут упорядочены в логическом порядке.
7. 7 Придерживайтесь этого. Вы имеете эту систему по обозначенной причине! Не просто выбрасывайте все свои файлы в то же старое место, положите их в нужную папку, как только создали или получили их. Если дела выйдут из-под контроля, потратьте час своего дня, чтобы вновь организовать все. Это стоит времени.

Советы

• Иногда просто невозможно сохранить все, с чем вы работаете, в надлежащем месте. Используйте временную папку для хранения вещей, с которыми работаете прямо сейчас, но убедитесь, что временная папка пуста в конце дня. Если файл «околачивается» в вашей временной папке более суток или около того, это мусор. Удалите его.
• Консолидация: Получите все ваши CD-R, важные файлы на старом компьютере и все эти дискеты и поместите их всех в одной системе организации! Если это все находится в одном месте - значит в десять раз меньше хлопот и находится в безопасности! Меньше беспорядка от произвольных дисков CD-R, тоже!

Предупреждения

• Делайте резервные копии всего: Особенно цифровых фотографий! Если они все в одном месте, нет никаких оправданий, чтобы не записывать на компакт-диск или DVD каждый месяц или около того. Вы будете благодарить себя позже, когда ваш компьютер «умрет»!
• Планируйте свою работу: Ваша новая файловая система не будет работать, если вы не будете помнить о сохранении файлов сразу в их подходящих папках.
• Не откладывайте: Если вы не организуете процесс сейчас, вы никогда не сможете «обойти» ее.

Что вам понадобится

• Время
• Хорошее программное обеспечение для резервного копирования
• диски CD-R/DVD-R